La firma email viene vista, dalle persone più propense ad acquistare, più spesso di qualsiasi pubblicità realizzata da una piccola azienda. Eppure, di solito viene preparata in cinque minuti e poi dimenticata. Per una società, inoltre, contiene informazioni previste dalla legge. Questa guida spiega quali dati inserire, cosa evitare, come scegliere un formato che non si rovini in Outlook e come creare una firma da distribuire a tutto il team.
Cosa prevede la legge
In Italia gli obblighi informativi derivano in particolare dall'articolo 2250 del Codice civile e dalle norme sul Registro delle imprese. Nel Regno Unito, gli obblighi equivalenti sono stabiliti dal Companies Act 2006 e dalle Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Le comunicazioni commerciali di una società devono indicare:
- la denominazione sociale registrata, esattamente come risulta dal Registro delle imprese;
- il numero di iscrizione al Registro delle imprese o il numero REA;
- il luogo di registrazione, cioè l'ufficio del Registro delle imprese presso cui la società è iscritta;
- l'indirizzo della sede legale, che può essere diverso dalla sede operativa.
La regola riguarda tutte le email aziendali inviate a persone esterne alla società, comprese le risposte, e tutti i dipendenti che le spediscono. Il mancato rispetto degli obblighi può comportare sanzioni e può anche consentire a un cliente di sostenere di non aver saputo con chi stesse trattando. La partita IVA non è richiesta in ogni email, anche se deve comparire sulle fatture soggette a IVA. Le imprese individuali e le società di persone seguono regole diverse, ma chi opera con un nome commerciale dovrebbe comunque indicare il proprio nome e un recapito valido.
La riga con i dati societari va inserita in fondo, con un testo piccolo disposto su una o due righe. Una formula come "Nook Coffee S.r.l., iscritta al Registro delle imprese di Milano, REA 12345678. Sede legale: Corso Esempio 1, 20121 Milano MI." contiene le informazioni essenziali.
Cosa inserire e in quale ordine
- Il tuo nome, seguito dal ruolo.
- Il nome dell'azienda oppure il logo, con la denominazione come testo alternativo.
- Un numero di telefono.
- Un solo link. Una pagina di link in bio è ideale perché raccoglie il sito, la pagina di prenotazione, i profili social e una vCard dietro un unico indirizzo, mantenendo breve la firma.
- La riga con i dati societari.
Cinque righe, più quella con le informazioni societarie, sono sufficienti. Tutto il resto distoglie l'attenzione dal messaggio che hai scritto.
Cosa evitare
- Citazioni motivazionali e slogan.
- Una fila di sei icone social. Un solo link a una pagina che le raccoglie svolge la stessa funzione e si apre correttamente in qualsiasi client email.
- Immagini grandi, banner e scansioni della firma autografa. Molti client bloccano le immagini per impostazione predefinita e il destinatario vede un riquadro vuoto.
- Lunghe clausole di riservatezza. In genere hanno un'efficacia giuridica limitata e spingono fuori dallo schermo i dati societari. Se il tuo settore ne richiede una, limitati a una frase.
- Le scuse come "Inviato dal mio telefono". Configura anche sullo smartphone la stessa firma.
Un formato adatto a Outlook e agli smartphone
- Usa testo, non un'immagine. Una firma salvata come singola immagine non può essere copiata, cercata o letta dagli screen reader e viene bloccata automaticamente in molte caselle di posta.
- Mantienila stretta. Una larghezza di circa 320 pixel si legge bene sullo smartphone senza andare a capo. Oggi la maggior parte delle email viene aperta proprio da un telefono.
- Scegli font compatibili con il web. Arial, Helvetica, Georgia o Verdana. Se il font del brand non è installato sul dispositivo del destinatario, verrà sostituito con un carattere che non hai scelto.
- Inserisci un solo logo piccolo, con testo alternativo. Deve pesare meno di 30 KB e avere uno sfondo trasparente, così da funzionare anche in modalità scura. L'Ottimizzatore di immagini ti aiuta a ottenere il file adatto.
- Considera la modalità scura. Nella firma evita testo bianco puro e sfondi completamente neri. Lascia che sia il client email a impostarli.
- Non usare allegati. Un logo aggiunto come allegato compare come file in ogni email inviata.
Creala una volta con il generatore di firme
Il generatore di firme email nella dashboard di Digily Link crea la firma partendo da un modello. Inserisci nome, ruolo, numero di telefono, logo, link e icone social, scegli un tema, controlla l'anteprima, quindi copia il codice HTML o esportalo. Il piano gratuito include cinque firme, Starter 25 e Pro 50, abbastanza per dare a ogni componente del team una versione personale dello stesso design. Nei piani a pagamento le firme possono essere assegnate ai progetti, una per ogni cliente se lavori in un'agenzia.
Incolla il codice HTML nelle impostazioni della firma di Gmail, Outlook, Apple Mail o dell'app di posta del telefono. Se vuoi creare rapidamente una versione senza account, lo strumento gratuito Generatore di firme ne prepara una semplice direttamente nel browser.
Misura i clic sul link
Il link nella firma è un canale di marketing e va gestito come tale. Usa uno short link, per esempio itbio.link/tuonome, così potrai cambiare in seguito la destinazione senza chiedere a tutto il team di aggiornare la firma. Aggiungi inoltre i parametri con il Generatore di link UTM, usando utm_source=signature e utm_medium=email. Le statistiche mostreranno quanti clic genera la firma ogni mese, spesso più di tutti i profili social messi insieme.
Se incontri i clienti anche di persona, puoi valutare un codice QR vCard nella firma, come illustrato nella guida ai codici QR vCard per biglietti da visita. Mantienilo piccolo e ricorda che le immagini potrebbero essere bloccate, quindi il link testuale deve funzionare anche da solo.
Domande frequenti
Una ditta individuale deve inserire i dati legali nella firma?
Le regole previste per le società iscritte non si applicano nello stesso modo alle ditte individuali. Chi lavora con un nome commerciale dovrebbe comunque indicare il proprio nome e un indirizzo professionale, anche per trasmettere maggiore affidabilità.
Gli obblighi valgono anche per le email interne e le risposte?
Per le email interne, no. Per le risposte inviate a persone esterne all'azienda, sì, perché restano comunicazioni commerciali.
Cosa cambia per una società registrata in un'altra provincia?
Le regole restano le stesse, ma cambia l'indicazione territoriale. Occorre riportare l'ufficio del Registro delle imprese competente e il relativo numero di iscrizione o REA.
Posso inserire i dati societari solo nella prima email?
No. Devono comparire in ogni email aziendale pertinente, ed è proprio per questo che conviene inserirli nella firma anziché digitarli manualmente.
Come posso dare la stessa firma a tutto il team?
Crea un design nel generatore di firme, duplicalo per ogni persona cambiando nome e numero, quindi invia a ciascuno il relativo codice HTML. Quando cambiano i dati aziendali, basta aggiornare il modello e distribuire una sola volta la nuova versione.
Controlli finali
- Denominazione registrata, numero di iscrizione, luogo di registrazione e sede legale sono tutti presenti.
- La firma è composta da testo e da un solo logo piccolo, con una larghezza inferiore a 320 pixel.
- È presente un solo link ed è uno short link che puoi modificare in seguito.
- La firma appare correttamente in Gmail, Outlook e su uno smartphone, sia in modalità chiara sia in modalità scura.
- Tutte le persone dell'azienda utilizzano la stessa versione.
