Chữ ký email thường xuất hiện trước khách hàng tiềm năng nhiều hơn bất kỳ quảng cáo nào của một doanh nghiệp nhỏ, nhưng lại hay được tạo vội trong 5 phút rồi không bao giờ được xem lại. Với doanh nghiệp, đây còn là nơi cần trình bày rõ thông tin pháp lý. Bài viết này giải thích những nội dung nên có, những gì nên bỏ, cách thiết kế không bị vỡ trên Outlook và cách tạo một mẫu để dùng cho cả đội ngũ.
Thông tin pháp lý cần có
Tại Việt Nam, doanh nghiệp nên trình bày thông tin nhất quán với hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi gửi email giao dịch. Với công ty đăng ký tại Anh, Đạo luật Công ty 2006 và Quy định về Công bố Thông tin Giao dịch của Công ty 2008 coi email thương mại là thư giao dịch. Công ty trách nhiệm hữu hạn, PLC hoặc LLP phải hiển thị:
- tên doanh nghiệp đã đăng ký, viết chính xác như trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
- mã số doanh nghiệp;
- nơi đăng ký, chẳng hạn "Đăng ký tại Việt Nam", hoặc với doanh nghiệp tại Anh là "Registered in England and Wales" hay "Registered in Scotland";
- địa chỉ trụ sở chính, có thể khác với địa chỉ kinh doanh.
Thông tin này nên xuất hiện trong mọi email giao dịch gửi cho người ngoài doanh nghiệp, kể cả thư trả lời, và được áp dụng thống nhất cho mọi nhân viên gửi email. Việc không tuân thủ quy định liên quan có thể dẫn đến xử phạt, đồng thời khiến khách hàng cho rằng họ không biết rõ mình đang giao dịch với ai. Không bắt buộc phải ghi mã số thuế GTGT trong email, dù thông tin này phải có trên hóa đơn GTGT. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và công ty hợp danh không thuộc phạm vi của các quy định 2006 và 2008 nói trên, nhưng người kinh doanh dưới tên thương mại vẫn nên ghi tên thật cùng địa chỉ liên hệ.
Dòng thông tin pháp lý nên nằm ở cuối chữ ký, dùng cỡ chữ nhỏ và gói gọn trong 1 hoặc 2 dòng. Chẳng hạn: "Công ty TNHH Cà phê Góc Nhỏ, mã số doanh nghiệp 12345678. Trụ sở chính: 1 Phố Ví Dụ, Hà Nội." là đủ thông tin.
Nên đưa những gì vào chữ ký, theo đúng thứ tự
- Tên của bạn, sau đó là chức danh.
- Tên doanh nghiệp, hoặc logo có tên doanh nghiệp trong văn bản thay thế.
- 1 số điện thoại.
- 1 liên kết. Trang link trong bio rất phù hợp vì có thể chứa trang web, trang đặt lịch, các tài khoản mạng xã hội và vCard sau một địa chỉ duy nhất, nhờ đó chữ ký vẫn ngắn gọn.
- Dòng thông tin pháp lý.
5 dòng cùng dòng thông tin pháp lý là đủ. Mọi nội dung khác đều cạnh tranh sự chú ý với chính email bạn đã viết.
Những gì nên bỏ
- Câu trích dẫn truyền cảm hứng và khẩu hiệu.
- Một hàng gồm 6 biểu tượng mạng xã hội. Chỉ cần 1 liên kết đến trang liệt kê các tài khoản là có tác dụng tương tự và hoạt động trên mọi ứng dụng email.
- Ảnh lớn, banner và ảnh quét chữ ký viết tay. Nhiều ứng dụng email mặc định chặn hình ảnh, khiến người đọc chỉ thấy một khung bị lỗi.
- Tuyên bố bảo mật dài dòng. Những đoạn này có ít giá trị pháp lý tại Anh và đẩy dòng thông tin pháp lý ra khỏi màn hình. Nếu ngành của bạn thường yêu cầu, hãy giới hạn trong 1 câu.
- Lời xin lỗi kiểu "Được gửi từ điện thoại của tôi". Thay vào đó, hãy cài cùng một chữ ký trên điện thoại.
Bố cục tương thích với Outlook và điện thoại
- Dùng văn bản, không dùng một bức ảnh. Chữ ký được lưu thành 1 hình ảnh sẽ không thể sao chép, tìm kiếm hoặc đọc bằng trình đọc màn hình, đồng thời bị chặn theo mặc định trong nhiều hộp thư.
- Giữ chiều rộng vừa phải. Khoảng 320 pixel sẽ dễ đọc trên điện thoại mà không bị xuống dòng ngoài ý muốn. Hiện nay, phần lớn email được mở trên thiết bị này.
- Dùng phông chữ an toàn cho web. Arial, Helvetica, Georgia hoặc Verdana. Nếu phông chữ thương hiệu không được cài trên thiết bị của người đọc, nó sẽ bị thay bằng một phông chữ bạn không chọn.
- Chỉ dùng 1 logo nhỏ có văn bản thay thế. Dung lượng dưới 30 KB và nền trong suốt để hiển thị tốt ở chế độ tối. Trình tối ưu hóa hình ảnh sẽ giúp bạn đạt mức này.
- Chế độ tối. Không dùng chữ trắng hoàn toàn hoặc nền đen hoàn toàn trong chính chữ ký, hãy để ứng dụng email tự thiết lập.
- Không dùng tệp đính kèm. Logo được thêm dưới dạng tệp đính kèm sẽ xuất hiện như một tệp trong mọi email bạn gửi.
Tạo một lần bằng Trình tạo chữ ký
Trình tạo chữ ký email trong bảng điều khiển Digily Link tạo chữ ký từ mẫu có sẵn. Bạn nhập tên, chức danh, số điện thoại, logo, liên kết và biểu tượng mạng xã hội, chọn giao diện, xem trước, sau đó sao chép HTML hoặc xuất chữ ký. Gói miễn phí gồm 5 chữ ký, Starter gồm 25 và Pro gồm 50, đủ để mỗi thành viên trong đội ngũ có phiên bản riêng theo cùng một thiết kế. Trên các gói trả phí, chữ ký có thể được gán cho dự án, mỗi khách hàng 1 chữ ký nếu bạn điều hành agency.
Dán HTML vào phần cài đặt chữ ký của Gmail, Outlook, Apple Mail hoặc ứng dụng email trên điện thoại. Nếu muốn tạo nhanh mà không cần tài khoản, công cụ Trình tạo chữ ký miễn phí sẽ giúp bạn tạo một phiên bản đơn giản ngay trong trình duyệt.
Đo lường lượt nhấp vào liên kết
Liên kết trong chữ ký là một kênh tiếp thị, vì vậy hãy đo lường nó như các kênh khác. Hãy dùng liên kết rút gọn, chẳng hạn digily.bio/tenban, để sau này có thể đổi đích đến mà không phải yêu cầu cả đội ngũ cập nhật chữ ký. Đồng thời, hãy gắn thẻ cho trang đích bằng Trình tạo liên kết UTM với utm_source=signature và utm_medium=email. Phần thống kê sau đó sẽ cho biết chữ ký mang lại bao nhiêu lượt nhấp mỗi tháng, con số này thường cao hơn tổng lượt nhấp từ các tài khoản mạng xã hội.
Nếu bạn còn gặp khách hàng trực tiếp, có thể cân nhắc đặt mã QR vCard trong chữ ký, như hướng dẫn trong bài viết về mã QR vCard cho danh thiếp. Hãy giữ mã ở kích thước nhỏ và nhớ rằng hình ảnh có thể bị chặn, vì vậy liên kết dạng văn bản vẫn phải hoạt động độc lập.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có cần dòng thông tin pháp lý không?
Các quy định trong Đạo luật Công ty áp dụng cho công ty đã đăng ký và LLP tại Anh. Tại Việt Nam, người kinh doanh dưới tên thương mại vẫn nên ghi tên của mình và địa chỉ kinh doanh. Đây cũng là cách làm tốt để tạo sự tin cậy.
Email nội bộ và thư trả lời có cần thông tin này không?
Email nội bộ thì không. Thư trả lời cho bất kỳ ai ngoài doanh nghiệp thì có, vì đó vẫn là email giao dịch.
Công ty đăng ký tại Scotland hoặc Bắc Ireland thì ghi thế nào?
Các quy tắc vẫn như nhau, chỉ khác cách ghi. Dùng "Registered in Scotland" kèm số SC, hoặc "Registered in Northern Ireland" kèm số NI.
Có thể chỉ ghi thông tin pháp lý ở email đầu tiên không?
Không. Mọi email giao dịch đều cần có thông tin này, vì vậy nên đặt nó trong chữ ký thay vì nhập thủ công.
Làm sao để cả đội ngũ dùng cùng một mẫu chữ ký?
Hãy tạo 1 thiết kế trong Trình tạo chữ ký, nhân bản cho từng người rồi thay tên và số điện thoại, sau đó gửi HTML tương ứng cho họ. Khi thông tin doanh nghiệp thay đổi, bạn chỉ cần cập nhật mẫu và gửi phiên bản mới 1 lần.
Kiểm tra lần cuối
- Tên đăng ký, mã số doanh nghiệp, nơi đăng ký và địa chỉ trụ sở chính đều đã có.
- Chữ ký dùng văn bản với 1 logo nhỏ, chiều rộng dưới 320 pixel.
- Chỉ có 1 liên kết và đó là liên kết rút gọn có thể thay đổi đích đến sau này.
- Chữ ký hiển thị đúng trong Gmail, Outlook và trên điện thoại, ở cả chế độ sáng lẫn chế độ tối.
- Mọi người trong doanh nghiệp đều đang dùng cùng một phiên bản.
