ลายเซ็นอีเมลของบริษัทขนาดเล็กมักปรากฏต่อหน้าคนที่มีโอกาสซื้อสินค้าหรือบริการบ่อยกว่าโฆษณาเสียอีก แต่หลายแห่งกลับใช้เวลาทำเพียง 5 นาทีแล้วไม่เคยตรวจดูอีก ในบางประเทศ ลายเซ็นนี้ยังต้องแสดงข้อมูลบริษัทตามกฎหมายด้วย คู่มือนี้อธิบายว่าธุรกิจควรใส่อะไร ตัดอะไรออก จัดอย่างไรไม่ให้เพี้ยนใน Outlook และสร้างครั้งเดียวเพื่อแจกให้ทั้งทีมได้อย่างไร
ข้อมูลบริษัทที่ควรตรวจสอบตามกฎหมาย
ในประเทศไทย ควรตรวจสอบข้อกำหนดของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกฎหมายที่ใช้กับประเภทธุรกิจของคุณว่าเอกสารหรือการติดต่อทางธุรกิจต้องแสดงข้อมูลใดบ้าง ส่วนในสหราชอาณาจักร Companies Act 2006 และ Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 ถือว่าอีเมลธุรกิจเป็นจดหมายธุรกิจ บริษัทจำกัด บริษัทมหาชน หรือ LLP จึงต้องแสดงข้อมูลต่อไปนี้:
- ชื่อบริษัทที่จดทะเบียน โดยเขียนให้ตรงกับข้อมูลในทะเบียนบริษัททุกประการ
- เลขทะเบียนบริษัท
- สถานที่จดทะเบียน เช่น "Registered in England and Wales" หรือ "Registered in Scotland"
- ที่อยู่สำนักงานจดทะเบียน ซึ่งอาจไม่ใช่ที่อยู่ที่ใช้ประกอบกิจการ
ข้อกำหนดดังกล่าวใช้กับอีเมลธุรกิจทุกฉบับที่ส่งถึงบุคคลภายนอกบริษัท รวมถึงอีเมลตอบกลับและอีเมลจากพนักงานทุกคนที่ติดต่อกับบุคคลภายนอก การไม่ปฏิบัติตามอาจมีโทษปรับ และอาจเปิดช่องให้ลูกค้าโต้แย้งว่าไม่ทราบว่ากำลังทำธุรกิจกับใคร อีเมลไม่จำเป็นต้องแสดงหมายเลข VAT แม้จะต้องมีในใบกำกับภาษี VAT ผู้ประกอบการรายบุคคลและห้างหุ้นส่วนไม่อยู่ภายใต้ข้อบังคับนี้ แต่ผู้ประกอบการรายบุคคลที่ใช้ชื่อทางธุรกิจก็ควรแสดงชื่อตนเองและที่อยู่สำหรับรับเอกสาร
ข้อมูลตามกฎหมายควรอยู่ด้านล่างสุด ใช้ข้อความขนาดเล็กและกินพื้นที่เพียง 1 หรือ 2 บรรทัด ตัวอย่างที่ครบถ้วนสำหรับบริษัทในสหราชอาณาจักรคือ "Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA."
ควรใส่อะไรบ้าง และเรียงอย่างไร
- ชื่อของคุณ ตามด้วยตำแหน่งงาน
- ชื่อบริษัท หรือโลโก้ที่กำหนดชื่อบริษัทเป็นข้อความ alt
- หมายเลขโทรศัพท์ 1 หมายเลข
- ลิงก์ 1 รายการ ตรงนี้เหมาะกับหน้า link in bio เพราะรวมเว็บไซต์ หน้าจอง บัญชีโซเชียล และ vCard ไว้หลังที่อยู่เดียว ทำให้ลายเซ็นยังสั้นกระชับ
- ข้อมูลตามกฎหมายที่ใช้กับบริษัทของคุณ
เพียง 5 บรรทัดพร้อมข้อมูลตามกฎหมายก็เพียงพอแล้ว รายการอื่นมีแต่จะแย่งความสนใจจากข้อความที่คุณตั้งใจเขียนในอีเมล
อะไรที่ไม่ควรใส่
- คำคมหรือสโลแกนที่ไม่จำเป็น
- ไอคอนโซเชียลเรียงกัน 6 รายการ ใช้ลิงก์เดียวไปยังหน้าที่รวมบัญชีทั้งหมดก็ทำหน้าที่ได้เหมือนกัน และยังใช้ได้กับโปรแกรมอีเมลทุกชนิด
- รูปภาพขนาดใหญ่ แบนเนอร์ และภาพสแกนลายมือชื่อ โปรแกรมอีเมลจำนวนมากปิดกั้นรูปภาพเป็นค่าเริ่มต้น ทำให้ผู้รับเห็นเพียงกรอบรูปที่แสดงผลไม่ได้
- ข้อความสงวนสิทธิ์เกี่ยวกับการรักษาความลับที่ยาวเกินไป ข้อความเหล่านี้มีน้ำหนักทางกฎหมายไม่มากนักในสหราชอาณาจักร และยังดันข้อมูลบริษัทจนหลุดออกจากหน้าจอ หากธุรกิจในอุตสาหกรรมของคุณนิยมใช้ ให้จำกัดไว้เพียง 1 ประโยค
- คำขอโทษว่า "ส่งจากโทรศัพท์" ควรตั้งค่าลายเซ็นเดียวกันบนโทรศัพท์แทน
รูปแบบที่ไม่เพี้ยนใน Outlook และมือถือ
- ใช้ข้อความ ไม่ใช่รูปภาพทั้งชิ้น ลายเซ็นที่บันทึกเป็นรูปเดียวจะคัดลอก ค้นหา หรืออ่านด้วยโปรแกรมอ่านหน้าจอไม่ได้ และกล่องจดหมายจำนวนมากยังปิดกั้นรูปภาพเป็นค่าเริ่มต้น
- อย่าออกแบบให้กว้างเกินไป ความกว้างประมาณ 320 พิกเซลอ่านบนโทรศัพท์ได้ดีโดยไม่ตัดบรรทัด เพราะปัจจุบันอีเมลส่วนใหญ่เปิดอ่านบนอุปกรณ์ประเภทนี้
- ใช้ฟอนต์ที่รองรับทั่วไปบนเว็บ เช่น Arial, Helvetica, Georgia หรือ Verdana หากอุปกรณ์ของผู้รับไม่มีฟอนต์ประจำแบรนด์ ระบบจะเปลี่ยนเป็นฟอนต์อื่นที่คุณไม่ได้เลือก
- ใช้โลโก้ขนาดเล็ก 1 ภาพพร้อมข้อความ alt ไฟล์ควรเล็กกว่า 30 KB และใช้พื้นหลังโปร่งใสเพื่อให้แสดงผลได้ในโหมดมืด ตัวเพิ่มประสิทธิภาพรูปภาพช่วยลดไฟล์ให้ได้ตามขนาดนี้
- รองรับโหมดมืด อย่าใช้ข้อความสีขาวล้วนหรือพื้นหลังสีดำล้วนในตัวลายเซ็น ควรปล่อยให้โปรแกรมอีเมลเป็นผู้กำหนดสีเหล่านี้
- ไม่แนบไฟล์ หากเพิ่มโลโก้เป็นไฟล์แนบ โลโก้นั้นจะปรากฏเป็นไฟล์ในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง
สร้างครั้งเดียวด้วยเครื่องมือสร้างลายเซ็น
เครื่องมือสร้างลายเซ็นอีเมลในแดชบอร์ด Digily Link สร้างลายเซ็นจากเทมเพลต เพียงกรอกชื่อ ตำแหน่ง หมายเลขโทรศัพท์ โลโก้ ลิงก์ และไอคอนโซเชียล จากนั้นเลือกธีม ดูตัวอย่าง แล้วคัดลอก HTML หรือส่งออก แผนฟรีสร้างได้ 5 ลายเซ็น Starter สร้างได้ 25 และ Pro สร้างได้ 50 จึงเพียงพอสำหรับทำลายเซ็นดีไซน์เดียวกันในเวอร์ชันเฉพาะของสมาชิกแต่ละคน แผนแบบชำระเงินยังกำหนดลายเซ็นให้แต่ละโปรเจกต์ได้ หากคุณเป็นเอเจนซีจึงแยกใช้ 1 ลายเซ็นต่อลูกค้าได้
นำ HTML ไปวางในการตั้งค่าลายเซ็นของ Gmail, Outlook, Apple Mail หรือแอปอีเมลบนโทรศัพท์ หากต้องการทำเวอร์ชันง่ายๆ โดยไม่สมัครบัญชี คุณสามารถใช้เครื่องมือสร้างลายเซ็นฟรีเพื่อสร้างในเบราว์เซอร์ได้ทันที
วัดผลจากลิงก์
ลิงก์ในลายเซ็นเป็นช่องทางการตลาด จึงควรวัดผลเหมือนช่องทางอื่น ทำให้เป็นลิงก์สั้น เช่น digily.bio/yourname เพื่อให้เปลี่ยนปลายทางภายหลังได้โดยไม่ต้องขอให้ทุกคนในทีมแก้ลายเซ็น แล้วติดแท็กปลายทางด้วยเครื่องมือสร้างลิงก์ UTM โดยใช้ utm_source=signature และ utm_medium=email จากนั้นสถิติจะแสดงจำนวนคลิกที่ลายเซ็นสร้างได้ในแต่ละเดือน ซึ่งมักมากกว่าจำนวนคลิกจากบัญชีโซเชียลทั้งหมดรวมกัน
หากคุณพบลูกค้าแบบต่อหน้าด้วย การใส่ QR code สำหรับ vCard ในลายเซ็นก็น่าพิจารณา ตามที่อธิบายไว้ในคู่มือเรื่องQR code สำหรับ vCard บนนามบัตร ควรทำให้มีขนาดเล็ก และอย่าลืมว่ารูปภาพอาจถูกปิดกั้น ดังนั้นลิงก์แบบข้อความต้องใช้งานได้ด้วยตัวเอง
คำถามที่พบบ่อย
ผู้ประกอบการรายบุคคลต้องใส่ข้อมูลตามกฎหมายในลายเซ็นไหม
กฎตาม Companies Act ของสหราชอาณาจักรใช้กับบริษัทจดทะเบียนและ LLP ส่วนผู้ประกอบการรายบุคคลที่ดำเนินธุรกิจภายใต้ชื่อการค้าก็ควรระบุชื่อตนเองและที่อยู่ธุรกิจ ซึ่งช่วยสร้างความน่าเชื่อถือด้วย สำหรับประเทศไทย ควรตรวจสอบข้อกำหนดตามรูปแบบนิติบุคคลและประเภทธุรกิจของคุณ
ต้องใส่ในอีเมลภายในและอีเมลตอบกลับด้วยไหม
ตามข้อกำหนดดังกล่าว อีเมลภายในไม่ต้องใส่ แต่อีเมลตอบกลับถึงบุคคลภายนอกต้องใส่ เพราะยังถือเป็นจดหมายธุรกิจ
บริษัทที่จดทะเบียนในสกอตแลนด์หรือไอร์แลนด์เหนือต้องเขียนอย่างไร
ใช้หลักเดียวกัน แต่เปลี่ยนข้อความเป็น "Registered in Scotland" พร้อมหมายเลข SC หรือ "Registered in Northern Ireland" พร้อมหมายเลข NI
ใส่ข้อมูลบริษัทเฉพาะอีเมลฉบับแรกได้ไหม
ไม่ได้ภายใต้ข้อกำหนดดังกล่าว อีเมลธุรกิจทุกฉบับต้องมีข้อมูลนี้ จึงควรใส่ไว้ในลายเซ็นแทนการพิมพ์เองทุกครั้ง
ทำอย่างไรให้ทุกคนในทีมใช้ลายเซ็นแบบเดียวกัน
สร้างดีไซน์หลัก 1 แบบในเครื่องมือสร้างลายเซ็น จากนั้นทำสำเนาสำหรับแต่ละคนแล้วเปลี่ยนชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ ก่อนส่ง HTML ให้เจ้าของลายเซ็นแต่ละราย เมื่อข้อมูลบริษัทเปลี่ยน คุณก็เพียงอัปเดตเทมเพลตแล้วส่งเวอร์ชันใหม่ให้ทุกคนอีกครั้ง
รายการตรวจสอบขั้นสุดท้าย
- มีชื่อจดทะเบียน เลขทะเบียน สถานที่จดทะเบียน และที่อยู่สำนักงานจดทะเบียนครบถ้วนตามข้อกำหนดที่ใช้กับบริษัท
- ลายเซ็นเป็นข้อความ มีโลโก้ขนาดเล็ก 1 ภาพ และกว้างไม่เกิน 320 พิกเซล
- มีลิงก์ 1 รายการ และเป็นลิงก์สั้นที่เปลี่ยนปลายทางภายหลังได้
- แสดงผลถูกต้องใน Gmail, Outlook และโทรศัพท์ ทั้งโหมดสว่างและโหมดมืด
- ทุกคนในบริษัทใช้ลายเซ็นเวอร์ชันเดียวกัน
