Para criar ou alterar a assinatura no novo Outlook para Windows e no Outlook na Web, abra Definições → Contas → Assinaturas e escolha «Adicione assinatura». No Outlook clássico, o caminho começa numa mensagem nova, em Mensagem → Assinatura → Assinaturas.
Nas três versões pode decidir em separado se a assinatura é inserida automaticamente nas mensagens novas e nas respostas ou reencaminhamentos. Os caminhos deste guia seguem a página de ajuda da Microsoft sobre como criar e adicionar uma assinatura de e-mail no Outlook, consultada a 1 de novembro de 2026. Os nomes dos menus podem variar ligeiramente consoante a versão e as atualizações que tiver instaladas.
Onde fica a assinatura em cada versão do Outlook
As três versões do Outlook diferem no caminho até às assinaturas e no sítio onde a assinatura fica guardada. A tabela reúne tudo num só lugar, incluindo a razão pela qual a assinatura pode «desaparecer» quando muda de computador.
| Versão | Onde se cria | Inserção automática | Aparece noutro dispositivo? |
|---|---|---|---|
| Novo Outlook (Windows) | Definições → Contas → Assinaturas → «Adicione assinatura» | Caixas de verificação por baixo da assinatura, para mensagens novas e para respostas e reencaminhamentos | Segundo a Microsoft, com uma conta Microsoft a assinatura do Outlook na Web cria-se à parte. Com Microsoft 365 e Outlook.com também pode ficar guardada na caixa de correio |
| Outlook clássico | Mensagem → Assinatura → Assinaturas, ou Ficheiro → Opções → Correio → Assinaturas | «Escolher assinatura predefinida», com «Novas mensagens» e «Respostas/reencaminhamentos» | Nem sempre. «As assinaturas neste dispositivo» ficam guardadas no computador onde foram criadas, mas as predefinidas de contas Microsoft 365 e Outlook.com podem ficar na caixa de correio |
| Outlook na Web e Outlook.com | Definições → Contas → Assinaturas → «Adicione assinatura» | Caixas de verificação, como no novo Outlook | Consoante a conta, pode ter de a criar à parte na versão de computador |
Há um pormenor na página da Microsoft em português que confunde quem segue os passos à letra. No Outlook clássico, a tradução mostra «Assinaturas de Assinatura», o que é um erro de tradução. No programa são dois cliques separados, primeiro no botão Assinatura e depois na opção Assinaturas. Os nomes dos menus podem variar ligeiramente consoante a versão do Outlook.
Como adicionar a assinatura no novo Outlook para Windows
No novo Outlook, a assinatura cria-se nas definições da conta, no mesmo ecrã onde escolhe em que mensagens aparece.
- Abra as Definições do Outlook.
- Entre em Contas e depois em Assinaturas.
- Se tiver mais do que uma conta configurada, selecione primeiro a conta de e-mail à qual quer associar a assinatura.
- Clique em «Adicione assinatura».
- Dê um nome à assinatura para a reconhecer mais tarde entre as outras, por exemplo «Completa» ou «Curta».
- Escreva o texto na caixa de edição ou cole uma assinatura que já tenha preparada.
- Na parte de baixo, marque as caixas de verificação consoante queira que a assinatura seja inserida automaticamente nas mensagens novas, nas respostas e reencaminhamentos, ou em ambas.
- Guarde as alterações.
As duas opções de inserção automática são independentes. Se as deixar desmarcadas, insere a assinatura à mão ao escrever, em Assinatura no grupo Inserir do separador Mensagem. Pode, por exemplo, manter a assinatura completa nas mensagens novas e retirá-la das respostas, para que uma conversa longa não repita o mesmo bloco de contactos a cada mensagem.
Para alterar uma assinatura existente, volte a Definições → Contas → Assinaturas, selecione a assinatura que quer mudar, edite o texto e guarde de novo.
Como criar e alterar a assinatura no Outlook clássico
No Outlook clássico, a forma mais rápida de chegar às assinaturas é a partir de uma mensagem nova, em Mensagem → Assinatura → Assinaturas.
- Abra uma mensagem nova.
- No separador Mensagem, clique em Assinatura e depois em Assinaturas.
- Crie uma assinatura nova e dê-lhe um nome.
- Escreva ou cole o conteúdo na caixa de edição.
- Em «Escolher assinatura predefinida», indique a assinatura que pretende em «Novas mensagens» e a que pretende em «Respostas/reencaminhamentos».
- Guarde as alterações e feche a janela.
Se deixar uma das predefinições sem assinatura escolhida, o Outlook não a insere nesse tipo de mensagem. É a primeira coisa a verificar quando a assinatura não aparece.
Alterar uma assinatura que já existe
Sem nenhuma mensagem aberta, chega ao mesmo ecrã por Ficheiro → Opções → Correio → Assinaturas. Escolha a assinatura na lista, faça as alterações na caixa de edição e guarde. As predefinições para mensagens novas e respostas estão no mesmo sítio, caso também as queira mudar.
Inserir o logótipo ou outra imagem
A caixa de edição do Outlook clássico tem um botão para inserir imagens. Clique nele, escolha a imagem que quer usar e ajuste o texto à volta. Depois, envie uma mensagem de teste para si próprio para ver o tamanho real do logótipo.
A mensagem que já estava aberta fica sem assinatura
Depois de definir a assinatura predefinida, a mensagem que tinha aberta nesse momento não a recebe. A ajuda da Microsoft indica que, nesse caso, a assinatura não é adicionada automaticamente. Insira-a à mão no separador Mensagem, em Assinatura, escolhendo a que quer usar. As mensagens que abrir a seguir já respeitam as opções que definiu.
Assinatura no Outlook na Web e no Outlook.com
No Outlook na Web e no Outlook.com, a assinatura cria-se pelo mesmo caminho do novo Outlook, em Definições → Contas → Assinaturas.
- Inicie sessão no Outlook no navegador e abra as Definições.
- Entre em Contas e depois em Assinaturas.
- Clique em «Adicione assinatura», dê-lhe um nome e escreva ou cole o conteúdo.
- Marque as caixas de verificação para mensagens novas e para respostas e reencaminhamentos, conforme o caso.
- Guarde.
Para alterar uma assinatura, abra a mesma página, use o botão de edição da assinatura em causa, faça as mudanças e guarde. Lembre-se de que, segundo a Microsoft, quem usa uma conta Microsoft tem de criar a assinatura nos dois produtos, por isso uma alteração feita aqui pode não passar para o Outlook que tenha no computador.
Porque é que a assinatura do Outlook não aparece noutro dispositivo
A assinatura do Outlook clássico pode não aparecer noutro computador porque fica guardada no computador onde a criou. A ajuda da Microsoft, consultada a 1 de novembro de 2026, diz que «As assinaturas neste dispositivo» são armazenadas localmente no dispositivo em que foram criadas «e poderão não estar disponíveis quando utiliza o Outlook noutro dispositivo». Num computador novo, ou no portátil de casa, pode ter de a criar de novo.
O mesmo acontece entre a versão de computador e a versão Web. A mesma página explica que, se usar uma conta Microsoft no Outlook e no Outlook na Web, «tem de criar uma assinatura em ambos os produtos». A versão original em inglês da página da Microsoft diz o mesmo.
A Microsoft explica, porém, numa página própria sobre assinaturas que acompanham a conta (consultada a 1 de novembro de 2026), que no Outlook para Windows, a partir da compilação 2303, as assinaturas podem ficar guardadas na caixa de correio quando a conta é Microsoft 365 ou Outlook.com. Isto não se aplica ao Exchange em servidores próprios nem a contas POP e IMAP, e as assinaturas que não são predefinidas ficam em «As assinaturas neste dispositivo».
Na prática, quem usa o Outlook clássico no escritório e o Outlook na Web em casa deve confirmar primeiro se a assinatura já aparece nas duas versões. Se não aparecer, tem de criar duas assinaturas e mantê-las ambas atualizadas. Convém ter uma versão de referência guardada noutro sítio, pronta a colar em cada Outlook.
O Outlook para Mac tem um artigo próprio da Microsoft, que este guia não cobre. A aplicação para telemóvel é tratada nas perguntas frequentes.
Desenhar a assinatura no Digily Link e colá-la no Outlook
Se quer uma assinatura com modelo e logótipo sem ter de a montar à mão na caixa do Outlook, pode criá-la no Digily Link e colá-la em cada versão que usa. O Digily Link é o nosso produto, e as assinaturas de e-mail estão incluídas no plano gratuito.
- Na sua conta Digily Link, abra «Assinaturas de e-mail».
- Clique em «Criar assinatura».
- Escolha um «Modelo» e preencha os seus dados.
- Abra o separador «Visualizar» e verifique o resultado.
- Clique em «Copiar assinatura». A ferramenta copia a versão formatada da assinatura para a área de transferência. O resultado no Outlook pode variar consoante a versão.
- No Outlook, abra a caixa de edição da assinatura pelos caminhos indicados acima e cole.
- Guarde no Outlook e envie uma mensagem de teste para si próprio.
Não testámos a colagem nas três versões do Outlook. O resultado pode variar entre o novo Outlook, o clássico e a versão Web, por isso confirme sempre no seu Outlook antes de enviar a assinatura a clientes.
Código HTML para quem trabalha com ele
Além da cópia visual, o separador «Obter código» tem o botão «Copiar código HTML da assinatura», que copia o código HTML em vez da assinatura formatada. É útil para quem sabe onde usar HTML, por exemplo para entregar à pessoa que gere o e-mail da empresa. Não cole o código HTML diretamente na caixa de edição do Outlook à espera de obter a assinatura formatada. Para o Outlook, use «Copiar assinatura» e confirme com uma mensagem de teste.
Logótipo a partir de um endereço de imagem
A ferramenta de assinaturas não permite carregar ficheiros de imagem. O logótipo entra pelo campo «URL da imagem», onde cola o endereço de uma imagem que já esteja publicada online, por exemplo no site da empresa. O campo avisa «Use apenas imagens JPG, JPEG, GIF, PNG.». Um endereço fictício como https://www.example.com/logotipo.png mostra o formato esperado.
O que inclui o plano gratuito
No plano gratuito pode criar até 5 assinaturas. Chega, por exemplo, para uma assinatura completa, uma curta e outra para um segundo endereço de e-mail. A assinatura não inclui nenhuma referência visível à marca Digily. O interruptor «Remover marca» aparece desligado neste plano, mas não acrescenta texto à assinatura. Tenha em conta também que o Outlook clássico bloqueia por predefinição a transferência automática de imagens da Internet (consultado a 1 de novembro de 2026), por isso mantenha os contactos essenciais em texto e não dependa só do logótipo.
Um único link na assinatura do Outlook
Em vez de juntar na assinatura o site, várias redes sociais e o link de marcações, pode pôr um único link para uma página de bio que reúna tudo, ou um link curto. A assinatura fica mais limpa e, quando muda uma rede social ou um endereço, basta atualizar a página de bio, sem voltar a editar a assinatura em cada Outlook. Se a ideia é nova para si, veja o que é um link na bio e para que serve.
O que deve constar da assinatura, do nome e cargo às menções legais da empresa, é tema do nosso guia para criar uma assinatura de e-mail profissional. Se também quer que quem o conhece pessoalmente guarde os seus dados no telemóvel, por exemplo a partir de um cartão impresso, veja como funcionam os códigos QR vCard para guardar contactos.
Problemas comuns com a assinatura do Outlook
Alguns dos problemas mais comuns com a assinatura do Outlook vêm de uma predefinição por marcar ou do armazenamento separado entre versões. A tabela resume os casos mais frequentes.
| Problema | Causa provável | O que fazer |
|---|---|---|
| A assinatura não aparece nas mensagens novas | Não está escolhida como predefinida | No novo Outlook e na Web, marque a caixa de verificação das mensagens novas. No clássico, escolha-a em «Novas mensagens» |
| Aparece nas mensagens novas, mas não nas respostas | A opção das respostas está vazia ou desmarcada | No clássico, escolha a assinatura em «Respostas/reencaminhamentos». No novo Outlook e na Web, marque a caixa correspondente |
| Não existe noutro computador | A assinatura está em «As assinaturas neste dispositivo» ou a conta não guarda assinaturas na caixa de correio | Confirme se já existe e, se não, crie-a de novo nesse computador, de preferência colando uma versão de referência |
| Existe no computador, mas não na Web | Segundo a Microsoft, com uma conta Microsoft a assinatura cria-se nos dois produtos | Crie a assinatura também em Definições → Contas → Assinaturas no Outlook na Web |
| A mensagem aberta ficou sem assinatura | A assinatura não é inserida automaticamente na mensagem que já estava aberta | Insira-a à mão no separador Mensagem, em Assinatura |
| A formatação mudou ao colar | O resultado da colagem depende da versão do Outlook | Copie de novo a partir do separador «Visualizar» com «Copiar assinatura», não cole o código HTML na caixa de edição, e confirme com uma mensagem de teste no seu Outlook |
Se quer ter uma versão da assinatura pronta a colar em cada Outlook que usa, crie uma conta gratuita no Digily Link e desenhe a sua assinatura de e-mail.
Perguntas frequentes
Posso ter mais do que uma assinatura de e-mail no Outlook?
Sim. No novo Outlook pode criar várias assinaturas, cada uma com o seu nome. No Outlook clássico, se tiver mais do que uma conta de e-mail, escolhe a conta na lista de contas de e-mail da janela de assinaturas e pode ter assinaturas diferentes para cada uma.
Como uso uma assinatura diferente nas respostas?
No Outlook clássico, escolha uma assinatura em «Novas mensagens» e outra em «Respostas/reencaminhamentos». No novo Outlook e no Outlook na Web, crie duas assinaturas e marque na completa a caixa das mensagens novas e na curta só a das respostas e reencaminhamentos.
Como ponho o logótipo na assinatura do Outlook?
No Outlook clássico, use o botão de inserir imagem da caixa de edição. Se desenhar a assinatura no Digily Link, o logótipo entra pelo campo «URL da imagem», com o endereço de uma imagem já publicada online. Confirme com uma mensagem de teste como o logótipo aparece no Outlook.
Porque é que a assinatura não aparece no telemóvel?
A aplicação Outlook para Android e iOS tem a sua própria definição de assinatura. Segundo a ajuda da Microsoft para a aplicação (consultada a 1 de novembro de 2026), abra as definições da aplicação e escolha Assinatura na secção do correio. Aí pode escrever uma assinatura para todas as contas ou ativar uma assinatura por conta. A página não diz se a assinatura do computador passa para o telemóvel, por isso confirme na aplicação.
