Mailto-Link-Generator

Der Mailto-Link-Generator ist ein kostenloses Tool, das eine Mailto-URL und HTML-Code mit Empfängeradresse, CC, BCC, Betreffzeile und vorausgefülltem Nachrichtentext erstellt.

Wie ist ein Mailto-Link aufgebaut?

Ein Mailto-Link beginnt mit dem Schema mailto:. Darauf folgen der Hauptempfänger und gegebenenfalls optionale Header-Felder. Das erste Header-Feld wird mit einem Fragezeichen eingeleitet, weitere Header-Felder werden durch kaufmännische Und-Zeichen getrennt.

Ein vollständiger Link kann folgende Bestandteile enthalten:

• Empfänger-E-Mail ist der Hauptempfänger. Sie steht direkt hinter mailto:, zum Beispiel in mailto:accounts@example.co.uk.
• CC fügt über das Header-Feld cc einen sichtbaren Kopieempfänger hinzu. Andere Empfänger können diese Adresse in der gesendeten E-Mail sehen.
• BCC fügt über das Header-Feld bcc einen Blindkopieempfänger hinzu. In der gesendeten E-Mail ist die Adresse für die Empfänger nicht sichtbar, im Link selbst jedoch schon.
• Betreff wird über das Header-Feld subject zur Betreffzeile des E-Mail-Entwurfs.
• Nachrichteninhalt wird über das Header-Feld body zum anfänglichen Nachrichtentext. Zeilenumbrüche sowie Zeichen, die in diesem URI-Bestandteil reserviert oder aus anderen Gründen unzulässig sind, müssen prozentcodiert werden.

Das allgemeine Muster lautet mailto:recipient@example.co.uk?cc=copy@example.co.uk&bcc=archive@example.co.uk&subject=Subject%20text&body=Message%20text. Die optionalen Felder CC, BCC, Betreff und Nachrichteninhalt können weggelassen werden. Ein Link ohne Header-Felder kann nur aus dem Schema und der Empfängeradresse bestehen.

Wie erstelle ich einen Mailto-Link?

Gib die Zieladresse unter Empfänger-E-Mail ein, fülle bei Bedarf die optionalen Felder aus und verwende anschließend die erzeugte Mailto-URL oder den HTML-Code an der Stelle, an der der Link erscheinen soll.

1. Prüfe den Hauptempfänger sorgfältig, besonders bei gemeinsam genutzten Adressen wie sales@, accounts@ oder support@.
2. Füge CC nur hinzu, wenn alle Empfänger diese Adresse sehen sollen.
3. Verwende BCC nur in dem Wissen, dass jeder, der den ursprünglichen Link prüft oder kopiert, die Adresse lesen kann.
4. Formuliere einen kurzen Betreff, der auch dann verständlich bleibt, wenn der Absender ihn nicht bearbeitet.
5. Ergänze im Nachrichteninhalt hilfreichen Kontext und lasse Platzhalter für Angaben stehen, die der Absender selbst eintragen muss.

Bei den Namen der Header-Felder wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Üblicherweise werden sie jedoch kleingeschrieben, etwa cc, bcc, subject und body. Die fertige URL darf keine wörtlichen Leerzeichen enthalten. Leerzeichen werden normalerweise als %20 dargestellt, Zeilenumbrüche durch codierte Zeilenumbruchzeichen.

Wenn mehrere Mailto-Links zum selben Ablauf gehören, solltest du wiederkehrende Formulierungen in Betreffzeilen und Nachrichteninhalten einheitlich halten. Verwende in der gesamten Gruppe beispielsweise entweder "Quote request" oder "Request for quotation", statt den Betreff auf jeder Seite zu ändern. Zahlen können in Betreffzeilen und Nachrichtentexten stehen bleiben. Verweise wie Invoice 1047 müssen daher abgesehen von der Codierung des Leerzeichens nicht gesondert behandelt werden.

Beispiel für einen Mailto-Link

Angenommen, auf einer Seite zur Rechnungsfreigabe werden die folgenden Werte verwendet.

Empfängeradresse: accounts@example.co.uk

CC: manager@example.co.uk

BCC: archive@example.co.uk

Betreff: Invoice 1047 for approval

Nachrichteninhalt: Hello Sam,

Please review invoice 1047.

Thanks

Die zusammengesetzte URL lautet:

mailto:accounts@example.co.uk?cc=manager%40example.co.uk&bcc=archive%40example.co.uk&subject=Invoice%201047%20for%20approval&body=Hello%20Sam%2C%0D%0A%0D%0APlease%20review%20invoice%201047.%0D%0A%0D%0AThanks

Für die Verwendung auf einer Webseite wird der entsprechende HTML-Code mit einem Ankerelement geschrieben. Innerhalb eines HTML-Attributs müssen kaufmännische Und-Zeichen im Quelltext als & erscheinen:

<a href="mailto:accounts@example.co.uk?cc=manager%40example.co.uk&amp;bcc=archive%40example.co.uk&amp;subject=Invoice%201047%20for%20approval&amp;body=Hello%20Sam%2C%0D%0A%0D%0APlease%20review%20invoice%201047.%0D%0A%0D%0AThanks">Email accounts</a>

Der sichtbare Linktext lässt sich ändern, ohne das Mailto-Ziel anzupassen. Eine aussagekräftige Formulierung wie "Email accounts about this invoice" ist meist hilfreicher als die Anzeige der vollständigen URL.

Wo erscheint das Ergebnis, wenn jemand auf den Link klickt?

Das Ergebnis erscheint normalerweise als neuer Entwurf in der E-Mail-Anwendung, die auf dem jeweiligen Gerät registriert ist. Die Felder für Empfänger, CC, BCC, Betreff und Nachrichtentext werden anhand der URL ausgefüllt, soweit die Anwendung diese Angaben unterstützt.

Ein Mailto-Link versendet die Nachricht nicht automatisch. Der Absender kann den Entwurf bearbeiten, einen Anhang hinzufügen und selbst entscheiden, ob er die E-Mail sendet. Wenn auf dem Gerät keine E-Mail-Anwendung und kein entsprechender Browser-Handler eingerichtet ist, kann ein Klick auf den Link ohne Wirkung bleiben oder zur Auswahl einer Anwendung auffordern.

Der Link erstellt keinen Analysebericht. Eine Website kann separat erfassen, dass ihr E-Mail-Link angeklickt wurde. Das Mailto-Format kann jedoch nicht bestätigen, ob der Entwurf gesendet oder zugestellt wurde. UTM-Parameter gelten für HTTP- und HTTPS-Webadressen, nicht direkt für ein Mailto-Ziel. Verwende stattdessen den UTM-Link-Generator, wenn das Ziel eine nachverfolgbare Webseite ist.

Warum funktionieren Mailto-Links manchmal nicht?

Mailto-Links können fehlschlagen, wenn die Adresse falsch ist, reservierte Zeichen nicht prozentcodiert wurden, kein E-Mail-Handler verfügbar ist oder die URL eine anwendungsspezifische Längenbegrenzung überschreitet.

• Leerzeichen bleiben in der URL stehen. Codiere ein Leerzeichen als %20. Verlasse dich nicht darauf, dass jeder Browser oder jedes Content-System es automatisch korrigiert.
• Satzzeichen innerhalb eines Werts werden nicht maskiert. Ein wörtliches kaufmännisches Und-Zeichen kann als Beginn des nächsten Header-Felds interpretiert werden. Codiere es als %26. Ein Hash-Zeichen wird zu %23, ein Pluszeichen zu %2B und ein Prozentzeichen zu %25.
• BCC wird mit Geheimhaltung verwechselt. BCC verbirgt die Adresse in der gesendeten E-Mail. In der URL selbst ist sie jedoch vorhanden und kann im Seitenquelltext, in der Linkvorschau und in einer kopierten URL sichtbar sein.
• Der Nachrichtentext ist sehr lang. Browser, Content-Management-Systeme und E-Mail-Anwendungen haben unterschiedliche URL-Begrenzungen. Eine kurze Aufforderung ist sicherer, als einen vollständigen Brief, einen Rechtshinweis oder ein ausführliches Formular in den Link einzufügen.

Akzentzeichen und nichtlateinische Zeichen benötigen in einer URL eine UTF-8-Prozentcodierung. Einfacher Text wie Namen oder walisische Ortsnamen kann dadurch auf mehrere codierte Bytes anwachsen und den Link erheblich verlängern. Bei einem manuell erstellten Link sollten leere optionale Header-Felder besser ganz entfallen, statt mit leeren Werten eingefügt zu werden.

Einige wenige feste Kontaktlinks lassen sich gut von Hand erstellen. Für eine große Kampagne mit vielen Empfängern, Betreffzeilen oder Seitenvarianten lässt sich dieses Vorgehen jedoch nicht gut skalieren. Wenn Mailto-Links mit unterschiedlichen Empfänger-, Betreff- oder Nachrichtenfeldern in großer Zahl erzeugt werden müssen, lassen sie sich mit einer Tabellenkalkulation, einem Vorlagensystem oder einer Kampagnenplattform leichter prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit einem Mailto-Link einen Anhang hinzufügen?

Nein, es gibt kein standardisiertes, breit kompatibles Mailto-Header-Feld, mit dem sich eine lokale Datei anhängen lässt. Manche E-Mail-Anwendungen erkennen eigene, nicht standardisierte Anweisungen. Solche Links funktionieren in anderen Anwendungen jedoch nicht zuverlässig. Bitte den Absender, die Datei nach dem Öffnen des Entwurfs selbst hinzuzufügen.

Kann der Nachrichtentext HTML-Formatierungen enthalten?

Der Inhalt des Mailto-Nachrichtentexts wird im Allgemeinen als Klartext behandelt. Je nach E-Mail-Anwendung können HTML-Tags als wörtliche Zeichen erscheinen oder entfernt werden. Verwende Zeilenumbrüche und klar formulierten Klartext, statt dich auf Überschriften, Farben oder eingebettete Bilder zu verlassen.

Kann ich mehrere Empfänger angeben?

Ja, das Mailto-Format erlaubt mehrere, durch Kommas getrennte Adressen. Die Verarbeitung kann jedoch je nach Browser, Formularelement und E-Mail-Anwendung unterschiedlich ausfallen. Bei einem öffentlichen Link solltest du eine gemeinsam genutzte Mailbox oder eine Verteileradresse erwägen, statt eine lange Empfängerliste offenzulegen.

Sind Mailto-Links für vertrauliche Informationen geeignet?

Nein. Füge keine Passwörter, Zugriffstoken, medizinischen Angaben oder anderen vertraulichen Informationen in eine Mailto-URL ein. Der vollständige Link kann im Seitenquelltext, im Browserverlauf, in kopierten Nachrichten, in Protokollen oder in Analysesystemen gespeichert werden. Nutze den Nachrichtentext nur für nicht vertrauliche Aufforderungen und bitte den Absender gegebenenfalls, private Angaben erst in seiner E-Mail-Anwendung hinzuzufügen.

Funktionieren Mailto-Links in PDF-Dateien und Dokumenten?

Ja, sie können funktionieren, wenn der PDF-Reader, die Textverarbeitung oder die Präsentationsanwendung Mailto-Hyperlinks unterstützt und auf dem Gerät ein E-Mail-Handler eingerichtet ist. Die Kompatibilität hängt von der verwendeten Anzeigesoftware ab. Wenn die Kontaktaufnahme wichtig ist, sollte die sichtbare E-Mail-Adresse deshalb als Ausweichmöglichkeit in der Nähe stehen.

Abschließende Prüfungen

Öffne den erzeugten Mailto-Entwurf sowohl auf einem Desktop-Gerät als auch auf einem Smartphone, wenn die Seite häufig auf beiden Gerätetypen aufgerufen wird. Prüfe jede Adresse und kontrolliere, ob die Zeilenumbrüche an den vorgesehenen Stellen erscheinen und Satzzeichen die Abfrage nicht unbeabsichtigt in zusätzliche Header-Felder aufgeteilt haben. Halte die vorausgefüllte Nachricht kurz, vermeide vertrauliche Daten und gib eine sichtbare Kontaktadresse für Personen an, deren Geräte keine Mailto-Links öffnen können.