소규모 기업이 보내는 이메일의 서명은 어떤 광고보다 자주, 실제 고객이 될 가능성이 높은 사람들에게 노출됩니다. 하지만 대개 5분 만에 만든 뒤 다시 살펴보지 않습니다. 기업의 공식 정보가 담기는 만큼 법적 고지 요건도 확인해야 합니다. 이 글에서는 필요한 정보와 빼야 할 요소, Outlook에서도 깨지지 않는 구성, 서명을 한 번 만들어 팀 전체에 배포하는 방법을 설명합니다.
법적으로 확인해야 할 사항
한국에는 영국의 Companies Act 2006 및 Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008처럼 모든 업무 이메일을 업무 서신으로 보고 동일한 회사 정보를 의무적으로 표시하게 하는 일반 규정은 없습니다. 다만 법인, 주식회사 또는 유한책임조합이 해외 거래 등으로 해당 규정의 적용을 받는 경우에는 다음 정보를 표시해야 합니다.
- Companies House에 등록된 표기와 정확히 일치하는 회사명
- 회사 등록번호
- "Registered in England and Wales" 또는 "Registered in Scotland"와 같은 등록 지역
- 영업장 주소와 다를 수 있는 등록 사무소 주소
이 규정은 답장을 포함해 회사 외부로 보내는 모든 업무 이메일과 이를 보내는 모든 직원에게 적용됩니다. 준수하지 않으면 벌금이 부과될 수 있으며, 고객이 거래 상대를 알지 못했다고 주장할 근거가 될 수도 있습니다. VAT 번호는 VAT 청구서에는 필요하지만 이메일에는 표시하지 않아도 됩니다. 개인사업자와 일반 파트너십은 이 규정의 적용 대상이 아니지만, 상호를 사용하는 개인사업자라면 본인 이름과 송달 가능한 주소를 표시하는 편이 좋습니다.
법적 정보는 서명 맨 아래에 작은 글씨로 1줄이나 2줄만 넣으면 됩니다. 예를 들어 "Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA."라고 쓰면 필요한 정보가 모두 포함됩니다.
이 순서대로 넣으세요
- 이름을 먼저 쓰고 직책을 표시합니다.
- 회사명을 넣거나, 회사명을 대체 텍스트로 지정한 로고를 사용합니다.
- 전화번호는 1개만 넣습니다.
- 링크도 1개만 넣습니다. 링크 인 바이오 페이지를 사용하면 웹사이트, 예약 페이지, 소셜 계정, vCard를 하나의 주소에 담을 수 있어 서명을 짧게 유지하기 좋습니다.
- 법적 고지 문구를 넣습니다.
기본 정보 5줄과 법적 고지 문구면 충분합니다. 그 밖의 요소는 정작 전달하려는 이메일 내용에 집중하지 못하게 합니다.
빼는 것이 좋은 요소
- 명언과 홍보 문구
- 소셜 아이콘 6개를 나란히 배치한 줄. 소셜 계정을 모아 둔 페이지 링크 1개면 같은 역할을 하며 모든 이메일 클라이언트에서 작동합니다.
- 큰 이미지, 배너, 스캔한 자필 서명. 많은 이메일 클라이언트가 기본적으로 이미지를 차단하므로 수신자에게 깨진 상자만 보일 수 있습니다.
- 긴 기밀 유지 고지문. 영국에서는 법적 효력이 크지 않으며 법적 정보가 화면 밖으로 밀려납니다. 업종상 필요하다면 1문장으로 줄이세요.
- "휴대폰에서 보냈습니다"라는 사과 문구. 휴대폰에도 같은 서명을 설정하면 됩니다.
Outlook과 모바일에서도 깨지지 않는 구성
- 이미지가 아니라 텍스트를 사용하세요. 서명 전체를 이미지 1개로 저장하면 복사하거나 검색할 수 없고 스크린 리더도 읽지 못합니다. 많은 받은편지함에서 기본적으로 차단되기도 합니다.
- 폭을 좁게 유지하세요. 너비를 약 320픽셀로 맞추면 줄바꿈 문제 없이 휴대폰에서도 읽기 좋습니다. 이제 대부분의 이메일은 휴대폰에서 열립니다.
- 웹 안전 글꼴을 사용하세요. Arial, Helvetica, Georgia 또는 Verdana가 적합합니다. 수신자의 기기에 설치되지 않은 브랜드 글꼴은 의도하지 않은 다른 글꼴로 대체됩니다.
- 대체 텍스트가 있는 작은 로고 1개만 사용하세요. 다크 모드에서도 잘 보이도록 투명 배경을 사용하고 용량은 30 KB 미만으로 줄이세요. 이미지 최적화 도구로 알맞게 조정할 수 있습니다.
- 다크 모드를 고려하세요. 서명 자체에 완전한 흰색 글자나 완전한 검은색 배경을 지정하지 말고 이메일 클라이언트가 설정하도록 두세요.
- 첨부 파일로 넣지 마세요. 로고를 첨부 파일로 추가하면 보내는 이메일마다 별도 파일로 표시됩니다.
서명 생성기로 한 번만 만들어 두세요
Digily Link 대시보드의 이메일 서명 생성기는 템플릿을 바탕으로 서명을 만듭니다. 이름, 직책, 전화번호, 로고, 링크, 소셜 아이콘을 입력하고 테마를 선택한 다음 미리 본 뒤 HTML을 복사하거나 내보낼 수 있습니다. 무료 플랜은 서명 5개, Starter는 25개, Pro는 50개를 지원하므로 팀원마다 같은 디자인의 개별 서명을 제공하기에 충분합니다. 유료 플랜에서는 서명을 프로젝트에 할당할 수 있어 에이전시라면 고객별로 1개씩 관리할 수 있습니다.
HTML을 Gmail, Outlook, Apple Mail 또는 휴대폰 메일 앱의 서명 설정에 붙여 넣으세요. 계정 없이 빠르게 만들고 싶다면 무료 서명 생성기를 사용해 브라우저에서 간단한 서명을 만들 수 있습니다.
링크 성과를 측정하세요
서명 링크도 하나의 마케팅 채널이므로 그에 맞게 관리해야 합니다. 예를 들어 digily.bio/yourname과 같은 짧은 링크를 사용하면 나중에 팀 전체에 서명 수정을 요청하지 않고도 목적지를 바꿀 수 있습니다. UTM 링크 생성기에서 utm_source=signature와 utm_medium=email을 사용해 목적지에 태그도 추가하세요. 그러면 통계에서 서명이 매달 얼마나 많은 클릭을 얻는지 확인할 수 있습니다. 이 수치는 소셜 계정 전체를 합친 것보다 많은 경우도 흔합니다.
사람들을 직접 만나는 일이 있다면 명함용 vCard QR 코드 가이드에서 설명한 것처럼 서명에 vCard QR 코드를 넣는 방안도 고려할 만합니다. QR은 작게 유지하고 이미지가 차단될 수 있다는 점을 감안해 텍스트 링크만으로도 기능하도록 구성하세요.
자주 묻는 질문
개인사업자도 법적 고지 문구를 넣어야 하나요?
Companies Act 규정은 등록 회사와 LLP에 적용됩니다. 상호로 영업하는 개인사업자라면 본인 이름과 사업장 주소를 함께 표시하는 편이 좋으며, 이는 신뢰를 높이는 데도 도움이 됩니다.
사내 이메일과 답장에도 적용되나요?
사내 이메일에는 적용되지 않습니다. 하지만 회사 외부 사람에게 보내는 답장은 여전히 업무 서신이므로 적용됩니다.
스코틀랜드나 북아일랜드에 등록한 회사는 어떻게 쓰나요?
적용되는 규칙은 같고 문구만 다릅니다. 스코틀랜드 회사는 SC 번호와 함께 "Registered in Scotland"를, 북아일랜드 회사는 NI 번호와 함께 "Registered in Northern Ireland"를 표시합니다.
첫 이메일의 푸터에만 법적 정보를 넣어도 되나요?
안 됩니다. 모든 업무 이메일에 필요하므로 매번 직접 입력하는 대신 서명에 포함해야 합니다.
팀 전체에 같은 이메일 서명을 적용하려면 어떻게 하나요?
서명 생성기에서 디자인 1개를 만든 뒤 사람마다 복제해 이름과 전화번호를 바꾸고 각 직원에게 HTML을 보내세요. 회사 정보가 바뀌면 템플릿을 업데이트하고 새 버전을 한 번 배포하면 됩니다.
마지막 점검 사항
- 등록 회사명, 등록번호, 등록 지역, 등록 사무소 주소가 모두 들어 있습니다.
- 서명은 텍스트 중심이며 작은 로고 1개만 사용하고 너비는 320픽셀 미만입니다.
- 링크는 1개이며 나중에 목적지를 바꿀 수 있는 짧은 링크입니다.
- Gmail, Outlook, 휴대폰의 라이트 모드와 다크 모드에서 모두 올바르게 표시됩니다.
- 회사 구성원 모두가 같은 버전을 사용하고 있습니다.
