Alamin kung ano ang dapat ilagay at alisin, anong layout ang maayos sa Outlook at phone, at paano gumawa ng reusable na email signature sa Digily Link.
Mas madalas makita ang email signature kaysa sa anumang advertisement na ilalabas ng isang maliit na kumpanya, at mismong mga taong pinakamalamang bumili ang nakakakita nito. Pero karaniwan itong ginagawa sa loob ng 5 minuto at hindi na muling sinusuri. Para sa limitadong kumpanyang nakarehistro sa UK, isa rin itong legal na dokumento. Tatalakayin sa gabay na ito ang hinihingi ng batas, ang mga dapat alisin, ang layout na hindi nasisira sa Outlook, at kung paano gumawa ng signature nang 1 beses at ipagamit ito sa buong team.
Ano ang hinihingi ng batas
Sa ilalim ng Companies Act 2006 at Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008, itinuturing na business letters ang mga business email. Dapat ilagay rito ng isang limited company, PLC o LLP na saklaw ng mga batas na ito ang sumusunod:
- ang nakarehistrong pangalan ng kumpanya, eksakto kung paano ito nakatala sa Companies House;
- ang registration number ng kumpanya;
- ang lugar ng pagpaparehistro, halimbawa, "Registered in England and Wales" o "Registered in Scotland";
- ang registered office address, na maaaring iba sa aktuwal na business address.
Nalalapat ang tuntunin sa bawat business email na ipinapadala sa sinumang nasa labas ng kumpanya, kasama ang mga reply, at sa bawat empleyadong nagpapadala ng mga ito. Maaaring humantong sa multa ang hindi pagsunod, at maaari ring ikatwiran ng customer na hindi niya alam kung sino talaga ang kausap niya. Hindi kailangang ilagay ang VAT number sa mga email, bagaman kailangan ito sa mga VAT invoice. Hindi saklaw ng mga regulasyong ito ang sole traders at partnerships, pero dapat pa ring ilagay ng sole trader na gumagamit ng business name ang sarili niyang pangalan at isang address kung saan maaaring ihatid ang mga legal na dokumento.
Ilagay ang legal na linya sa pinakailalim gamit ang maliit na text, sa 1 o 2 linya. Kumpleto na ang ganitong halimbawa: "Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA."
Ano ang ilalagay at sa anong pagkakasunod-sunod
- Ang pangalan mo, kasunod ang tungkulin mo.
- Ang pangalan ng kumpanya, o ang logo na may pangalan bilang alt text.
- 1 numero ng telepono.
- 1 link. Mainam dito ang isang bio link page dahil maaari nitong pagsama-samahin ang website, booking page, mga social account at vCard sa likod ng iisang address, kaya nananatiling maikli ang signature.
- Ang legal na linya.
Sapat na ang 5 linya at ang legal na linya. Nakikipag-agawan lang sa pansin ng mismong mensaheng isinulat mo ang lahat ng iba pa.
Ano ang dapat alisin
- Mga inspirational quote at tagline.
- Isang hanay ng 6 na social icon. Nagagawa rin ng 1 link papunta sa page na naglilista sa mga ito ang parehong trabaho, at gumagana ito sa bawat email client.
- Malalaking imahe, banner at na-scan na sulat-kamay na lagda. Maraming client ang awtomatikong nagba-block ng mga imahe, kaya sirang kahon lang ang nakikita ng mambabasa.
- Mahahabang confidentiality disclaimer. Kaunti lang ang legal na bigat ng mga ito sa UK at naitutulak pa nila palabas ng screen ang legal na linya. Kung inaasahan ito sa iyong industriya, limitahan ito sa 1 pangungusap.
- Mga paumanhing "Sent from my phone." I-set up na lang din sa phone ang parehong signature.
Layout na maayos sa Outlook at mga phone
- Text, hindi larawan. Hindi makokopya, mahahanap o mababasa ng screen reader ang signature na naka-save bilang 1 imahe, at awtomatiko rin itong bina-block sa maraming inbox.
- Panatilihin itong makitid. Madaling basahin sa phone ang lapad na humigit-kumulang 320 pixels nang hindi nababago ang hati ng mga linya. Sa phone na ngayon binubuksan ang karamihan ng email.
- Mga web-safe na font. Arial, Helvetica, Georgia o Verdana. Kapag hindi naka-install sa device ng mambabasa ang brand font, papalitan ito ng font na hindi mo pinili.
- 1 maliit na logo na may alt text. Dapat mas mababa sa 30 KB at may transparent na background para maayos ito sa dark mode. Magagamit ang Optimizer ng imahe para maabot iyon.
- Dark mode. Iwasan ang purong puting text at purong itim na background sa mismong signature. Hayaan ang email client na magtakda ng mga ito.
- Walang attachment. Lalabas bilang file sa bawat email na ipapadala mo ang logo na idinagdag bilang attachment.
Gawin ito nang 1 beses gamit ang tagabuo ng lagda
Ginagawa ng email signature builder sa dashboard ng Digily Link ang signature mula sa isang template. Ilagay ang pangalan, tungkulin, numero ng telepono, logo, link at mga social icon, pumili ng theme, tingnan ang preview, pagkatapos ay kopyahin ang HTML o i-export ito. May kasamang 5 signature ang free plan, 25 ang Starter at 50 ang Pro. Sapat ito para mabigyan ang bawat miyembro ng team ng sarili nilang bersyon ng parehong disenyo. Sa mga paid plan, maaaring italaga ang mga signature sa mga project, 1 para sa bawat client kung isa kang agency.
I-paste ang HTML sa signature settings ng Gmail, Outlook, Apple Mail o mail app ng iyong phone. Kung gusto mo ng mabilis na bersyon nang walang account, makagagawa ng simple sa browser ang libreng tool na Tagabuo ng lagda.
Sukatin ang link
Marketing channel ang link sa signature, kaya dapat mo rin itong pangasiwaan na parang isa. Gawin itong short link, halimbawa digily.bio/yourname, para mabago ito sa hinaharap nang hindi hinihiling sa buong team na i-update ang kanilang mga signature. Lagyan din ng tag ang destinasyon nito gamit ang Generator ng link ng UTM, na may utm_source=signature at utm_medium=email. Ipapakita ng mga estadistika kung ilang click ang nakukuha ng signature bawat buwan, na madalas ay mas marami kaysa sa pinagsamang nakukuha ng mga social account.
Kung personal ka ring nakikipagkita sa mga tao, sulit isaalang-alang ang vCard QR code sa signature, gaya ng inilalarawan sa gabay tungkol sa mga vCard QR code para sa business card. Panatilihin itong maliit at tandaan na maaaring ma-block ang mga imahe, kaya dapat gumana nang mag-isa ang text link.
Mga madalas itanong
Kailangan ba ng sole trader ang legal na linya?
Nalalapat ang mga tuntunin ng Companies Act sa mga nakarehistrong kumpanya at LLP. Dapat pa ring ilagay ng sole trader na gumagamit ng business name ang sarili niyang pangalan at business address. Mabuting kasanayan din ito para makuha ang tiwala ng mga customer.
Kasama ba rito ang internal email at mga reply?
Hindi kasama ang mga internal email. Kasama ang mga reply sa sinumang nasa labas ng kumpanya dahil itinuturing pa rin silang business letters.
Paano kung sa Scotland o Northern Ireland nakarehistro?
Pareho ang mga tuntunin pero iba ang wording. Gamitin ang "Registered in Scotland" kasama ang SC number, o "Registered in Northern Ireland" kasama ang NI number.
Puwede bang nasa unang email lang ang legal na impormasyon?
Hindi. Kailangan ito sa bawat business email, kaya dapat itong nasa signature sa halip na mano-manong i-type.
Paano ko maibibigay sa buong team ang parehong signature?
Gumawa ng 1 disenyo sa signature builder, i-duplicate ito para sa bawat tao kasama ang kanilang pangalan at numero, at ipadala sa bawat isa ang kanilang HTML. Kapag may pagbabago sa mga detalye ng kumpanya, i-update lang ang template at ipadala nang 1 beses ang bagong bersyon.
Mga huling dapat suriin
- Nakalagay ang nakarehistrong pangalan, numero, lugar ng pagpaparehistro at registered office.
- Text ang signature, may 1 maliit na logo, at mas mababa sa 320 pixels ang lapad.
- Mayroon itong 1 link, at isa itong short link na maaari mong baguhin sa hinaharap.
- Maayos itong tingnan sa Gmail, Outlook at phone, sa light at dark mode.
- Iisang bersyon ang ginagamit ng lahat sa kumpanya.
