En mailsignatur bliver set oftere end næsten enhver annonce, en mindre virksomhed kommer til at indrykke, og ovenikøbet af de personer, der mest sandsynligt bliver kunder. Alligevel bliver den ofte sat sammen på 5 minutter og aldrig gennemgået igen. For et selskab indeholder den også vigtige juridiske oplysninger. Her får du overblik over kravene, hvad du med fordel kan undlade, hvordan du laver et layout, der ikke falder fra hinanden i Outlook, og hvordan du bygger signaturen 1 gang og deler den med hele teamet.
Hvilke oplysninger kræver reglerne?
Efter de danske regler om virksomhedsoplysninger på forretningsbreve og elektroniske meddelelser skal registrerede selskaber tydeligt oplyse, hvem afsenderen er. I Storbritannien følger tilsvarende krav blandt andet af Companies Act 2006 og Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Et ApS, A/S eller andet registreret selskab skal vise:
- virksomhedens registrerede navn, præcis som det fremgår af CVR-registeret;
- virksomhedens CVR-nummer;
- virksomhedens registrerede hjemsted, for eksempel "Hjemsted: Aarhus Kommune";
- virksomhedens registrerede adresse, som godt kan være en anden end den adresse, hvor den daglige drift foregår.
Oplysningerne bør fremgå af alle forretningsmails til personer uden for virksomheden, også svar, og det gælder alle medarbejdere, der sender dem. Manglende oplysninger kan føre til sanktioner og kan samtidig give en kunde anledning til at hævde, at det ikke var tydeligt, hvem aftalen blev indgået med. Et momsnummer behøver ikke stå i mails, selv om det skal fremgå af fakturaer med moms. Enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber er ikke selskaber, men bruger en enkeltmandsvirksomhed et forretningsnavn, bør ejerens eget navn og en kontaktadresse stadig fremgå.
De juridiske oplysninger placeres nederst med lille skrift på 1 eller 2 linjer. En formulering som "Kaffekrogen ApS, CVR-nr. 12345678, hjemsted i Aarhus Kommune. Registreret adresse: Eksempelgade 1, 8000 Aarhus C." indeholder det nødvendige.
Det bør du tage med, i denne rækkefølge
- Dit navn efterfulgt af din stilling.
- Virksomhedens navn eller logoet med navnet som alt-tekst.
- 1 telefonnummer.
- 1 link. En bio-linkside er velegnet her, fordi den kan samle hjemmesiden, bookingsiden, profiler på sociale medier og et vCard bag 1 adresse. På den måde forbliver signaturen kort.
- Linjen med de juridiske oplysninger.
5 linjer plus de juridiske oplysninger er nok. Alt andet konkurrerer med den besked, du faktisk har skrevet.
Det kan du undlade
- Inspirerende citater og slogans.
- En række med 6 ikoner til sociale medier. 1 link til en side, der samler profilerne, gør det samme og fungerer i alle mailprogrammer.
- Store billeder, bannere og scannede håndskrevne underskrifter. Mange mailprogrammer blokerer som standard billeder, så modtageren blot ser en tom eller ødelagt boks.
- Lange fortrolighedstekster. De har kun begrænset juridisk betydning og skubber de relevante virksomhedsoplysninger ud af skærmbilledet. Hvis de forventes i din branche, så hold teksten på 1 sætning.
- Undskyldninger som "Sendt fra min telefon". Brug i stedet den samme signatur på telefonen.
Et layout, der fungerer i Outlook og på mobilen
- Brug tekst, ikke et billede. En signatur, der er gemt som 1 billede, kan hverken kopieres, gennemsøges eller læses af skærmlæsere. Desuden bliver den som standard blokeret i mange indbakker.
- Hold den smal. En bredde på omkring 320 pixels er let at læse på en telefon uden uhensigtsmæssige linjeskift. De fleste mails bliver nu åbnet på en telefon.
- Brug websikre skrifttyper. Arial, Helvetica, Georgia eller Verdana. Hvis din brandskrifttype ikke er installeret på modtagerens enhed, bliver den erstattet af en skrifttype, du ikke selv har valgt.
- Brug 1 lille logo med alt-tekst. Hold filen under 30 KB, og brug en gennemsigtig baggrund, så logoet også fungerer i mørk tilstand. Billedoptimering hjælper dig med at få filen derned.
- Tænk på mørk tilstand. Undgå helt hvid tekst og helt sorte baggrunde i selve signaturen. Lad mailprogrammet styre farverne.
- Undgå vedhæftede filer. Et logo, der tilføjes som en vedhæftet fil, vises som en fil i hver eneste mail, du sender.
Byg den 1 gang med Signaturgenerator
Værktøjet til mailsignaturer i Digily Link-kontrolpanelet bygger signaturen ud fra en skabelon. Indtast navn, stilling, telefonnummer, logo, link og ikoner til sociale medier, vælg et tema, se resultatet, og kopiér derefter HTML-koden eller eksportér signaturen. Gratisabonnementet indeholder 5 signaturer, Starter 25 og Pro 50. Det er nok til at give hvert medlem af et team sin egen udgave af det samme design. På de betalte abonnementer kan signaturer knyttes til projekter, for eksempel 1 til hver kunde, hvis du driver et bureau.
Indsæt HTML-koden i signaturindstillingerne i Gmail, Outlook, Apple Mail eller mailappen på din telefon. Hvis du vil lave en hurtig version uden en konto, kan det gratis værktøj Signaturgenerator bygge en enkel signatur direkte i browseren.
Mål trafikken fra linket
Et link i en mailsignatur er en markedsføringskanal, så behandl det som 1. Brug et kort link, for eksempel digily.bio/ditnavn, så destinationen senere kan ændres, uden at hele teamet skal opdatere deres signaturer. Føj UTM-parametre til destinationen med UTM link generator, og brug utm_source=signature og utm_medium=email. Under statistik kan du derefter se, hvor mange klik signaturen skaber hver måned. Det er ofte flere end virksomhedens profiler på sociale medier tilsammen.
Hvis du også møder kunder og samarbejdspartnere fysisk, kan en vCard QR-kode i signaturen være værd at overveje. Du kan læse mere i guiden til vCard QR-koder på visitkort. Hold den lille, og husk, at billeder kan være blokeret. Tekstlinket skal derfor kunne fungere alene.
Ofte stillede spørgsmål
Skal en enkeltmandsvirksomhed have juridiske oplysninger i signaturen?
Selskabsreglerne gælder for registrerede selskaber. Driver du en enkeltmandsvirksomhed under et forretningsnavn, bør du stadig oplyse dit eget navn og en virksomhedsadresse. Det er også god praksis og gør det tydeligt, hvem modtageren kommunikerer med.
Gælder kravene også interne mails og svar?
Ikke interne mails. Svar til personer uden for virksomheden bør derimod indeholde oplysningerne, fordi de stadig er en del af virksomhedens eksterne kommunikation.
Hvad hvis virksomheden er registreret i Grønland eller på Færøerne?
Princippet er det samme, men formuleringen og registreringsoplysningerne kan være anderledes. Angiv det registrerede hjemsted og det relevante virksomhedsnummer.
Kan virksomhedsoplysningerne kun stå i den første mail?
Nej. De bør fremgå af hver forretningsmail. Derfor hører de hjemme i signaturen i stedet for at blive skrevet manuelt.
Hvordan giver jeg hele teamet den samme mailsignatur?
Lav 1 design i værktøjet til mailsignaturer, kopiér det til hver medarbejder, og tilpas navn og telefonnummer. Send derefter HTML-koden til den enkelte. Når virksomhedens oplysninger ændres, skal du blot opdatere skabelonen og sende den nye version 1 gang.
Den sidste kontrol
- Det registrerede navn, CVR-nummeret, hjemstedet og den registrerede adresse er med.
- Signaturen består af tekst og 1 lille logo og er under 320 pixels bred.
- Der er 1 link, og det er et kort link, som du kan ændre senere.
- Den ser korrekt ud i Gmail, Outlook og på en telefon, både i lys og mørk tilstand.
- Alle i virksomheden bruger den samme version.
