Podpis e-mail pojawia się przed oczami potencjalnych klientów częściej niż niemal każda reklama małej firmy, a mimo to zwykle powstaje w 5 minut i później nikt już do niego nie wraca. W przypadku spółki jest również miejscem na dane wymagane prawem. W tym poradniku wyjaśniamy, co trzeba w nim podać, z czego lepiej zrezygnować, jak przygotować układ, który nie rozsypie się w Outlooku, oraz jak stworzyć jeden wzór dla całego zespołu.
Jakich danych wymaga prawo
W Polsce obowiązki informacyjne dotyczące korespondencji spółek wynikają przede wszystkim z Kodeksu spółek handlowych. Brytyjskimi odpowiednikami tych regulacji są Companies Act 2006 oraz Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Wiadomości wysyłane w związku z działalnością firmy należy traktować jak korespondencję biznesową. Spółka z o.o., spółka akcyjna lub prosta spółka akcyjna powinna podawać w nich:
- pełną nazwę spółki, dokładnie taką, jaka widnieje w KRS;
- numer, pod którym spółka jest zarejestrowana;
- miejsce rejestracji, w tym właściwy sąd rejestrowy;
- adres siedziby, który może być inny niż adres prowadzenia działalności.
Obowiązek dotyczy każdej służbowej wiadomości wysyłanej poza firmę, także odpowiedzi, oraz wszystkich pracowników prowadzących taką korespondencję. Brak wymaganych danych może prowadzić do nałożenia kary, a klient może również twierdzić, że nie wiedział, z kim zawierał transakcję. Numer VAT nie musi znajdować się w każdej wiadomości, choć jest wymagany na fakturach VAT. Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki osobowe nie podlegają dokładnie tym samym zasadom, ale osoba prowadząca działalność pod nazwą handlową powinna podać swoje imię i nazwisko oraz adres do doręczeń.
Informację prawną najlepiej umieścić na samym dole, mniejszym tekstem, w 1 lub 2 wierszach. Kompletny zapis może wyglądać tak: "Nook Coffee sp. z o.o., wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 12345678. Siedziba: ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa".
Co umieścić w podpisie i w jakiej kolejności
- Imię i nazwisko, a następnie stanowisko.
- Nazwa firmy albo logo z nazwą w tekście alternatywnym.
- Jeden numer telefonu.
- Jeden link. Najlepiej sprawdzi się tutaj strona link w bio, ponieważ pod jednym adresem może zawierać stronę internetową, stronę rezerwacji, profile społecznościowe i vCard, a sam podpis pozostaje krótki.
- Informacja prawna.
Wystarczy 5 wierszy oraz informacja prawna. Każdy kolejny element konkuruje z treścią napisanej wiadomości.
Z czego lepiej zrezygnować
- Inspirujące cytaty i slogany.
- Rząd 6 ikon mediów społecznościowych. Jeden link do strony zawierającej wszystkie profile spełnia tę samą funkcję i działa w każdym programie pocztowym.
- Duże grafiki, banery i skany odręcznego podpisu. Wiele programów domyślnie blokuje obrazy, więc odbiorca zobaczy tylko puste lub uszkodzone pole.
- Długie klauzule poufności. W Polsce ich znaczenie prawne bywa ograniczone, a dodatkowo spychają wymagane dane poza ekran. Jeśli w Twojej branży są przyjętym standardem, ogranicz klauzulę do 1 zdania.
- Przeprosiny w rodzaju "Wysłano z telefonu". Zamiast tego ustaw na telefonie ten sam podpis.
Układ, który działa w Outlooku i na telefonie
- Tekst zamiast obrazu. Podpis zapisany jako 1 grafika nie może być kopiowany, przeszukiwany ani odczytywany przez czytniki ekranu, a wiele skrzynek pocztowych domyślnie go zablokuje.
- Wąski układ. Szerokość około 320 pikseli dobrze wygląda na telefonie i nie powoduje niepotrzebnego zawijania treści. Obecnie większość wiadomości otwiera się właśnie na urządzeniach mobilnych.
- Bezpieczne czcionki internetowe. Arial, Helvetica, Georgia lub Verdana. Jeśli urządzenie odbiorcy nie ma zainstalowanej czcionki firmowej, program zastąpi ją innym krojem, którego nie wybierasz.
- Jedno małe logo z tekstem alternatywnym. Plik powinien mieć mniej niż 30 KB i przezroczyste tło, aby dobrze wyglądał w trybie ciemnym. Pomoże Ci w tym Optymalizator obrazów.
- Tryb ciemny. W samym podpisie unikaj czystej bieli tekstu i całkowicie czarnego tła. Pozwól programowi pocztowemu dobrać te kolory.
- Bez załączników. Logo dodane jako załącznik będzie widoczne jako osobny plik w każdej wysłanej wiadomości.
Stwórz jeden wzór w kreatorze podpisów
Kreator podpisów e-mail w panelu Digily Link generuje podpis na podstawie szablonu. Wpisz imię i nazwisko, stanowisko oraz numer telefonu, dodaj logo, link i ikony społecznościowe, wybierz motyw, sprawdź podgląd, a następnie skopiuj kod HTML lub wyeksportuj podpis. Plan bezpłatny obejmuje 5 podpisów, Starter 25, a Pro 50. To wystarczy, aby każda osoba w zespole otrzymała własną wersję tego samego projektu. W planach płatnych podpisy można przypisywać do projektów, na przykład po 1 dla każdego klienta obsługiwanego przez agencję.
Wklej kod HTML w ustawieniach podpisu w Gmailu, Outlooku, Apple Mail lub aplikacji pocztowej na telefonie. Jeśli potrzebujesz prostej wersji bez zakładania konta, bezpłatny Generator podpisów utworzy ją bezpośrednio w przeglądarce.
Mierz kliknięcia w link
Link w podpisie jest kanałem marketingowym, dlatego warto mierzyć jego skuteczność. Użyj krótkiego linku, na przykład digily.bio/twojeimie, aby później móc zmienić jego miejsce docelowe bez proszenia całego zespołu o aktualizację podpisów. Oznacz adres docelowy za pomocą Generatora linków UTM, korzystając z parametrów utm_source=signature i utm_medium=email. Statystyki pokażą wtedy, ile kliknięć miesięcznie przynosi podpis. Często jest ich więcej niż ze wszystkich profili społecznościowych razem.
Jeśli spotykasz się z klientami również osobiście, warto rozważyć umieszczenie w podpisie kodu QR vCard, zgodnie ze wskazówkami z poradnika o kodach QR vCard na wizytówkach. Kod powinien być mały. Pamiętaj też, że obrazy mogą zostać zablokowane, dlatego link tekstowy musi działać samodzielnie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy jednoosobowa działalność musi mieć informację prawną w podpisie?
Przepisy dotyczące korespondencji spółek odnoszą się przede wszystkim do podmiotów wpisanych do odpowiednich rejestrów. Osoba prowadząca jednoosobową działalność pod nazwą handlową powinna jednak podać własne imię i nazwisko oraz adres firmy. To także dobra praktyka zwiększająca wiarygodność.
Czy wymagane dane muszą być w odpowiedziach i e-mailach wewnętrznych?
W e-mailach wewnętrznych nie. W odpowiedziach wysyłanych do osób spoza firmy tak, ponieważ nadal jest to korespondencja biznesowa.
Czy zasady różnią się w przypadku spółki zarejestrowanej za granicą?
Zakres danych pozostaje podobny, ale zmienia się ich brzmienie i numer rejestracyjny. Na przykład spółka ze Szkocji używa formuły "Registered in Scotland" i numeru SC, a spółka z Irlandii Północnej formuły "Registered in Northern Ireland" i numeru NI.
Czy dane prawne mogą być tylko w pierwszym e-mailu?
Nie. Powinny znaleźć się w każdej służbowej wiadomości, dlatego najlepiej umieścić je w automatycznym podpisie zamiast wpisywać ręcznie.
Jak ustawić taki sam podpis dla całego zespołu?
Przygotuj 1 projekt w kreatorze podpisów, powiel go dla każdej osoby, zmieniając imię, nazwisko i numer telefonu, a następnie wyślij wszystkim odpowiedni kod HTML. Gdy dane firmy się zmienią, wystarczy zaktualizować szablon i 1 raz rozesłać nową wersję.
Kontrola przed wdrożeniem
- Pełna nazwa, numer, miejsce rejestracji i adres siedziby są podane.
- Podpis składa się z tekstu i 1 małego logo, a jego szerokość nie przekracza 320 pikseli.
- Zawiera 1 link, który jest krótkim linkiem możliwym do późniejszej zmiany.
- Wygląda prawidłowo w Gmailu, Outlooku i na telefonie, zarówno w trybie jasnym, jak i ciemnym.
- Wszyscy w firmie korzystają z tej samej wersji.
