Una firma de correo aparece ante posibles clientes con más frecuencia que cualquier anuncio de una pequeña empresa, pero suele prepararse en 5 minutos y no vuelve a revisarse. Además, en una sociedad mercantil contiene información legal obligatoria. En esta guía veremos qué datos debes incluir, cuáles conviene omitir, cómo evitar que el diseño se rompa en Outlook y cómo crear una única plantilla para todo el equipo.
Qué exige la ley
En España, la normativa mercantil y la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información exigen que las comunicaciones comerciales permitan identificar claramente a la empresa. Como referencia, en Reino Unido estas obligaciones figuran en la Companies Act 2006 y en las Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Una SL, una SA u otra sociedad mercantil debe indicar:
- la denominación social registrada, exactamente como figura en el Registro Mercantil;
- el número de identificación o inscripción de la sociedad;
- el lugar de inscripción, por ejemplo, "Inscrita en el Registro Mercantil de Madrid";
- el domicilio social, que puede ser distinto de la dirección desde la que opera la empresa.
La regla se aplica a todos los correos empresariales enviados fuera de la empresa, incluidas las respuestas, y a todos los miembros de la plantilla que los envíen. El incumplimiento puede dar lugar a una sanción y también permitir que un cliente alegue que no sabía con quién estaba tratando. No es obligatorio indicar el número de IVA intracomunitario en los correos, aunque sí debe aparecer en las facturas correspondientes. Los autónomos y las sociedades no mercantiles quedan fuera de estas normas societarias, pero un autónomo que utilice un nombre comercial debe indicar igualmente su nombre y una dirección de contacto.
La línea legal debe aparecer al final, en texto pequeño y ocupando 1 o 2 líneas. Por ejemplo: "Nook Coffee SL, inscrita en el Registro Mercantil de Madrid, número 12345678. Domicilio social: Calle Ejemplo, 1, 28001 Madrid". Con eso basta.
Qué debes incluir y en qué orden
- Tu nombre y, a continuación, tu cargo.
- El nombre de la empresa, o el logotipo con el nombre como texto alternativo.
- 1 número de teléfono.
- 1 enlace. Una página de bio link es ideal porque puede reunir la web, la página de reservas, los perfiles sociales y una vCard bajo una única dirección, sin alargar la firma.
- La línea legal.
5 líneas más la información legal son suficientes. Todo lo demás compite con el mensaje que realmente has escrito.
Qué conviene omitir
- Frases inspiradoras y eslóganes.
- Una fila con 6 iconos de redes sociales. Un único enlace a una página que los reúna cumple la misma función y funciona en todos los clientes de correo.
- Imágenes grandes, banners y firmas manuscritas escaneadas. Muchos clientes bloquean las imágenes de forma predeterminada y el destinatario solo ve un recuadro vacío.
- Avisos de confidencialidad extensos. Tienen poco peso legal por sí solos y pueden desplazar la información obligatoria fuera de la pantalla. Si son habituales en tu sector, limítalos a 1 frase.
- Disculpas del tipo "Enviado desde mi teléfono". Configura la misma firma en el móvil.
Un diseño que funciona en Outlook y en móviles
- Texto, no una imagen. Una firma guardada como una única imagen no se puede copiar ni buscar, tampoco pueden leerla los lectores de pantalla y muchas bandejas de entrada la bloquean de forma predeterminada.
- Hazla estrecha. Una anchura aproximada de 320 píxeles se lee bien en el móvil sin que las líneas se corten. Hoy, la mayoría de los correos se abren en uno.
- Fuentes seguras para web. Arial, Helvetica, Georgia o Verdana. Si la fuente de tu marca no está instalada en el dispositivo del destinatario, se sustituirá por otra que no has elegido.
- 1 logotipo pequeño con texto alternativo. Debe ocupar menos de 30 KB y tener fondo transparente para funcionar en modo oscuro. El Optimizador de imágenes te permite reducirlo.
- Modo oscuro. Evita el texto blanco puro y los fondos negros puros dentro de la propia firma. Deja que el cliente de correo los adapte.
- Sin archivos adjuntos. Si añades el logotipo como adjunto, aparecerá como archivo en todos los correos que envíes.
Créala una vez con el generador de firmas
El generador de firmas de correo del panel de Digily Link crea la firma a partir de una plantilla. Introduce el nombre, el cargo, el número de teléfono, el logotipo, el enlace y los iconos sociales, elige un tema, comprueba la vista previa y copia el HTML o expórtalo. El plan gratuito incluye 5 firmas, Starter incluye 25 y Pro incluye 50, suficiente para proporcionar a cada miembro del equipo su propia versión del mismo diseño. En los planes de pago, las firmas se pueden asignar a proyectos, con 1 por cliente si trabajas en una agencia.
Pega el HTML en los ajustes de firma de Gmail, Outlook, Apple Mail o la aplicación de correo de tu teléfono. Si necesitas una versión rápida sin crear una cuenta, la herramienta gratuita Generador de firmas personalizadas crea una firma sencilla directamente en el navegador.
Mide los clics del enlace
El enlace de una firma es un canal de marketing y conviene tratarlo como tal. Utiliza un enlace corto, por ejemplo esbio.link/tunombre, para poder cambiar su destino más adelante sin pedir a todo el equipo que actualice sus firmas. Etiqueta además la URL de destino con el Generador de enlaces UTM, usando utm_source=signature y utm_medium=email. Las estadísticas mostrarán cuántos clics consigue la firma cada mes, una cifra que a menudo supera la de todas las redes sociales juntas.
Si también conoces a clientes en persona, puede merecer la pena añadir a la firma un código QR de vCard, como se explica en la guía sobre códigos QR de vCard para tarjetas de visita. Hazlo pequeño y recuerda que las imágenes pueden estar bloqueadas, por lo que el enlace de texto debe funcionar por sí solo.
Preguntas frecuentes
¿Los autónomos tienen que incluir la información legal?
Las normas societarias se aplican a las sociedades inscritas en el Registro Mercantil. Un autónomo que opere bajo un nombre comercial debe indicar igualmente su propio nombre y una dirección profesional, algo que además ayuda a transmitir confianza.
¿También hay que incluirla en los correos internos y las respuestas?
En los correos internos, no. En las respuestas a cualquier persona ajena a la empresa, sí, porque siguen siendo comunicaciones empresariales.
¿Qué ocurre si la empresa está inscrita en otra provincia?
Se aplican las mismas reglas, pero cambia la redacción. Debes indicar el Registro Mercantil correspondiente y los datos de inscripción de la sociedad.
¿Basta con poner la información legal en el primer correo?
No. Debe figurar en todos los correos empresariales, por eso conviene incluirla en la firma en lugar de escribirla a mano.
¿Cómo puedo dar la misma firma a todo el equipo?
Crea 1 diseño en el generador de firmas, duplícalo para cada persona con su nombre y su número, y envía a cada miembro su HTML. Si cambian los datos de la empresa, solo tendrás que actualizar la plantilla y distribuir la nueva versión 1 vez.
Comprobaciones finales
- La denominación registrada, el número, el lugar de inscripción y el domicilio social están incluidos.
- La firma está compuesta por texto, contiene 1 logotipo pequeño y mide menos de 320 píxeles de ancho.
- Hay 1 único enlace y es un enlace corto cuyo destino podrás cambiar más adelante.
- Se ve correctamente en Gmail, Outlook y en un teléfono, tanto en modo claro como en modo oscuro.
- Todas las personas de la empresa utilizan la misma versión.
