किसी छोटी कंपनी का ईमेल हस्ताक्षर उसके किसी भी विज्ञापन से ज़्यादा बार उन लोगों को दिखाई देता है जिनके ग्राहक बनने की संभावना सबसे अधिक होती है। फिर भी इसे अक्सर 5 मिनट में बनाकर छोड़ दिया जाता है। कंपनी के लिए यह कानूनी जानकारी देने का माध्यम भी है। इस गाइड में जानेंगे कि कानून के अनुसार क्या देना चाहिए, क्या हटाना बेहतर है, Outlook में न बिगड़ने वाला लेआउट कैसे बनाएं और एक ही हस्ताक्षर तैयार करके पूरी टीम को कैसे दें।
कानून के अनुसार क्या देना ज़रूरी है
भारत में कंपनी के व्यावसायिक ईमेल और अन्य आधिकारिक पत्राचार पर लागू कंपनी कानूनों के अनुसार, कंपनी को अपना नाम, पंजीकृत कार्यालय का पता, Corporate Identity Number और संपर्क जानकारी दिखानी चाहिए। ब्रिटेन में यही विषय Companies Act 2006 और Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 के तहत आता है, जहां व्यावसायिक ईमेल को बिज़नेस लेटर माना जाता है। वहां limited company, PLC या LLP को इनमें यह जानकारी दिखानी होती है:
- कंपनी का पंजीकृत नाम, ठीक उसी रूप में जैसा आधिकारिक कंपनी रजिस्टर में दर्ज है;
- कंपनी पंजीकरण संख्या;
- पंजीकरण का स्थान, जैसे "Registered in England and Wales" या "Registered in Scotland";
- पंजीकृत कार्यालय का पता, जो कारोबार के पते से अलग हो सकता है।
यह नियम कंपनी से बाहर किसी व्यक्ति को भेजे गए हर व्यावसायिक ईमेल पर लागू होता है, जवाबी ईमेल पर भी, और ईमेल भेजने वाले हर कर्मचारी को इसका पालन करना चाहिए। अनुपालन न करने पर जुर्माना लग सकता है। ग्राहक यह तर्क भी दे सकता है कि उसे पता ही नहीं था कि वह किस इकाई के साथ कारोबार कर रहा है। ईमेल में VAT नंबर देना ज़रूरी नहीं है, हालांकि VAT इनवॉइस पर इसकी आवश्यकता होती है। ब्रिटेन में sole traders और partnerships इन नियमों के दायरे से बाहर हैं, लेकिन कारोबार के नाम से काम करने वाले sole trader को अपना नाम और आधिकारिक पत्राचार का पता फिर भी देना चाहिए। भारत में GST से जुड़े दस्तावेज़ों पर लागू आवश्यकताएं अलग हो सकती हैं।
कानूनी जानकारी सबसे नीचे छोटे टेक्स्ट में 1 या 2 पंक्तियों में रखें। उदाहरण के लिए, "Nook Coffee Pvt Ltd, कंपनी पंजीकरण संख्या 12345678। पंजीकृत कार्यालय: 1 Example Road, Bengaluru 560001।" पर्याप्त है।
क्या शामिल करें और किस क्रम में
- आपका नाम, फिर आपकी भूमिका।
- कंपनी का नाम, या ऐसा लोगो जिसके alt text में कंपनी का नाम हो।
- 1 फ़ोन नंबर।
- 1 लिंक। यहां बायो लिंक पेज अच्छा विकल्प है, क्योंकि वेबसाइट, बुकिंग पेज, सोशल अकाउंट और vCard एक ही पते के पीछे रखे जा सकते हैं। इससे हस्ताक्षर छोटा रहता है।
- कानूनी जानकारी वाली पंक्ति।
कानूनी जानकारी के अलावा 5 पंक्तियां पर्याप्त हैं। इससे ज़्यादा हर चीज़ आपके असली संदेश से ध्यान हटाती है।
क्या शामिल न करें
- प्रेरक कथन और टैगलाइन।
- 6 सोशल आइकन की कतार। इन सभी को सूचीबद्ध करने वाले 1 पेज का लिंक वही काम करता है और हर ईमेल क्लाइंट में चलता है।
- बड़ी तस्वीरें, बैनर और स्कैन किए गए हस्तलिखित हस्ताक्षर। कई ईमेल क्लाइंट तस्वीरों को डिफ़ॉल्ट रूप से ब्लॉक करते हैं, जिससे पाठक को टूटा हुआ बॉक्स दिखाई देता है।
- गोपनीयता से जुड़े लंबे डिस्क्लेमर। ब्रिटेन में इनका कानूनी महत्व बहुत कम होता है और ये आवश्यक कानूनी जानकारी को स्क्रीन से नीचे धकेल देते हैं। अगर आपके क्षेत्र में ऐसा डिस्क्लेमर अपेक्षित है, तो उसे 1 वाक्य तक सीमित रखें।
- "फ़ोन से भेजा गया" जैसी सफ़ाई। इसके बजाय फ़ोन पर भी वही हस्ताक्षर सेट करें।
Outlook और फ़ोन पर न बिगड़ने वाला लेआउट
- तस्वीर नहीं, टेक्स्ट रखें। पूरी तरह 1 तस्वीर के रूप में सहेजे गए हस्ताक्षर को कॉपी या खोजा नहीं जा सकता और स्क्रीन रीडर भी उसे नहीं पढ़ पाते। कई इनबॉक्स उसे डिफ़ॉल्ट रूप से ब्लॉक कर देते हैं।
- चौड़ाई कम रखें। लगभग 320 पिक्सेल चौड़ा हस्ताक्षर फ़ोन पर बिना बेतरतीब ढंग से टूटे आसानी से पढ़ा जा सकता है। अब ज़्यादातर ईमेल फ़ोन पर ही खोले जाते हैं।
- वेब-सेफ़ फ़ॉन्ट चुनें। Arial, Helvetica, Georgia या Verdana इस्तेमाल करें। अगर आपके ब्रांड का फ़ॉन्ट पाठक के डिवाइस पर इंस्टॉल नहीं है, तो उसकी जगह कोई ऐसा फ़ॉन्ट दिखाई देगा जिसे आपने नहीं चुना।
- alt text वाला 1 छोटा लोगो रखें। उसका आकार 30 KB से कम और बैकग्राउंड पारदर्शी होना चाहिए, ताकि वह dark mode में भी सही दिखे। छवि अनुकूलक से उसका आकार घटाया जा सकता है।
- Dark mode का ध्यान रखें। हस्ताक्षर में पूरी तरह सफ़ेद टेक्स्ट और पूरी तरह काला बैकग्राउंड न रखें। इनके रंग ईमेल क्लाइंट को तय करने दें।
- अटैचमेंट न जोड़ें। अटैचमेंट के रूप में जोड़ा गया लोगो आपके हर भेजे गए ईमेल के साथ फ़ाइल की तरह दिखाई देता है।
हस्ताक्षर जनरेटर से इसे एक बार बनाएं
Digily Link डैशबोर्ड का ईमेल हस्ताक्षर जनरेटर टेम्पलेट से हस्ताक्षर तैयार करता है। नाम, भूमिका, फ़ोन नंबर, लोगो, लिंक और सोशल आइकन दर्ज करें, थीम चुनें, प्रीव्यू देखें और फिर HTML कॉपी या एक्सपोर्ट करें। Free प्लान में 5, Starter में 25 और Pro में 50 हस्ताक्षर मिलते हैं। यह एक टीम के हर सदस्य को उसी डिज़ाइन का अलग संस्करण देने के लिए पर्याप्त है। Paid प्लान में हस्ताक्षर प्रोजेक्ट को असाइन किए जा सकते हैं। अगर आप एजेंसी चलाते हैं, तो हर क्लाइंट के लिए 1 हस्ताक्षर रखा जा सकता है।
HTML को Gmail, Outlook, Apple Mail या अपने फ़ोन के mail app की signature settings में पेस्ट करें। अगर अकाउंट बनाए बिना तुरंत साधारण संस्करण चाहिए, तो मुफ़्त हस्ताक्षर जनरेटर ब्राउज़र में ही इसे बना देता है।
लिंक के नतीजे मापें
हस्ताक्षर में दिया गया लिंक एक मार्केटिंग चैनल है, इसलिए इसे उसी तरह संभालें। इसे short link बनाएं, जैसे digily.bio/yourname, ताकि बाद में पूरी टीम से हस्ताक्षर बदलवाए बिना इसकी मंज़िल बदली जा सके। फिर UTM लिंक जनरेटर से utm_source=signature और utm_medium=email जोड़ें। इसके बाद आंकड़े दिखाते हैं कि हस्ताक्षर से हर महीने कितने क्लिक मिले। यह संख्या अक्सर सभी सोशल अकाउंट के कुल क्लिक से भी अधिक होती है।
अगर आप लोगों से आमने-सामने भी मिलते हैं, तो हस्ताक्षर में vCard QR code जोड़ने पर विचार किया जा सकता है। इसका तरीका बिज़नेस कार्ड के लिए vCard QR code गाइड में बताया गया है। इसे छोटा रखें और याद रखें कि तस्वीरें ब्लॉक हो सकती हैं, इसलिए टेक्स्ट लिंक अपने आप में उपयोगी होना चाहिए।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या sole trader को भी कानूनी जानकारी देनी होती है?
ब्रिटेन में Companies Act के नियम पंजीकृत कंपनियों और LLP पर लागू होते हैं। कारोबार के नाम से काम करने वाले sole trader को फिर भी अपना नाम और कारोबारी पता देना चाहिए। भरोसा बनाने के लिहाज़ से भी यह अच्छा तरीका है। भारत में sole proprietorship और पंजीकृत कंपनी की कानूनी आवश्यकताएं अलग होती हैं।
क्या यह नियम कंपनी के अंदर भेजे ईमेल और जवाब पर भी लागू होता है?
कंपनी के अंदर भेजे गए ईमेल पर नहीं। कंपनी से बाहर किसी व्यक्ति को भेजे गए जवाब पर हां, क्योंकि वह अब भी व्यावसायिक पत्राचार है।
अगर कंपनी किसी दूसरे क्षेत्र में पंजीकृत है तो क्या लिखें?
भारत में आधिकारिक पंजीकरण विवरण और पंजीकृत कार्यालय का पता ही लिखें। ब्रिटेन में नियम समान रहते हैं, लेकिन शब्द बदलते हैं। स्कॉटलैंड की कंपनी के लिए SC नंबर के साथ "Registered in Scotland" और उत्तरी आयरलैंड की कंपनी के लिए NI नंबर के साथ "Registered in Northern Ireland" लिखा जाता है।
क्या कानूनी जानकारी सिर्फ़ पहले ईमेल के footer में दे सकते हैं?
नहीं। हर व्यावसायिक ईमेल में यह जानकारी होनी चाहिए। इसलिए इसे हर बार हाथ से लिखने के बजाय हस्ताक्षर में रखना बेहतर है।
पूरी टीम को एक जैसा ईमेल हस्ताक्षर कैसे दें?
हस्ताक्षर जनरेटर में 1 डिज़ाइन बनाएं। हर व्यक्ति के नाम और नंबर के साथ उसकी कॉपी तैयार करें, फिर सभी को उनका HTML भेज दें। कंपनी की जानकारी बदलने पर सिर्फ़ टेम्पलेट अपडेट करना और नया संस्करण 1 बार भेजना होगा।
आखिरी जांच
- पंजीकृत नाम, नंबर, पंजीकरण का स्थान और पंजीकृत कार्यालय, सभी जानकारी मौजूद है।
- हस्ताक्षर टेक्स्ट में है, उसमें 1 छोटा लोगो है और उसकी चौड़ाई 320 पिक्सेल से कम है।
- सिर्फ़ 1 लिंक है और वह ऐसा short link है जिसे बाद में बदला जा सकता है।
- वह Gmail, Outlook और फ़ोन पर light और dark mode, दोनों में सही दिखता है।
- कंपनी में हर व्यक्ति उसी संस्करण का इस्तेमाल कर रहा है।
