Uma assinatura de email é vista mais vezes do que qualquer anúncio que uma pequena empresa venha a publicar, precisamente pelas pessoas com maior probabilidade de comprar. Ainda assim, costuma ser criada em 5 minutos e nunca mais é revista. No caso de uma sociedade, também contém informação legal obrigatória. Este guia explica o que a lei exige, o que deve ficar de fora, como criar uma estrutura que não se desfaça no Outlook e como preparar uma assinatura para toda a equipa.
O que a lei exige
Em Portugal, a correspondência comercial e os emails de uma sociedade devem identificar claramente a entidade nos termos aplicáveis do Código das Sociedades Comerciais e da legislação sobre comércio eletrónico. No Reino Unido, esta matéria é regulada pelo Companies Act 2006 e pelos Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008, que tratam os emails profissionais como cartas comerciais. Uma sociedade deve apresentar:
- a firma ou denominação social registada, exatamente como consta do registo comercial;
- o número de identificação de pessoa coletiva e de matrícula;
- a conservatória do registo comercial onde está matriculada, ou a indicação equivalente do registo;
- a morada da sede social, que pode ser diferente do local onde a empresa exerce a atividade.
A regra aplica-se a todos os emails profissionais enviados para fora da empresa, incluindo respostas, e a todos os colaboradores que os enviem. O incumprimento pode dar origem a uma coima e também permitir que um cliente alegue que não sabia com que entidade estava a negociar. Não é necessário indicar separadamente um número de IVA nos emails, embora a identificação fiscal seja obrigatória nas faturas com IVA. Os empresários em nome individual e as parcerias não estão abrangidos pelas mesmas regras aplicáveis às sociedades, mas quem trabalhe em nome individual com um nome comercial deve indicar o próprio nome e uma morada para contacto.
A informação legal deve surgir no fim, em texto pequeno, distribuída por 1 ou 2 linhas. Uma fórmula como "Nook Coffee, Lda., pessoa coletiva 123456789, matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa. Sede social: Rua do Exemplo, 1, 1000-001 Lisboa." contém os elementos essenciais.
O que incluir e por que ordem
- O seu nome, seguido da função.
- O nome da empresa, ou o logótipo com o nome no texto alternativo.
- 1 número de telefone.
- 1 link. Uma página de link na bio é ideal, porque reúne o site, a página de marcações, as redes sociais e um vCard num único endereço, mantendo a assinatura curta.
- A informação legal.
5 linhas, mais a informação legal, são suficientes. Tudo o resto compete com a mensagem que acabou de escrever.
O que deve ficar de fora
- Frases inspiradoras e slogans.
- Uma fila com 6 ícones de redes sociais. Um único link para uma página que reúna todos os perfis cumpre a mesma função e funciona em qualquer cliente de email.
- Imagens grandes, faixas promocionais e assinaturas manuscritas digitalizadas. Muitos clientes de email bloqueiam imagens por predefinição e o destinatário acaba por ver uma caixa vazia.
- Avisos de confidencialidade extensos. Têm pouco peso jurídico por si só e empurram a informação legal para fora do ecrã. Se forem habituais no seu setor, limite-os a 1 frase.
- Pedidos de desculpa do tipo "Enviado do meu telemóvel". Configure antes a mesma assinatura no telemóvel.
Uma estrutura que funciona no Outlook e no telemóvel
- Texto, não uma imagem. Uma assinatura guardada como uma única imagem não pode ser copiada, pesquisada nem lida por leitores de ecrã, além de ser bloqueada por predefinição em muitas caixas de correio.
- Mantenha-a estreita. Uma largura de cerca de 320 píxeis permite uma boa leitura no telemóvel sem que as linhas sejam repartidas. Atualmente, a maioria dos emails é aberta num destes dispositivos.
- Tipos de letra seguros para a Web. Arial, Helvetica, Georgia ou Verdana. Se o tipo de letra da marca não estiver instalado no dispositivo do destinatário, será substituído por outro que não escolheu.
- 1 logótipo pequeno com texto alternativo. Deve ter menos de 30 KB e um fundo transparente para funcionar no modo escuro. A Otimização de imagem ajuda a reduzir o ficheiro.
- Modo escuro. Evite texto totalmente branco e fundos totalmente pretos na própria assinatura. Deixe que o cliente de email defina essas cores.
- Sem anexos. Um logótipo adicionado como anexo aparece como ficheiro em todos os emails que enviar.
Crie-a uma vez com o Gerador de assinatura
O Gerador de assinatura de email no painel do Digily Link cria a assinatura a partir de um modelo. Introduza o nome, a função, o número de telefone, o logótipo, o link e os ícones das redes sociais, escolha um tema, pré-visualize o resultado e copie o HTML ou exporte-o. O plano gratuito inclui 5 assinaturas, o Starter inclui 25 e o Pro inclui 50, o que permite atribuir a cada membro da equipa a sua própria versão do mesmo design. Nos planos pagos, as assinaturas podem ser associadas a projetos, incluindo 1 por cliente no caso das agências.
Cole o HTML nas definições de assinatura do Gmail, Outlook, Apple Mail ou da aplicação de email do telemóvel. Se quiser uma versão rápida sem criar uma conta, a ferramenta gratuita Gerador de assinatura permite criar uma assinatura simples diretamente no navegador.
Meça os cliques no link
O link da assinatura é um canal de marketing e deve ser tratado como tal. Use um link curto, por exemplo digily.bio/oseunome, para poder alterar mais tarde o destino sem pedir a toda a equipa que atualize as assinaturas. Identifique também o destino com o Gerador de links UTM, utilizando utm_source=signature e utm_medium=email. As estatísticas mostram depois quantos cliques a assinatura gera por mês, um valor que muitas vezes supera o de todas as redes sociais em conjunto.
Se também costuma encontrar-se presencialmente com clientes, pode valer a pena incluir na assinatura um código QR de vCard, como se explica no guia sobre códigos QR de vCard para cartões de visita. Mantenha-o pequeno e lembre-se de que as imagens podem ser bloqueadas, pelo que o link em texto deve funcionar de forma autónoma.
Perguntas frequentes
Um empresário em nome individual precisa de informação legal?
As regras aplicáveis às sociedades e entidades registadas não se aplicam da mesma forma aos empresários em nome individual. Ainda assim, quem use um nome comercial deve indicar o próprio nome e uma morada profissional, o que também ajuda a transmitir confiança.
Estas regras aplicam-se a emails internos e a respostas?
Aos emails internos, não. Às respostas enviadas para alguém fora da empresa, sim, porque continuam a ser correspondência comercial.
E se a empresa estiver registada fora de Portugal?
Aplicam-se os mesmos princípios de identificação, mas a redação depende do país e do respetivo registo. No Reino Unido, por exemplo, usa-se "Registered in Scotland" com o número SC, ou "Registered in Northern Ireland" com o número NI.
A informação legal pode aparecer apenas no primeiro email?
Não. Todos os emails profissionais devem incluí-la, razão pela qual deve fazer parte da assinatura em vez de ser escrita manualmente.
Como posso dar a mesma assinatura a toda a equipa?
Crie 1 design no Gerador de assinatura, duplique-o para cada pessoa com o respetivo nome e número e envie o HTML correspondente. Quando os dados da empresa mudarem, basta atualizar o modelo e enviar a nova versão 1 vez.
Verificações finais
- A denominação registada, o número, o registo e a sede social estão todos presentes.
- A assinatura é composta por texto, inclui 1 logótipo pequeno e tem menos de 320 píxeis de largura.
- Existe 1 link e é um link curto cujo destino pode alterar mais tarde.
- A assinatura é apresentada corretamente no Gmail, no Outlook e no telemóvel, tanto no modo claro como no modo escuro.
- Todas as pessoas da empresa utilizam a mesma versão.
