Підпис електронної пошти бачать частіше, ніж будь-яку рекламу малого бізнесу, причому саме люди, які з найбільшою ймовірністю стануть клієнтами. Водночас його часто створюють за 5 хвилин і більше не переглядають. Для зареєстрованої компанії це також частина офіційного ділового листування. У цьому матеріалі розберемо, які відомості потрібно вказати, що краще прибрати, як зберегти верстку в Outlook і як один раз створити підпис для всієї команди.
Які відомості потрібно вказати
В Україні ділові електронні листи мають давати змогу однозначно визначити відправника. Для юридичної особи в підписі варто зазначити:
- повне зареєстроване найменування компанії, як воно вказане в Єдиному державному реєстрі;
- код ЄДРПОУ;
- місце реєстрації, наприклад "Зареєстровано в Україні";
- юридичну адресу, яка може відрізнятися від фактичної адреси діяльності.
Ці відомості доречно додавати до кожного ділового листа, надісланого за межі компанії, зокрема до відповідей, і використовувати всім працівникам, які ведуть таке листування. Відсутність обов'язкових реквізитів може спричинити штраф, а клієнт також може стверджувати, що не розумів, з ким має справу. Номер платника ПДВ у звичайних листах не потрібен, хоча його зазначають у податкових накладних. ФОП і звичайні фізичні особи не підпадають під правила для юридичних осіб, але ФОП, який працює під комерційним найменуванням, усе одно варто вказати власне ім'я та адресу для листування. У Великій Британії аналогічні вимоги встановлюють Companies Act 2006 і Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008.
Рядок із юридичними відомостями розміщують унизу дрібним шрифтом, у 1 або 2 рядки. Наприклад: "ТОВ "Нук Кава", зареєстровано в Україні, код ЄДРПОУ 12345678. Юридична адреса: вул. Прикладна, 1, Київ". Цього достатньо.
Що додати до підпису і в якому порядку
- Ваше ім'я, а після нього посаду.
- Назву компанії або логотип, у альтернативному тексті якого вказано назву.
- 1 номер телефону.
- 1 посилання. Тут добре працює сторінка посилання в біо: за однією адресою можна розмістити сайт, сторінку бронювання, профілі в соцмережах і vCard, не перевантажуючи підпис.
- Рядок із юридичними відомостями.
5 рядків і рядка з юридичними відомостями цілком достатньо. Решта лише відвертає увагу від самого листа.
Що краще прибрати
- Мотиваційні цитати та слогани.
- Ряд із 6 значків соцмереж. 1 посилання на сторінку з усіма профілями виконує ту саму функцію і працює в кожному поштовому клієнті.
- Великі зображення, банери та скановані рукописні підписи. Багато поштових клієнтів типово блокують зображення, тому читач побачить порожню рамку.
- Довгі застереження про конфіденційність. Вони мають незначну юридичну силу й витісняють обов'язкові відомості за межі екрана. Якщо у вашій галузі таке застереження прийняте, обмежтеся 1 реченням.
- Вибачення на кшталт "Надіслано з мого телефона". Краще налаштуйте на телефоні той самий підпис.
Верстка, яка не зламається в Outlook і на телефоні
- Текст, а не картинка. Підпис, збережений як 1 зображення, неможливо скопіювати, знайти через пошук або прочитати за допомогою екранного читача. До того ж багато поштових сервісів типово його блокують.
- Не робіть підпис надто широким. За ширини близько 320 пікселів його зручно читати на телефоні без небажаного перенесення рядків. Зараз більшість листів відкривають саме на телефоні.
- Використовуйте безпечні вебшрифти. Arial, Helvetica, Georgia або Verdana. Якщо фірмового шрифту немає на пристрої читача, його буде замінено на інший, який ви не вибирали.
- Додайте 1 невеликий логотип з альтернативним текстом. Файл має важити менш ніж 30 КБ і мати прозоре тло, щоб коректно відображатися в темному режимі. Зменшити його допоможе Оптимізатор зображень.
- Враховуйте темний режим. Не використовуйте в самому підписі чистий білий текст і суцільне чорне тло. Нехай кольори задає поштовий клієнт.
- Не додавайте вкладень. Якщо прикріпити логотип як вкладення, він відображатиметься окремим файлом у кожному надісланому листі.
Створіть підпис у конструкторі один раз
Конструктор підписів електронної пошти в панелі Digily Link створює підпис за шаблоном. Введіть ім'я, посаду й номер телефону, додайте логотип, посилання та значки соцмереж, виберіть тему, перегляньте результат, а потім скопіюйте HTML або експортуйте підпис. Безплатний план включає 5 підписів, Starter 25, а Pro 50. Цього достатньо, щоб кожен учасник команди отримав власну версію в єдиному оформленні. На платних планах підписи можна призначати проєктам, по 1 для кожного клієнта, якщо ви працюєте в агенції.
Вставте HTML у налаштування підпису в Gmail, Outlook, Apple Mail або поштовому застосунку на телефоні. Якщо потрібен простий варіант без облікового запису, скористайтеся безплатним інструментом Генератор підписів, який створює підпис безпосередньо в браузері.
Вимірюйте переходи за посиланням
Посилання в підписі є маркетинговим каналом, тож працюйте з ним відповідно. Зробіть його коротким, наприклад digily.bio/yourname. Тоді адресу призначення можна буде змінити, не просячи всю команду оновлювати підписи. Додайте до неї мітки за допомогою інструмента Генератор UTM-посилань, використовуючи utm_source=signature і utm_medium=email. У розділі статистики ви побачите, скільки кліків щомісяця приносить підпис. Нерідко їх більше, ніж з усіх профілів у соцмережах разом.
Якщо ви також зустрічаєтеся з людьми особисто, варто додати до підпису QR-код vCard, як описано в матеріалі про QR-коди vCard для візитівок. Зробіть його невеликим і пам'ятайте, що зображення можуть блокуватися, тому текстове посилання має працювати самостійно.
Поширені запитання
Чи потрібен ФОП рядок із юридичними відомостями?
Правила для зареєстрованих компаній стосуються юридичних осіб. ФОП, який працює під комерційним найменуванням, усе одно варто вказати власне ім'я та адресу для ділового листування. Це також допомагає зміцнити довіру.
Чи потрібно додавати реквізити до внутрішніх листів і відповідей?
До внутрішніх листів ні. До відповідей будь-кому за межами компанії так, оскільки вони залишаються частиною ділового листування.
Що вказувати компанії, зареєстрованій за кордоном?
Правила ті самі, але формулювання залежить від країни. Наприклад, для британської компанії це "Registered in Scotland" з номером SC або "Registered in Northern Ireland" з номером NI.
Чи можна додавати юридичні відомості лише до першого листа?
Ні. Вони мають бути в кожному діловому листі, тому їх краще додати до підпису, а не вводити вручну.
Як налаштувати однаковий підпис для всієї команди?
Створіть 1 дизайн у конструкторі підписів, зробіть копію для кожної людини, замінивши ім'я та номер, і надішліть кожному його HTML. Коли відомості про компанію зміняться, достатньо оновити шаблон і 1 раз розіслати нову версію.
Що перевірити наостанок
- Указано зареєстроване найменування, код, місце реєстрації та юридичну адресу.
- Підпис складається з тексту й 1 невеликого логотипа, а його ширина не перевищує 320 пікселів.
- У підписі є 1 коротке посилання, адресу призначення якого можна змінити пізніше.
- Підпис правильно виглядає в Gmail, Outlook і на телефоні, у світлому й темному режимах.
- Усі працівники компанії використовують однакову версію.
