Cum creezi o semnătură de e-mail profesională pentru firmă

Semnătura de e-mail este văzută mai des decât aproape orice reclamă a unei firme mici, chiar de oamenii cu cele mai mari șanse să cumpere, dar de obicei este făcută în 5 minute și apoi uitată. Pentru o societate, este și un element al corespondenței comerciale cu implicații legale. Ghidul explică ce informații trebuie incluse, ce merită eliminat, ce structură nu se destramă în Outlook și cum poți crea o singură semnătură pe care să o folosească întreaga echipă.

Ce informații cere legea

În România, regulile aplicabile corespondenței comerciale cer firmelor să se identifice clar în documentele folosite în activitatea lor. În Regatul Unit, aceeași obligație este prevăzută de Companies Act 2006 și Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008, care tratează e-mailurile comerciale drept scrisori de afaceri. O societate trebuie să afișeze:

• denumirea înregistrată a societății, exact așa cum apare la Oficiul Național al Registrului Comerțului;
• numărul de înregistrare al societății;
• locul înregistrării, de exemplu județul în care este înmatriculată;
• adresa sediului social, care poate fi diferită de adresa punctului de lucru.

Regula se aplică fiecărui e-mail comercial trimis în afara firmei, inclusiv răspunsurilor, și fiecărui angajat care le trimite. Nerespectarea obligațiilor poate duce la o amendă și îi poate permite unui client să susțină că nu știa cu cine face afaceri. Codul de TVA nu este obligatoriu în e-mailuri, deși trebuie să apară pe facturile pentru care este necesar. Persoanele fizice autorizate și alte forme fără personalitate juridică nu intră sub aceleași reguli aplicabile societăților, dar o persoană care folosește o denumire comercială ar trebui să își afișeze numele și o adresă de contact.

Informațiile legale se așază la final, cu text mic, pe 1 sau 2 rânduri. O formulare precum "Nook Coffee SRL, înregistrată în România, număr de înregistrare 12345678. Sediu social: Strada Exemplu nr. 1, Cluj-Napoca 400001." conține toate datele necesare.

Ce să incluzi și în ce ordine

1. Numele tău, urmat de funcție.
2. Denumirea firmei sau sigla, cu denumirea introdusă ca text alternativ.
3. Un singur număr de telefon.
4. Un singur link. O pagină de link in bio este potrivită aici, deoarece poate reuni site-ul, pagina de programări, conturile sociale și un vCard în spatele unei singure adrese, iar semnătura rămâne scurtă.
5. Informațiile legale.

5 rânduri, plus informațiile legale, sunt suficiente. Orice altceva concurează cu mesajul pe care l-ai scris.

Ce să lași deoparte

• Citatele motivaționale și sloganurile.
• Un șir de 6 pictograme pentru rețele sociale. Un singur link către o pagină care le listează face același lucru și funcționează în orice client de e-mail.
• Imaginile mari, bannerele și semnăturile olografe scanate. Mulți clienți de e-mail blochează implicit imaginile, iar destinatarul vede un chenar gol.
• Clauzele lungi de confidențialitate. În România, valoarea lor juridică depinde de context, iar textul împinge informațiile obligatorii în afara ecranului. Dacă domeniul tău impune o astfel de clauză, limiteaz-o la o singură propoziție.
• Scuzele de tipul "Trimis de pe telefon". Configurează aceeași semnătură și pe telefon.

O structură care rezistă în Outlook și pe telefon

• Text, nu imagine. O semnătură salvată ca o singură imagine nu poate fi copiată, căutată sau citită de cititoarele de ecran și este blocată implicit în multe inboxuri.
• Păstreaz-o îngustă. O lățime de aproximativ 320 de pixeli se vede bine pe telefon, fără ca rândurile să se rupă necontrolat. În prezent, majoritatea e-mailurilor sunt deschise pe telefon.
• Fonturi compatibile cu mediul web. Arial, Helvetica, Georgia sau Verdana. Un font de brand care nu este instalat pe dispozitivul destinatarului va fi înlocuit cu unul pe care nu l-ai ales.
• O singură siglă mică, cu text alternativ. Sub 30 KB, pe fundal transparent, ca să funcționeze și în modul întunecat. Optimizatorul de imagini te ajută să obții dimensiunea potrivită.
• Modul întunecat. Evită textul alb pur și fundalul negru pur în semnătură. Lasă clientul de e-mail să le stabilească.
• Fără fișiere atașate. O siglă adăugată ca atașament apare ca fișier în fiecare e-mail trimis.

Creeaz-o o singură dată cu generatorul de semnături

Generatorul de semnături de e-mail din panoul Digily Link creează semnătura pornind de la un șablon. Introdu numele, funcția, numărul de telefon, sigla, linkul și pictogramele sociale, alege o temă, verifică previzualizarea, apoi copiază codul HTML sau exportă semnătura. Planul gratuit include 5 semnături, Starter include 25, iar Pro include 50, suficient pentru ca fiecare membru al echipei să aibă propria versiune a aceluiași design. În planurile cu plată, semnăturile pot fi atribuite proiectelor, câte una pentru fiecare client dacă lucrezi într-o agenție.

Inserează codul HTML în setările pentru semnături din Gmail, Outlook, Apple Mail sau aplicația de e-mail de pe telefon. Dacă vrei să creezi rapid o versiune fără cont, instrumentul gratuit Generator de semnături construiește una simplă direct în browser.

Măsoară accesările linkului

Linkul din semnătură este un canal de marketing, așa că merită tratat ca atare. Folosește un link scurt, de exemplu digily.bio/numeletau, ca să îi poți schimba ulterior destinația fără să ceri întregii echipe să își actualizeze semnăturile. Adaugă apoi etichete destinației cu Generatorul de linkuri UTM, folosind utm_source=signature și utm_medium=email. Secțiunea de statistici îți arată câte clicuri aduce semnătura în fiecare lună, adesea mai multe decât toate conturile sociale la un loc.

Dacă te întâlnești și față în față cu clienții, merită să iei în calcul un cod QR vCard în semnătură, așa cum explică ghidul despre codurile QR vCard pentru cărți de vizită. Păstrează-l mic și nu uita că imaginile pot fi blocate, deci linkul în format text trebuie să funcționeze și singur.

Întrebări frecvente

Un PFA trebuie să includă informațiile legale?

Regulile aplicabile societăților și formelor similare nu se aplică în același mod unui PFA. Totuși, o persoană care lucrează sub o denumire comercială ar trebui să includă numele propriu și adresa profesională, ceea ce contribuie și la încrederea clienților.

Regula se aplică e-mailurilor interne și răspunsurilor?

E-mailurilor interne, nu. Răspunsurilor trimise oricărei persoane din afara firmei, da, deoarece fac în continuare parte din corespondența comercială.

Formularea diferă în funcție de locul înregistrării?

Regulile sunt aceleași, dar formularea și identificatorii diferă. În România se folosesc datele de înregistrare aplicabile firmei. În Regatul Unit, de exemplu, apare "Registered in Scotland" împreună cu numărul SC sau "Registered in Northern Ireland" împreună cu numărul NI.

Pot afișa informațiile legale doar în primul e-mail?

Nu. Fiecare e-mail comercial trebuie să le conțină, motiv pentru care este mai bine să fie incluse în semnătură decât introduse manual.

Cum ofer întregii echipe aceeași semnătură?

Creează un singur design în generatorul de semnături, duplică-l pentru fiecare persoană și înlocuiește numele și numărul de telefon, apoi trimite fiecăruia codul HTML. Când se schimbă datele firmei, actualizezi șablonul și distribui o singură dată versiunea nouă.

Verificări finale

• Denumirea înregistrată, numărul, locul înregistrării și sediul social sunt toate prezente.
• Semnătura este formată din text și o singură siglă mică, având sub 320 de pixeli lățime.
• Conține un singur link, iar acesta este un link scurt a cărui destinație poate fi schimbată ulterior.
• Arată corect în Gmail, Outlook și pe telefon, atât în modul luminos, cât și în modul întunecat.
• Toți angajații firmei folosesc aceeași versiune.