小企业投放的任何广告，往往都没有电子邮件签名出现得频繁，而且看到它的通常正是最可能购买产品或服务的人。但很多签名只花5分钟拼好，此后再也没人检查。对于注册公司而言，它还可能涉及法定信息披露要求。本指南会说明应当显示哪些信息、哪些内容最好删掉、怎样避免版式在 Outlook 中散架，以及如何一次制作好签名，再交给整个团队使用。
企业邮件需要显示哪些法定信息
具体要求取决于公司的注册地和适用法律，应以当地公司登记机关的规定为准。例如在英国，《2006年公司法》和《2008年公司（交易信息披露）条例》将商务电子邮件视为商业信函。有限责任公司、PLC 或 LLP 必须在邮件中显示：
- 公司注册名称，必须与 Companies House 的登记信息完全一致；
- 公司注册编号；
- 注册地区，例如"Registered in England and Wales"或"Registered in Scotland"；
- 公司注册地址，该地址可能与实际经营地址不同。
这项规定适用于发送给公司外部人员的每一封商务邮件，包括回复邮件，也适用于所有发送此类邮件的员工。不遵守规定可能招致罚款，客户也可能据此主张自己并不清楚交易对象的真实身份。邮件中不要求显示 VAT 号码，但 VAT 发票必须包含该号码。个体经营者和普通合伙企业不受这些条例约束，不过，以商号经营的个体经营者仍应提供本人姓名和可接收法律文书的地址。
法定信息可以用较小字号放在签名底部，占一到两行即可。例如："Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA."，这样就包含了完整信息。
邮件签名应该按什么顺序写
- 你的姓名，然后是职位。
- 公司名称，或者公司标志，并在替代文本中写明公司名称。
- 一个电话号码。
- 一个链接。这里很适合使用简介链接页面，把官网、预约页面、社交账号和 vCard 集中在一个地址中，让签名保持简短。
- 法定信息。
五行主要信息再加上法定信息已经足够。其他内容只会与邮件正文争夺注意力。
哪些内容不适合放进邮件签名
- 励志名言和宣传口号。
- 一排六个社交平台图标。只需放一个汇总页面链接，就能达到同样的效果，而且适用于所有邮件客户端。
- 大尺寸图片、横幅和扫描的手写签名。许多邮件客户端默认屏蔽图片，收件人看到的可能只是一个加载失败的方框。
- 冗长的保密声明。此类声明在英国的法律效力有限，还会把法定信息挤出屏幕。如果所在行业通常要求添加，尽量压缩成一句话。
- "由手机发送"之类的致歉文字。不如直接在手机上设置相同的签名。
兼容 Outlook 和手机的签名版式
- 使用文本，不要把整个签名做成图片。保存为单张图片的签名无法复制和搜索，屏幕阅读器也无法读取，而且许多收件箱会默认屏蔽它。
- 控制宽度。宽度保持在约320像素，通常可以在手机上正常阅读，不容易发生换行。现在，大多数邮件都会在手机上打开。
- 使用网页安全字体。可以选择 Arial、Helvetica、Georgia 或 Verdana。如果收件人的设备没有安装你的品牌字体，系统会换成一种你无法控制的字体。
- 只放一个带替代文本的小标志。文件应小于30 KB，并使用透明背景，以便适应深色模式。可以用图像优化处理到合适大小。
- 兼顾深色模式。签名本身不要使用纯白文字或纯黑背景，让邮件客户端负责调整显示效果。
- 不要添加附件。如果把公司标志作为附件加入，它会在你发送的每封邮件中显示为一个文件。
使用签名生成工具一次做好
Digily Link 控制面板中的电子邮件签名生成工具会根据模板制作签名。填写姓名、职位、电话号码、公司标志、链接和社交图标，选择主题并预览，然后复制 HTML 或导出即可。免费套餐包含5个签名，Starter 包含25个，Pro 包含50个，足以让团队中的每个人都拥有采用相同设计的个人版本。付费套餐还可以把签名分配给项目。如果你经营代理机构，可以为每位客户分配一个。
把 HTML 粘贴到 Gmail、Outlook、Apple Mail 或手机邮件应用的签名设置中即可。如果只想快速制作一个版本，不想注册账号，也可以直接使用免费的签名生成工具，在浏览器中生成简单签名。
追踪签名链接的效果
签名中的链接也是一个营销渠道，应当像其他渠道一样进行管理。可以把它设为短链接，例如 digily.bio/yourname。这样以后更换目标页面时，不必要求整个团队逐一更新签名。再使用UTM链接生成为目标地址添加 utm_source=signature 和 utm_medium=email。随后即可在统计数据中查看签名每月带来的点击次数，而这个数字往往高于所有社交账号的点击总和。
如果你也经常与客户或合作伙伴当面交流，可以考虑在签名中加入 vCard QR 码，具体方法可参考名片上的 vCard QR 码指南。QR 码应保持较小，同时要记住图片可能被屏蔽，因此文字链接必须能够独立使用。
常见问题
个体经营者需要在邮件底部添加法定信息吗？
英国《公司法》的相关规定适用于注册公司和 LLP。以商号经营的个体经营者仍应提供本人姓名和营业地址，这也是提升信任度的良好做法。其他注册地的经营者应按当地适用的公司信息披露规定执行。
内部邮件和回复邮件也需要添加这些信息吗？
内部邮件不需要。回复公司以外任何人的邮件则需要，因为这类邮件仍属于商务信函。
公司注册在苏格兰或北爱尔兰时该怎么写？
适用的规则相同，但表述不同。苏格兰公司应写"Registered in Scotland"并提供 SC 编号，北爱尔兰公司则应写"Registered in Northern Ireland"并提供 NI 编号。
法定信息只放在第一封邮件的页脚里可以吗？
不可以。每一封商务邮件都需要包含这些信息，所以应把它们固定放进签名，而不是每次手动输入。
怎样让整个团队使用统一的邮件签名？
先在签名生成工具中做好一套设计，再为每个人复制一个版本，分别填写姓名和电话号码，然后把对应的 HTML 发给本人。公司信息发生变化时，只需更新模板，再统一发送一次新版签名。
发送前的最后检查
- 注册名称、注册编号、注册地区和注册地址均已包含。
- 签名以文本为主，只含一个小尺寸标志，宽度不超过320像素。
- 签名中只有一个链接，而且是以后可以更改目标地址的短链接。
- 在 Gmail、Outlook 和手机上都能正常显示，并兼容浅色与深色模式。
- 公司所有人都在使用同一版本。
