Подпись в электронной почте видят чаще любой рекламы небольшой компании, причём именно те люди, которые с наибольшей вероятностью станут её клиентами. При этом подпись обычно собирают за пять минут и больше к ней не возвращаются. Для зарегистрированной компании она также может быть частью юридически значимого делового письма. Разберём, какие сведения требует закон, что лучше убрать, как подготовить макет, который не сломается в Outlook, и как один раз создать подпись для всей команды.
Какие сведения требует закон
Требования зависят от страны регистрации компании. Например, по британскому Companies Act 2006 и Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 деловые электронные письма приравниваются к деловым письмам. Компания типа limited company, PLC или LLP обязана указывать в них:
- зарегистрированное наименование компании в точности как в реестре Companies House;
- регистрационный номер компании;
- место регистрации, например "Registered in England and Wales" или "Registered in Scotland";
- адрес зарегистрированного офиса, который может отличаться от фактического адреса деятельности.
Правило распространяется на каждое деловое письмо, отправленное за пределы компании, включая ответы, и на всех сотрудников, которые ведут такую переписку. За несоблюдение требований возможен штраф. Кроме того, клиент может заявить, что не понимал, с какой компанией имеет дело. Номер плательщика VAT в письмах не обязателен, хотя его необходимо указывать в счетах с VAT. На индивидуальных предпринимателей и партнёрства эти правила не распространяются, но предпринимателю, который работает под коммерческим названием, всё равно следует указывать своё имя и адрес для корреспонденции.
Юридическую строку размещают внизу мелким шрифтом, в одну или две строки. Например: "Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA." В такой формулировке есть все необходимые сведения.
Что включить в подпись и в каком порядке
- Ваше имя, затем должность.
- Название компании или логотип, в alt-тексте которого указано название.
- Один номер телефона.
- Одна ссылка. Здесь хорошо подходит страница ссылки в био: за одним адресом можно разместить сайт, страницу записи, аккаунты в соцсетях и vCard, не перегружая подпись.
- Строка с юридическими реквизитами.
Пяти строк и отдельной строки с реквизитами вполне достаточно. Всё остальное отвлекает от самого письма.
Что лучше убрать
- Мотивирующие цитаты и слоганы.
- Ряд из шести значков соцсетей. Одна ссылка на страницу со всеми профилями решает ту же задачу и работает в любом почтовом клиенте.
- Крупные изображения, баннеры и сканы рукописной подписи. Многие почтовые клиенты по умолчанию блокируют картинки, поэтому получатель увидит пустой или повреждённый блок.
- Длинные уведомления о конфиденциальности. В Великобритании у них небольшой юридический вес, а строка с обязательными реквизитами из-за них может уйти за пределы экрана. Если в вашей сфере такое уведомление принято, ограничьтесь одним предложением.
- Извинения в духе "Отправлено с телефона". Лучше настроить на телефоне ту же подпись.
Макет, который работает в Outlook и на телефонах
- Используйте текст, а не картинку. Подпись, сохранённую одним изображением, нельзя скопировать, найти через поиск или прочитать с помощью экранного диктора. Кроме того, во многих почтовых ящиках она будет заблокирована по умолчанию.
- Не делайте подпись широкой. Макет шириной около 320 пикселей удобно читать на телефоне без лишних переносов. Сейчас большинство писем открывают именно на нём.
- Выбирайте безопасные веб-шрифты. Подойдут Arial, Helvetica, Georgia или Verdana. Если фирменный шрифт не установлен на устройстве получателя, почтовый клиент заменит его другим без вашего участия.
- Добавьте один небольшой логотип с alt-текстом. Файл должен весить менее 30 КБ и иметь прозрачный фон, чтобы хорошо выглядеть в тёмной теме. Уменьшить его поможет Оптимизатор изображений.
- Учитывайте тёмную тему. Не задавайте для самой подписи чисто белый текст или полностью чёрный фон. Пусть цвета устанавливает почтовый клиент.
- Не используйте вложения. Если прикрепить логотип как вложенный файл, он будет отображаться в каждом отправленном письме.
Один раз создайте подпись в конструкторе
Конструктор email-подписей в панели Digily Link создаёт подпись по шаблону. Укажите имя, должность, номер телефона, логотип, ссылку и значки соцсетей, выберите тему, проверьте результат в предпросмотре, затем скопируйте HTML или экспортируйте подпись. Бесплатный план включает пять подписей, Starter 25, а Pro 50. Этого достаточно, чтобы у каждого сотрудника была своя версия в едином оформлении. На платных планах подписи можно назначать проектам, например по одной для каждого клиента агентства.
Вставьте HTML в настройки подписи Gmail, Outlook, Apple Mail или почтового приложения на телефоне. Если нужна простая версия без учётной записи, воспользуйтесь бесплатным инструментом Генератор подписей, который работает прямо в браузере.
Отслеживайте переходы по ссылке
Ссылка в подписи является маркетинговым каналом, поэтому её эффективность стоит измерять. Используйте короткую ссылку, например digily.bio/yourname. Тогда адрес назначения можно будет изменить, не прося всю команду обновлять подписи. Добавьте к целевой странице метки через Генератор UTM-ссылок, указав utm_source=signature и utm_medium=email. В разделе статистики будет видно, сколько переходов ежемесячно приносит подпись. Нередко их оказывается больше, чем со всех аккаунтов в соцсетях вместе.
Если вы также встречаетесь с людьми лично, можно добавить в подпись QR-код vCard. Подробнее об этом рассказано в руководстве по QR-кодам vCard для визиток. QR-код должен быть небольшим. Помните, что изображения могут блокироваться, поэтому текстовая ссылка обязана работать самостоятельно.
Частые вопросы
Нужна ли строка с реквизитами индивидуальному предпринимателю?
Требования Companies Act распространяются на зарегистрированные компании и LLP. Индивидуальному предпринимателю, который работает под коммерческим названием, всё равно следует указывать собственное имя и рабочий адрес. Это также помогает укрепить доверие.
Нужно ли добавлять реквизиты во внутренние письма и ответы?
Во внутренние письма нет. В ответы любому получателю за пределами компании да, поскольку они по-прежнему считаются деловыми письмами.
Что указывать компании из Шотландии или Северной Ирландии?
Правила те же, но формулировки отличаются. Для Шотландии указывают "Registered in Scotland" и номер SC, для Северной Ирландии "Registered in Northern Ireland" и номер NI.
Можно ли указывать юридические сведения только в первом письме?
Нет. Они должны присутствовать в каждом деловом письме, поэтому их лучше добавить в подпись, а не вводить вручную.
Как настроить одинаковую подпись для всей команды?
Создайте один дизайн в конструкторе подписей, сделайте копию для каждого сотрудника, заменив имя и номер, а затем отправьте каждому его HTML. Если реквизиты компании изменятся, достаточно обновить шаблон и один раз разослать новую версию.
Что проверить перед использованием
- Указаны зарегистрированное название, номер, место регистрации и адрес зарегистрированного офиса.
- Подпись состоит из текста и одного небольшого логотипа, а её ширина не превышает 320 пикселей.
- В подписи есть одна короткая ссылка, адрес назначения которой можно изменить позже.
- Подпись правильно выглядит в Gmail, Outlook и на телефоне, в светлой и тёмной теме.
- Все сотрудники компании используют одну и ту же версию.
