Une petite entreprise affiche souvent sa signature d'e-mail plus fréquemment que n'importe quelle publicité, auprès des personnes les plus susceptibles de devenir clientes. Pourtant, elle est généralement créée en 5 minutes, puis oubliée. Pour une société, elle contient aussi des mentions légales. Ce guide présente les informations imposées par la réglementation, les éléments à éviter, une mise en page qui reste intacte dans Outlook et une méthode pour créer la signature 1 seule fois avant de la transmettre à toute l'équipe.
Ce que la réglementation exige
En France, les e-mails professionnels d'une société doivent permettre d'identifier clairement l'entreprise, conformément aux règles applicables aux documents commerciaux. Au Royaume-Uni, cette obligation découle notamment du Companies Act 2006 et des Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Une société doit faire apparaître dans ses e-mails :
- sa dénomination sociale exacte, telle qu'elle figure au registre du commerce et des sociétés ;
- son numéro d'immatriculation ;
- son lieu d'immatriculation, par exemple "RCS Paris" ;
- l'adresse de son siège social, qui peut être différente de son adresse commerciale.
Cette règle concerne chaque e-mail professionnel envoyé à une personne extérieure à l'entreprise, réponses comprises, ainsi que chaque membre du personnel qui en envoie. Un manquement peut entraîner une amende et permettre à un client d'affirmer qu'il ne savait pas avec quelle entité il traitait. Le numéro de TVA n'est pas obligatoire dans les e-mails, même s'il doit figurer sur les factures soumises à la TVA. Les entreprises individuelles ne sont pas soumises aux mêmes formalités que les sociétés, mais un entrepreneur individuel utilisant un nom commercial doit tout de même indiquer son propre nom et une adresse de contact.
Les mentions légales se placent en bas, dans un corps réduit, sur 1 ou 2 lignes. Une formulation comme "Nook Coffee Ltd, société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 12345678. Siège social : 1 Example Street, Leeds LS1 1AA." contient toutes les informations nécessaires pour cet exemple étranger.
Les éléments à inclure, dans l'ordre
- Votre nom, puis votre fonction.
- Le nom de l'entreprise, ou son logo accompagné du nom en texte alternatif.
- 1 numéro de téléphone.
- 1 lien. Une page de lien en bio convient parfaitement, car elle rassemble le site web, la page de réservation, les comptes sociaux et une vCard derrière 1 seule adresse, sans allonger la signature.
- Les mentions légales.
5 lignes, auxquelles s'ajoutent les mentions légales, suffisent. Tout élément supplémentaire détourne l'attention du message que vous avez réellement écrit.
Les éléments à éviter
- Les citations inspirantes et les slogans.
- Une rangée de 6 icônes de réseaux sociaux. Un seul lien vers une page qui les réunit remplit la même fonction et marche dans tous les logiciels de messagerie.
- Les grandes images, les bannières et les signatures manuscrites numérisées. De nombreux logiciels bloquent les images par défaut et le destinataire ne voit alors qu'un cadre vide.
- Les longues clauses de confidentialité. Leur portée juridique est limitée et elles repoussent les mentions obligatoires hors de l'écran. Si votre secteur en utilise habituellement, limitez-les à 1 phrase.
- Les excuses du type "Envoyé depuis mon téléphone". Configurez plutôt la même signature sur votre téléphone.
Une mise en page adaptée à Outlook et aux mobiles
- Du texte, pas une image. Une signature enregistrée sous la forme d'une seule image ne peut être ni copiée, ni recherchée, ni lue par un lecteur d'écran. Elle est également bloquée par défaut dans de nombreuses boîtes de réception.
- Une largeur réduite. Une largeur d'environ 320 pixels reste facile à lire sur un téléphone sans retour à la ligne indésirable. La plupart des e-mails sont désormais ouverts sur mobile.
- Des polices compatibles avec le web. Arial, Helvetica, Georgia ou Verdana. Si la police de votre marque n'est pas installée sur l'appareil du destinataire, elle sera remplacée par une police que vous n'avez pas choisie.
- 1 petit logo avec un texte alternatif. Il doit peser moins de 30 KB et avoir un fond transparent pour rester adapté au mode sombre. L'Optimiseur d'images permet de respecter cette limite.
- Le mode sombre. Évitez le texte blanc pur et les arrière-plans noirs purs dans la signature elle-même. Laissez le logiciel de messagerie gérer ces couleurs.
- Aucune pièce jointe. Un logo ajouté en pièce jointe apparaît comme un fichier dans chaque e-mail envoyé.
Créez-la 1 seule fois avec le générateur de signature
Le générateur de signature d'e-mail du tableau de bord Digily Link crée une signature à partir d'un modèle. Saisissez le nom, la fonction, le numéro de téléphone, le logo, le lien et les icônes sociales, choisissez un thème, vérifiez l'aperçu, puis copiez le HTML ou exportez la signature. L'offre gratuite comprend 5 signatures, Starter 25 et Pro 50. Cela suffit pour donner à chaque membre d'une équipe sa propre version du même modèle. Avec les offres payantes, les signatures peuvent être attribuées à des projets, à raison de 1 par client si vous êtes une agence.
Collez le HTML dans les paramètres de signature de Gmail, Outlook, Apple Mail ou de l'application de messagerie de votre téléphone. Pour créer rapidement une version sans compte, l'outil gratuit Générateur de signature produit une signature simple directement dans le navigateur.
Mesurez les clics sur le lien
Le lien d'une signature est un canal marketing et doit être géré comme tel. Utilisez un lien court, par exemple frbio.link/votrenom, afin de pouvoir modifier sa destination plus tard sans demander à toute l'équipe de mettre à jour sa signature. Ajoutez aussi des paramètres à l'adresse de destination avec le Générateur de lien UTM, en utilisant utm_source=signature et utm_medium=email. Les statistiques indiquent ensuite combien de clics la signature obtient chaque mois, un nombre souvent supérieur à celui de tous les comptes sociaux réunis.
Si vous rencontrez également des personnes en présentiel, l'ajout d'un QR code vCard dans la signature peut être utile, comme l'explique le guide consacré aux QR codes vCard pour les cartes de visite. Gardez-le petit et n'oubliez pas que les images peuvent être bloquées. Le lien textuel doit donc rester utilisable seul.
Questions fréquentes
Un entrepreneur individuel doit-il ajouter des mentions légales ?
Les obligations propres aux sociétés immatriculées ne s'appliquent pas de la même manière aux entrepreneurs individuels. Une personne exerçant sous un nom commercial doit néanmoins indiquer son propre nom et une adresse professionnelle, ce qui contribue aussi à instaurer la confiance.
Ces règles concernent-elles les e-mails internes et les réponses ?
Non pour les e-mails internes. Oui pour les réponses envoyées à une personne extérieure à l'entreprise, puisqu'elles restent des correspondances professionnelles.
Quelles mentions utiliser pour une société étrangère ?
Les principes restent les mêmes, mais la formulation dépend du lieu d'immatriculation. Une société écossaise indique par exemple "Registered in Scotland" avec son numéro SC, tandis qu'une société nord-irlandaise utilise "Registered in Northern Ireland" avec son numéro NI.
Peut-on afficher les mentions légales uniquement dans le 1er e-mail ?
Non. Chaque e-mail professionnel doit les contenir. C'est pourquoi elles doivent être intégrées à la signature plutôt que saisies manuellement.
Comment donner la même signature à toute l'équipe ?
Créez 1 modèle dans le générateur de signature, dupliquez-le pour chaque personne en adaptant son nom et son numéro, puis envoyez à chacun son fichier HTML. Si les informations de l'entreprise changent, il suffit alors de mettre à jour le modèle et d'envoyer 1 fois la nouvelle version.
Dernières vérifications
- La dénomination sociale, le numéro et le lieu d'immatriculation ainsi que l'adresse du siège social sont présents.
- La signature est composée de texte avec 1 petit logo et mesure moins de 320 pixels de large.
- Elle contient 1 lien, sous la forme d'un lien court dont vous pourrez modifier la destination plus tard.
- Elle s'affiche correctement dans Gmail, Outlook et sur un téléphone, en mode clair comme en mode sombre.
- Toutes les personnes de l'entreprise utilisent la même version.
