Zo maak je een professionele e-mailhandtekening voor je bedrijf

Een e-mailhandtekening wordt door potentiële klanten vaker gezien dan vrijwel iedere advertentie van een klein bedrijf. Toch wordt hij meestal in 5 minuten samengesteld en daarna nooit meer bekeken. Voor ondernemingen gelden bovendien wettelijke eisen voor zakelijke correspondentie. In deze gids lees je wat je moet vermelden, wat je beter weglaat, welke opmaak heel blijft in Outlook en hoe je 1 handtekening maakt die het hele team kan gebruiken.

Wat de wet voorschrijft

Volgens de Nederlandse regels voor zakelijke correspondentie moeten ondernemingen duidelijk maken met wie de ontvanger zaken doet. Voor Britse ondernemingen staan vergelijkbare verplichtingen in de Companies Act 2006 en de Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008, waarin zakelijke e-mails als zakelijke brieven gelden. Een Nederlandse rechtspersoon, zoals een bv of nv, vermeldt in zakelijke e-mails:

• de officiële handelsnaam, precies zoals die in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel staat;
• het KvK-nummer;
• de statutaire vestigingsplaats, bijvoorbeeld "Statutair gevestigd te Amsterdam";
• het vestigingsadres, dat kan afwijken van het adres van waaruit het bedrijf werkt.

De regel geldt voor iedere zakelijke e-mail aan iemand buiten de onderneming, ook voor antwoorden, en voor iedere medewerker die zulke berichten verstuurt. Niet voldoen aan de informatieplicht kan gevolgen hebben en kan een klant bovendien ruimte geven om te stellen dat niet duidelijk was met wie hij zaken deed. Een btw-identificatienummer hoeft niet in gewone e-mails te staan, maar wel op btw-facturen. Eenmanszaken en personenvennootschappen vallen niet onder alle regels voor rechtspersonen, maar een ondernemer die een handelsnaam gebruikt, doet er nog steeds goed aan de eigen naam en een correspondentieadres te vermelden.

Zet de juridische regel onderaan in kleine tekst, verdeeld over 1 of 2 regels. Bijvoorbeeld: "Nook Coffee BV, statutair gevestigd te Amsterdam, KvK-nummer 12345678. Vestigingsadres Voorbeeldstraat 1, 1011 AA Amsterdam." Daarmee zijn de benodigde gegevens compleet.

Wat je opneemt, in deze volgorde

1. Je naam, gevolgd door je functie.
2. De bedrijfsnaam, of het logo met de bedrijfsnaam als alt-tekst.
3. 1 telefoonnummer.
4. 1 link. Een bio-linkpagina is hiervoor ideaal, omdat je achter 1 adres je website, boekingspagina, sociale accounts en vCard kunt plaatsen. Zo blijft de handtekening kort.
5. De juridische regel.

5 regels plus de juridische regel zijn genoeg. Alles wat je verder toevoegt, leidt af van het bericht dat je daadwerkelijk hebt geschreven.

Wat je beter weglaat

• Inspirerende citaten en slogans.
• Een rij met 6 pictogrammen voor sociale media. 1 link naar een pagina waarop ze allemaal staan, doet hetzelfde en werkt in iedere e-mailclient.
• Grote afbeeldingen, banners en gescande handtekeningen. Veel e-mailclients blokkeren afbeeldingen standaard, waardoor de ontvanger alleen een leeg of beschadigd vak ziet.
• Lange vertrouwelijkheidsverklaringen. Die hebben in Nederland doorgaans weinig juridische waarde en duwen de verplichte bedrijfsgegevens buiten beeld. Is zo'n verklaring gebruikelijk in je sector, beperk hem dan tot 1 zin.
• Excuses zoals "Verzonden vanaf mijn telefoon". Stel op je telefoon liever dezelfde handtekening in.

Een opmaak die werkt in Outlook en op telefoons

• Gebruik tekst, geen afbeelding. Een handtekening die als 1 afbeelding is opgeslagen, kan niet worden gekopieerd of doorzocht en is niet leesbaar voor schermlezers. Bovendien blokkeren veel inboxen zulke afbeeldingen standaard.
• Houd hem smal. Een breedte van ongeveer 320 pixels is goed leesbaar op een telefoon zonder dat regels ongewenst worden afgebroken. De meeste e-mails worden tegenwoordig op een telefoon geopend.
• Kies webveilige lettertypen. Gebruik Arial, Helvetica, Georgia of Verdana. Als een huisstijllettertype niet op het apparaat van de ontvanger staat, wordt het vervangen door een lettertype dat je niet zelf hebt gekozen.
• Gebruik 1 klein logo met alt-tekst. Houd het bestand onder 30 KB en gebruik een transparante achtergrond, zodat het ook in de donkere modus werkt. De Afbeeldingsoptimalisator helpt je het bestand klein genoeg te maken.
• Houd rekening met de donkere modus. Gebruik in de handtekening zelf geen zuiver witte tekst of volledig zwarte achtergronden. Laat de e-mailclient die kleuren bepalen.
• Voeg niets als bijlage toe. Een logo dat als bijlage is toegevoegd, verschijnt bij iedere verzonden e-mail als afzonderlijk bestand.

Maak hem 1 keer met de Handtekeninggenerator

De Handtekeninggenerator in het dashboard van Digily Link maakt op basis van een sjabloon een e-mailhandtekening. Vul de naam, functie, het telefoonnummer, logo, de link en pictogrammen voor sociale media in, kies een thema, bekijk het voorbeeld en kopieer daarna de HTML of exporteer de handtekening. Het gratis abonnement bevat 5 handtekeningen, Starter 25 en Pro 50. Dat is genoeg om ieder teamlid een eigen versie van hetzelfde ontwerp te geven. Bij de betaalde abonnementen kun je handtekeningen aan projecten toewijzen, bijvoorbeeld 1 per klant als je een bureau hebt.

Plak de HTML in de instellingen voor handtekeningen van Gmail, Outlook, Apple Mail of de mailapp op je telefoon. Wil je zonder account snel een eenvoudige versie maken, gebruik dan de gratis Handtekeninggenerator in je browser.

Meet het gebruik van de link

Een link in je handtekening is een marketingkanaal, dus behandel hem ook zo. Gebruik een short link, bijvoorbeeld digily.bio/jouwnaam. Je kunt de bestemming dan later aanpassen zonder dat het hele team de handtekening opnieuw moet instellen. Voorzie de bestemming via de UTM-linkgenerator van utm_source=signature en utm_medium=email. In de statistieken zie je vervolgens hoeveel klikken de handtekening per maand oplevert. Dat zijn er vaak meer dan via alle sociale accounts samen.

Ontmoet je mensen ook persoonlijk, dan kan een QR-code met een vCard in de handtekening nuttig zijn. Meer daarover lees je in de gids over vCard-QR-codes voor visitekaartjes. Houd de code klein en bedenk dat afbeeldingen kunnen worden geblokkeerd. De tekstlink moet daarom zelfstandig bruikbaar blijven.

Veelgestelde vragen

Moet een eenmanszaak ook een juridische regel opnemen?

Niet alle regels voor rechtspersonen gelden voor een eenmanszaak. Wie onder een handelsnaam werkt, doet er wel goed aan de eigen naam en een zakelijk adres te vermelden. Dat maakt bovendien duidelijk met wie de ontvanger zaken doet.

Gelden de regels ook voor interne e-mails en antwoorden?

Voor interne e-mails niet. Voor antwoorden aan iemand buiten de onderneming wel, omdat die nog steeds zakelijke correspondentie zijn.

Welke regels gelden voor een Schotse of Noord-Ierse onderneming?

Daar gelden dezelfde Britse regels, maar met een andere formulering. Een Schotse onderneming vermeldt "Registered in Scotland" met het SC-nummer. Een Noord-Ierse onderneming gebruikt "Registered in Northern Ireland" met het NI-nummer.

Mag ik de bedrijfsgegevens alleen onder de eerste e-mail zetten?

Nee. Iedere zakelijke e-mail moet de gegevens bevatten. Daarom horen ze in de handtekening en kun je ze beter niet telkens met de hand invoeren.

Hoe geef ik het hele team dezelfde e-mailhandtekening?

Maak 1 ontwerp in de Handtekeninggenerator, dupliceer het voor iedere medewerker en pas per persoon de naam en het nummer aan. Stuur vervolgens iedereen de eigen HTML. Veranderen de bedrijfsgegevens, dan hoef je alleen het sjabloon bij te werken en de nieuwe versie 1 keer te versturen.

Laatste controles

• De officiële naam, het nummer, de statutaire vestigingsplaats en het vestigingsadres zijn allemaal aanwezig.
• De handtekening bestaat uit tekst met 1 klein logo en is minder dan 320 pixels breed.
• Er staat 1 link in en dat is een short link waarvan je de bestemming later kunt wijzigen.
• De handtekening ziet er goed uit in Gmail, Outlook en op een telefoon, zowel in de lichte als de donkere modus.
• Iedereen binnen het bedrijf gebruikt dezelfde versie.