Küçük bir işletmenin e-posta imzası, vereceği herhangi bir reklamdan daha sık ve satın alma ihtimali en yüksek kişiler tarafından görülür. Buna rağmen çoğu imza 5 dakikada hazırlanır ve bir daha gözden geçirilmez. Ayrıca şirketler için hukuki önem taşıyan bir belgedir. Bu rehberde mevzuatın gerektirdiği bilgileri, imzada yer vermemeniz gereken unsurları, Outlook'ta bozulmayan bir yerleşimi ve imzayı 1 kez hazırlayıp bütün ekibe dağıtmanın yolunu bulabilirsiniz.
Mevzuatın gerektirdiği bilgiler
Birleşik Krallık'ta 2006 tarihli Companies Act ile 2008 tarihli Companies (Trading Disclosures) Regulations kapsamında ticari e-postalar, iş mektubu sayılır. Bir limited şirket, PLC veya LLP bu e-postalarda şu bilgileri göstermelidir:
- Companies House kayıtlarında tam olarak yer alan tescilli şirket unvanı;
- şirket sicil numarası;
- örneğin "İngiltere ve Galler'de tescil edilmiştir" veya "İskoçya'da tescil edilmiştir" şeklinde tescil yeri;
- faaliyet adresinden farklı olabilecek tescilli merkez adresi.
Kural, yanıtlar dahil olmak üzere şirket dışındaki bir kişiye gönderilen her ticari e-posta ve bunları gönderen bütün çalışanlar için geçerlidir. Kurala uyulmaması para cezasına yol açabilir. Ayrıca müşterinin, kiminle iş yaptığını bilmediğini ileri sürmesine neden olabilir. E-postalarda VAT numarası bulunması gerekmez, ancak VAT faturalarında zorunludur. Şahıs işletmeleri ve ortaklıklar bu düzenlemelerin dışındadır. Bununla birlikte ticari unvan kullanan bir şahıs işletmesi, işletme sahibinin adını ve tebligata uygun bir adresi yine de belirtmelidir.
Yasal bilgiler, imzanın en altında küçük metinle 1 veya 2 satır halinde yer alır. Örneğin "Örnek Kahve Ltd. Şti., şirket sicil numarası 12345678. Kayıtlı merkez: Örnek Caddesi No. 1, Kadıköy, İstanbul." ifadesi gerekli bilgileri içerir.
İmzaya hangi sırayla ne eklenmeli?
- Adınız, ardından göreviniz.
- Şirket adı veya alternatif metninde şirket adının bulunduğu logo.
- 1 telefon numarası.
- 1 bağlantı. Burada bir bio link sayfası kullanmak idealdir. Web sitesini, rezervasyon sayfasını, sosyal medya hesaplarını ve vCard'ı tek bir adres altında topladığı için imza kısa kalır.
- Yasal bilgiler.
Yasal bilgilerle birlikte 5 satır yeterlidir. Eklediğiniz diğer her şey, asıl yazdığınız mesajla dikkat için yarışır.
İmzaya neleri eklememelisiniz?
- İlham verici sözler ve sloganlar.
- 6 sosyal medya simgesinden oluşan bir sıra. Bunları listeleyen tek bir sayfaya verilen bağlantı aynı işi görür ve bütün e-posta istemcilerinde çalışır.
- Büyük görseller, banner'lar ve taranmış el yazısı imzalar. Pek çok e-posta istemcisi görselleri varsayılan olarak engeller ve alıcı yalnızca bozuk bir kutu görür.
- Uzun gizlilik bildirimleri. Bunların Birleşik Krallık'ta hukuki ağırlığı sınırlıdır ve yasal bilgileri ekranın dışına iter. Sektörünüz böyle bir bildirim gerektiriyorsa 1 cümleyle sınırlayın.
- "Telefonumdan gönderildi" özürleri. Bunun yerine telefonda da aynı imzayı ayarlayın.
Outlook ve telefonlarda bozulmayan bir yerleşim
- Görsel değil, metin kullanın. Tek bir görsel olarak kaydedilen imza kopyalanamaz, aranamaz veya ekran okuyucular tarafından okunamaz. Ayrıca birçok gelen kutusunda varsayılan olarak engellenir.
- Dar tutun. Yaklaşık 320 piksel genişliğindeki bir imza, satırlar bozulmadan telefonda rahatça okunur. Artık e-postaların çoğu telefonda açılıyor.
- Web uyumlu yazı tipleri kullanın. Arial, Helvetica, Georgia veya Verdana'yı tercih edin. Alıcının cihazında yüklü olmayan bir marka yazı tipi, sizin seçmediğiniz başka bir yazı tipiyle değiştirilir.
- Alternatif metni olan 1 küçük logo kullanın. Logo 30 KB'ın altında ve şeffaf arka planlı olmalıdır. Böylece koyu modda da düzgün görünür. Görsel optimize edici bu boyuta ulaşmanıza yardımcı olur.
- Koyu modu hesaba katın. İmzanın kendi içinde saf beyaz metin ve tamamen siyah arka plan kullanmayın. Bu renkleri e-posta istemcisinin belirlemesine izin verin.
- Ek dosya kullanmayın. Ek olarak yerleştirilen logo, gönderdiğiniz her e-postada dosya olarak görünür.
İmza oluşturucuyla 1 kez hazırlayın
Digily Link kontrol panelindeki e-posta imzası oluşturucu, seçtiğiniz şablondan imza üretir. Adı, görevi, telefon numarasını, logoyu, bağlantıyı ve sosyal medya simgelerini girin, bir tema seçip önizleyin, ardından HTML'yi kopyalayın veya dışa aktarın. Ücretsiz plan 5, Starter 25, Pro ise 50 imza içerir. Bu sınırlar, ekipteki her kişiye aynı tasarımın kendine özel sürümünü vermek için yeterlidir. Ücretli planlarda imzalar projelere atanabilir. Ajanssanız her müşteri için 1 imza oluşturabilirsiniz.
HTML'yi Gmail, Outlook, Apple Mail veya telefonunuzdaki e-posta uygulamasının imza ayarlarına yapıştırın. Hesap açmadan hızlı bir sürüm hazırlamak isterseniz ücretsiz İmza oluşturucu aracı, tarayıcıda basit bir imza oluşturur.
Bağlantının performansını ölçün
İmzadaki bağlantı bir pazarlama kanalıdır, dolayısıyla onu da bu şekilde yönetin. trbio.link/adiniz gibi bir kısa link kullanın. Böylece daha sonra bütün ekipten imzalarını güncellemesini istemeden hedef adresi değiştirebilirsiniz. Hedef bağlantıyı UTM bağlantı oluşturucu ile utm_source=signature ve utm_medium=email parametrelerini kullanarak etiketleyin. Ardından istatistikler, imzanın her ay kaç tıklama aldığını gösterir. Bu sayı çoğu zaman sosyal medya hesaplarının toplamından daha yüksektir.
İnsanlarla yüz yüze de görüşüyorsanız imzaya vCard QR kodu eklemeyi değerlendirebilirsiniz. Ayrıntıları kartvizitler için vCard QR kodları rehberinde bulabilirsiniz. QR kodu küçük tutun ve görsellerin engellenebileceğini unutmayın. Metin bağlantısı tek başına da işlevini yerine getirmelidir.
Sık sorulan sorular
Şahıs işletmelerinin yasal bilgi satırı eklemesi gerekir mi?
Companies Act kuralları tescilli şirketler ve LLP'ler için geçerlidir. Ticari unvanla faaliyet gösteren bir şahıs işletmesi yine de işletme sahibinin adını ve iş adresini belirtmelidir. Bu, güven açısından da iyi bir uygulamadır.
Bu kurallar şirket içi e-postalar ve yanıtlar için de geçerli mi?
Şirket içi e-postalar için hayır. Şirket dışındaki kişilere gönderilen yanıtlar hâlâ iş mektubu sayıldığı için bu yanıtlar açısından evet.
Şirket yurt dışında kayıtlıysa ne yazılmalı?
Kurallar aynıdır, ancak kullanılan ifade değişir. İskoçya'da kayıtlı bir şirket "İskoçya'da tescil edilmiştir" ifadesini ve SC numarasını, Kuzey İrlanda'da kayıtlı bir şirket ise "Kuzey İrlanda'da tescil edilmiştir" ifadesini ve NI numarasını kullanır.
Yasal bilgiler yalnızca ilk e-postanın alt bilgisinde olabilir mi?
Hayır. Her ticari e-postada bu bilgilerin bulunması gerekir. Bu nedenle elle yazılmaları yerine imzanın parçası olmaları daha uygundur.
Bütün ekibin aynı e-posta imzasını kullanmasını nasıl sağlarım?
İmza oluşturucuda 1 tasarım hazırlayın, ardından bu tasarımı her kişi için adı ve telefon numarasıyla çoğaltın. Her çalışana kendi HTML'sini gönderin. Şirket bilgileri değiştiğinde yalnızca şablonu güncellemeniz ve yeni sürümü 1 kez göndermeniz yeterlidir.
Son kontroller
- Tescilli unvan, sicil numarası, tescil yeri ve kayıtlı merkez adresi eksiksiz olmalıdır.
- İmza metin biçiminde, 1 küçük logolu ve 320 pikselden dar olmalıdır.
- İmzada 1 bağlantı bulunmalı ve bu bağlantı daha sonra değiştirebileceğiniz bir kısa link olmalıdır.
- Gmail, Outlook ve telefonda, hem açık hem koyu modda doğru görünmelidir.
- Şirketteki herkes aynı sürümü kullanmalıdır.
