Имейл подписът се вижда по-често от почти всяка реклама на малка фирма, при това от хората, които най-вероятно ще станат нейни клиенти. Въпреки това обикновено се прави за пет минути и повече не се преглежда. За регистрираното дружество той съдържа и задължителна фирмена информация. Тук ще видите какво изискват правилата, какво е по-добре да пропуснете, коя подредба не се разпада в Outlook и как да създадете подпис веднъж, а после да го предоставите на целия екип.
Какво изискват правилата
В България служебните електронни съобщения трябва ясно да показват кой стои зад тях, съобразно приложимите правила за търговската дейност и електронната търговия. Аналогичните британски изисквания са уредени в Companies Act 2006 и Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Имейлите на дружество с ограничена отговорност, публично дружество или дружество с ограничена отговорност на съдружниците трябва да съдържат:
- официалното наименование на дружеството, точно както е вписано в Търговския регистър;
- регистрационния номер на дружеството;
- мястото на регистрация, например "Регистрирано в България";
- адреса на седалището, който може да е различен от адреса, на който се извършва дейността.
Правилото се отнася за всеки служебен имейл до човек извън дружеството, включително за отговорите, както и за всеки служител, който изпраща такива съобщения. Неспазването може да доведе до санкция и да даде основание на клиент да твърди, че не е знаел с кого общува. ДДС номерът не е задължителен в имейлите, макар че трябва да присъства във фактурите с начислен ДДС. Едноличните търговци и неперсонифицираните дружества не попадат под същите изисквания, но човек, който работи под търговско наименование, все пак трябва да посочи собственото си име и адрес за връзка.
Редът със задължителната информация се поставя най-отдолу с малък шрифт, на един или два реда. Например "Nook Coffee ООД, регистрирано в България, номер на дружеството 12345678. Седалище и адрес на управление: ул. Примерна 1, София 1000." съдържа необходимото.
Какво да включите и в какъв ред
- Вашето име, следвано от длъжността ви.
- Името на фирмата или логото, като името е зададено в алтернативния текст.
- Един телефонен номер.
- Една връзка. Страница с линк в био е подходяща за тази цел, защото събира сайта, страницата за резервации, профилите в социалните мрежи и vCard зад един адрес, без да удължава подписа.
- Редът със задължителната фирмена информация.
Пет реда плюс реда със задължителната информация са напълно достатъчни. Всичко останало отвлича вниманието от съобщението, което сте написали.
Какво да пропуснете
- Вдъхновяващи цитати и рекламни слогани.
- Ред с шест икони за социални мрежи. Една връзка към страница, която ги съдържа, върши същата работа и се отваря във всеки имейл клиент.
- Големи изображения, банери и сканирани ръкописни подписи. Много имейл клиенти блокират изображенията по подразбиране и получателят вижда празно или повредено поле.
- Дълги декларации за поверителност. Те имат малка правна тежест във Великобритания и изместват задължителната информация извън видимата част на екрана. Ако във вашия сектор се очаква такава декларация, ограничете я до едно изречение.
- Извинения от типа "Изпратено от телефона ми". Вместо това настройте същия подпис и на телефона.
Подредба, която работи в Outlook и на телефон
- Текст, а не изображение. Подпис, запазен като една картинка, не може да се копира, търси или прочита от екранен четец. Освен това много входящи кутии го блокират по подразбиране.
- Поддържайте го тесен. Ширина около 320 пиксела се чете добре на телефон, без редовете да се пренасят неудобно. Днес повечето имейли се отварят именно на телефон.
- Използвайте стандартни уеб шрифтове. Подходящи са Arial, Helvetica, Georgia или Verdana. Ако брандовият ви шрифт не е инсталиран на устройството на получателя, той ще бъде заменен с друг, който не сте избрали.
- Добавете едно малко лого с алтернативен текст. Файлът трябва да е под 30 KB и с прозрачен фон, за да изглежда добре в тъмен режим. Оптимизаторът на изображения ще ви помогне да постигнете това.
- Съобразете тъмния режим. Не използвайте чисто бял текст или изцяло черен фон в самия подпис. Оставете имейл клиента да зададе тези цветове.
- Не използвайте прикачени файлове. Лого, добавено като прикачен файл, се показва като отделен файл във всеки изпратен имейл.
Създайте го веднъж с генератора на подписи
Генераторът на имейл подписи в таблото за управление на Digily Link създава подписа по готов шаблон. Въведете името, длъжността, телефонния номер, логото, връзката и иконите за социалните мрежи, изберете тема, прегледайте резултата и след това копирайте HTML кода или го експортирайте. Безплатният план включва пет подписа, Starter 25, а Pro 50. Това е достатъчно, за да получи всеки член на екипа собствен вариант със същия дизайн. При платените планове подписите могат да се разпределят по проекти, например по един за всеки клиент, ако сте агенция.
Поставете HTML кода в настройките за подпис на Gmail, Outlook, Apple Mail или приложението за електронна поща на телефона си. Ако ви трябва бърз вариант без регистрация, безплатният инструмент Генератор на подписи създава опростен подпис директно в браузъра.
Измервайте кликванията върху връзката
Връзката в подписа е маркетингов канал и трябва да се управлява като такъв. Използвайте кратка връзка, например digily.bio/yourname, за да можете по-късно да смените крайната страница, без да карате целия екип да обновява подписите си. Добавете към адреса параметри чрез Генератора на UTM връзки, като използвате utm_source=signature и utm_medium=email. След това статистиката ще показва колко кликвания носи подписът всеки месец. Често те са повече от кликванията от всички профили в социалните мрежи, взети заедно.
Ако се срещате с хора и на живо, може да добавите vCard QR код в подписа, както е описано в ръководството за vCard QR кодове за визитни картички. Кодът трябва да е малък. Имайте предвид, че изображенията може да бъдат блокирани, затова текстовата връзка трябва да работи самостоятелно.
Често задавани въпроси
Трябва ли едноличният търговец да добавя фирмени данни?
Правилата за регистрираните дружества и дружествата с ограничена отговорност на съдружниците не се прилагат по същия начин за едноличните търговци. Човек, който работи под търговско наименование, все пак трябва да посочи собственото си име и служебен адрес. Това е и добра практика, която вдъхва доверие.
Важи ли това за вътрешни имейли и отговори?
За вътрешните имейли не. За отговорите до всеки извън дружеството важи, защото те също са част от служебната кореспонденция.
Какво важи за дружество, регистрирано в друга държава?
Правилата са същите, но формулировката е различна. Например при британско дружество се посочва "Registered in Scotland" с номер, започващ със SC, или "Registered in Northern Ireland" с номер, започващ с NI.
Може ли фирмената информация да е само в първия имейл?
Не. Всеки служебен имейл трябва да я съдържа, затова мястото й е в подписа, а не сред текст, който се въвежда на ръка.
Как да настроя еднакъв подпис за целия екип?
Създайте един дизайн в генератора на подписи, направете копие за всеки човек с неговото име и номер и му изпратете съответния HTML код. Когато фирмените данни се променят, трябва само да актуализирате шаблона и веднъж да изпратите новата версия.
Последна проверка
- Официалното име, регистрационният номер, мястото на регистрация и адресът на седалището са посочени.
- Подписът е текстов, съдържа едно малко лого и е широк под 320 пиксела.
- Има една връзка и тя е кратка връзка, чиято крайна страница можете да смените по-късно.
- Изглежда правилно в Gmail, Outlook и на телефон, както в светъл, така и в тъмен режим.
- Всички във фирмата използват една и съща версия.
