Uma assinatura de e-mail aparece mais vezes para possíveis clientes do que qualquer anúncio de uma pequena empresa. Mesmo assim, costuma ser montada em 5 minutos e nunca mais revisada. No Brasil, não existe uma exigência geral equivalente à britânica que obrigue toda empresa a exibir determinados dados em cada e-mail, mas a identificação clara do negócio ajuda a atender deveres de transparência e confiança. Este guia mostra o que informar, o que deixar de fora, como evitar problemas no Outlook e como criar uma assinatura para toda a equipe.
Quais informações legais incluir
Empresas brasileiras devem considerar as regras aplicáveis ao próprio setor, ao tipo de comunicação e à relação com o consumidor. Para negócios registrados no exterior, também valem as exigências do país de registro. No Reino Unido, por exemplo, o Companies Act 2006 e o Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 tratam e-mails comerciais como correspondência empresarial. Uma limited company, PLC ou LLP deve informar:
- o nome empresarial registrado, exatamente como consta no órgão de registro competente;
- o CNPJ ou, no caso de empresa estrangeira, o número de registro da empresa;
- o local de registro quando isso for exigido, como "Registered in England and Wales" ou "Registered in Scotland";
- o endereço da sede registrada, que pode ser diferente do endereço comercial.
No Reino Unido, essa regra vale para todos os e-mails comerciais enviados a pessoas de fora da empresa, inclusive respostas, e para todos os funcionários que os enviam. O descumprimento pode gerar multa e permitir que um cliente alegue que não sabia com quem estava negociando. O número de VAT não é obrigatório nos e-mails, embora seja exigido nas faturas sujeitas ao imposto. Empresários individuais e sociedades simples ficam fora dessas normas britânicas, mas quem trabalha em nome próprio usando um nome comercial ainda deve informar o próprio nome e um endereço para comunicações.
As informações legais podem ficar no rodapé, em texto pequeno, distribuídas em 1 ou 2 linhas. Um exemplo adequado ao Brasil seria "Café Recanto Ltda., CNPJ 12.345.678/0001-90. Sede: Rua Exemplo, 1, São Paulo, SP, 01000-000."
O que incluir e em qual ordem
- Seu nome e, em seguida, seu cargo.
- O nome da empresa ou o logotipo com o nome no texto alternativo.
- 1 número de telefone.
- 1 link. Uma página de link na bio é ideal porque reúne o site, a página de agendamento, as redes sociais e um vCard em um único endereço, sem deixar a assinatura longa.
- As informações legais.
5 linhas, além das informações legais, são suficientes. Qualquer elemento a mais disputa atenção com a mensagem que você realmente escreveu.
O que deixar de fora
- Frases inspiradoras e slogans.
- Uma fileira com 6 ícones de redes sociais. Um único link para uma página que reúna todos eles cumpre a mesma função e funciona em qualquer cliente de e-mail.
- Imagens grandes, banners e assinaturas manuscritas digitalizadas. Muitos clientes de e-mail bloqueiam imagens por padrão, deixando apenas um espaço vazio ou um ícone quebrado.
- Avisos de confidencialidade extensos. Eles costumam ter pouco efeito jurídico por si só e empurram as informações legais para fora da tela. Se o seu setor espera esse aviso, limite-o a 1 frase.
- Pedidos de desculpas como "Enviado do meu celular". Configure a mesma assinatura no celular.
Um layout que funciona no Outlook e no celular
- Use texto, não uma imagem. Uma assinatura salva como uma única imagem não pode ser copiada, pesquisada nem lida por leitores de tela. Além disso, muitas caixas de entrada bloqueiam imagens por padrão.
- Mantenha a assinatura estreita. Uma largura de aproximadamente 320 pixels oferece boa leitura no celular sem quebrar linhas. Hoje, a maioria dos e-mails é aberta em um dispositivo móvel.
- Use fontes seguras para a web. Arial, Helvetica, Georgia ou Verdana. Se a fonte da sua marca não estiver instalada no dispositivo do destinatário, ela será substituída por outra que você não escolheu.
- Inclua 1 logotipo pequeno com texto alternativo. Use um arquivo com menos de 30 KB e fundo transparente para funcionar no modo escuro. O Otimizador de imagem ajuda a chegar a esse tamanho.
- Considere o modo escuro. Evite texto totalmente branco e fundo totalmente preto na própria assinatura. Deixe o cliente de e-mail definir essas cores.
- Não use anexos. Um logotipo inserido como anexo aparece como arquivo em todos os e-mails enviados.
Crie uma vez com o Gerador de assinatura
O Gerador de assinatura no painel do Digily Link cria a assinatura a partir de um modelo. Informe nome, cargo, telefone, logotipo, link e ícones sociais, escolha um tema, confira a prévia e copie o HTML ou faça a exportação. O plano gratuito inclui 5 assinaturas, o Starter inclui 25 e o Pro inclui 50. Isso permite dar a cada integrante da equipe uma versão própria do mesmo design. Nos planos pagos, as assinaturas podem ser atribuídas a projetos, com 1 para cada cliente no caso de agências.
Cole o HTML nas configurações de assinatura do Gmail, Outlook, Apple Mail ou do aplicativo de e-mail do seu celular. Para criar rapidamente uma versão sem abrir uma conta, use a ferramenta gratuita Gerador de assinatura, que monta uma assinatura simples no navegador.
Meça os acessos ao link
O link da assinatura é um canal de marketing e deve ser tratado como tal. Transforme-o em um link curto, como digily.bio/seunome, para poder mudar o destino depois sem pedir que toda a equipe atualize as assinaturas. Marque o endereço de destino com o Gerador de link UTM, usando utm_source=signature e utm_medium=email. As estatísticas mostram quantos cliques a assinatura recebe por mês, muitas vezes mais do que todas as redes sociais somadas.
Se você também encontra clientes pessoalmente, vale considerar um QR code de vCard na assinatura, como mostra o guia sobre QR codes de vCard para cartões de visita. Mantenha-o pequeno e lembre-se de que as imagens podem ser bloqueadas. Por isso, o link em texto precisa funcionar sozinho.
Perguntas frequentes
MEI e profissional autônomo precisam incluir informações legais?
No Brasil, não há uma regra geral que obrigue MEI ou profissional autônomo a usar um rodapé legal em todo e-mail. Ainda assim, informar o próprio nome, o nome comercial e um endereço profissional é uma boa prática de transparência e confiança. No Reino Unido, as regras do Companies Act se aplicam a empresas registradas e LLPs, não a empresários individuais.
Essas regras valem para e-mails internos e respostas?
No Brasil, não existe uma obrigação geral para todos os e-mails internos ou todas as respostas. Para empresas sujeitas às normas britânicas mencionadas, e-mails internos não precisam dessas informações, mas respostas enviadas a qualquer pessoa de fora da empresa precisam, pois continuam sendo correspondência comercial.
E se a empresa também estiver registrada no exterior?
É preciso seguir as regras do país de registro. Para uma empresa escocesa ou da Irlanda do Norte, as demais exigências britânicas são as mesmas, mas muda a redação: "Registered in Scotland", com o número SC, ou "Registered in Northern Ireland", com o número NI.
Posso colocar as informações legais só no primeiro e-mail?
Depende da legislação aplicável. Para empresas brasileiras, não há uma regra geral que exija esses dados em cada mensagem. Para empresas abrangidas pelas normas britânicas citadas, não. Todo e-mail comercial precisa incluí-los, por isso essas informações devem fazer parte da assinatura em vez de serem digitadas manualmente.
Como padronizar a assinatura de toda a equipe?
Crie 1 design no Gerador de assinatura, duplique-o para cada pessoa com o nome e o número correspondentes e envie o HTML individual. Quando os dados da empresa mudarem, basta atualizar o modelo e distribuir a nova versão 1 vez.
Verificação final
- O nome registrado, o número de registro, o local de registro e o endereço da sede estão presentes quando aplicáveis.
- A assinatura usa texto e apenas 1 logotipo pequeno, com menos de 320 pixels de largura.
- Há 1 link, e ele é um link curto cujo destino pode ser alterado depois.
- A assinatura aparece corretamente no Gmail, no Outlook e no celular, tanto no modo claro quanto no escuro.
- Todas as pessoas da empresa usam a mesma versão.
