Tanda tangan email dilihat lebih sering daripada iklan apa pun yang dijalankan usaha kecil, dan oleh orang-orang yang paling mungkin membeli. Namun, bagian ini biasanya dibuat dalam 5 menit lalu tidak pernah diperiksa lagi. Tanda tangan email juga dapat memuat identitas resmi perusahaan. Panduan ini membahas informasi yang perlu dicantumkan, hal yang sebaiknya dihilangkan, tata letak yang tidak berantakan di Outlook, serta cara membuatnya sekali lalu membagikannya kepada seluruh tim.
Informasi yang diwajibkan oleh hukum
Di Indonesia, tidak ada ketentuan umum yang setara dengan aturan khusus tanda tangan email perusahaan di Inggris. Namun, perusahaan tetap perlu mencantumkan identitas badan usaha secara jelas dalam korespondensi bisnis. Sebagai perbandingan, Companies Act 2006 dan Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008 menganggap email bisnis sebagai surat bisnis. Berdasarkan aturan tersebut, limited company, PLC, atau LLP wajib mencantumkan:
- nama perusahaan terdaftar, persis seperti yang tercatat dalam dokumen resmi perusahaan;
- nomor pendaftaran perusahaan;
- tempat pendaftaran, misalnya "Registered in England and Wales" atau "Registered in Scotland";
- alamat kantor terdaftar, yang mungkin berbeda dari alamat operasional.
Dalam aturan tersebut, ketentuan ini berlaku untuk setiap email bisnis yang dikirim kepada pihak di luar perusahaan, termasuk balasan, serta kepada setiap anggota staf yang mengirimkannya. Pelanggaran dapat berujung pada denda dan juga memberi ruang bagi pelanggan untuk menyatakan bahwa mereka tidak mengetahui pihak yang bertransaksi dengan mereka. Nomor VAT tidak wajib dicantumkan dalam email, meskipun wajib ada pada faktur VAT. Sole trader dan partnership tidak termasuk dalam peraturan tersebut, tetapi sole trader yang memakai nama usaha tetap sebaiknya mencantumkan nama pribadi dan alamat untuk menerima dokumen resmi.
Baris informasi hukum ditempatkan paling bawah dengan ukuran teks kecil, dalam 1 atau 2 baris. Contoh yang lengkap adalah "Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA."
Apa yang perlu dicantumkan, sesuai urutan
- Nama Anda, lalu jabatan Anda.
- Nama perusahaan, atau logo dengan nama perusahaan sebagai teks alt.
- 1 nomor telepon.
- 1 tautan. Halaman link in bio cocok digunakan di sini karena dapat memuat situs web, halaman pemesanan, akun media sosial, dan vCard di balik 1 alamat, sehingga tanda tangan tetap ringkas.
- Baris informasi hukum.
5 baris ditambah baris informasi hukum sudah cukup. Hal lain hanya akan bersaing dengan pesan utama yang Anda tulis.
Apa yang sebaiknya tidak dicantumkan
- Kutipan inspiratif dan slogan.
- Deretan 6 ikon media sosial. 1 tautan menuju halaman yang memuat semuanya memberikan fungsi yang sama dan bekerja di setiap aplikasi email.
- Gambar besar, banner, dan hasil pemindaian tanda tangan tulisan tangan. Banyak aplikasi email memblokir gambar secara default, sehingga pembaca hanya melihat kotak gambar yang rusak.
- Penafian kerahasiaan yang panjang. Dalam praktiknya, teks seperti ini hanya memiliki bobot hukum terbatas dan dapat mendorong baris informasi hukum keluar dari layar. Jika sektor Anda mengharuskannya, cukup gunakan 1 kalimat.
- Permintaan maaf seperti "Dikirim dari ponsel saya". Sebaiknya pasang tanda tangan yang sama di ponsel.
Tata letak yang tetap rapi di Outlook dan ponsel
- Gunakan teks, bukan gambar. Tanda tangan yang disimpan sebagai 1 gambar tidak bisa disalin, dicari, atau dibaca oleh pembaca layar. Gambar juga diblokir secara default di banyak kotak masuk.
- Jaga agar tetap ramping. Lebar sekitar 320 piksel nyaman dibaca di ponsel tanpa membuat baris terpotong. Sekarang, sebagian besar email dibuka melalui ponsel.
- Gunakan font yang aman untuk web. Pilih Arial, Helvetica, Georgia, atau Verdana. Font merek yang tidak terpasang pada perangkat pembaca akan diganti dengan font lain yang tidak Anda pilih.
- Gunakan 1 logo kecil dengan teks alt. Ukurannya harus di bawah 30 KB dan memakai latar transparan agar tetap sesuai dalam mode gelap. Pengoptimal gambar dapat membantu menyiapkannya.
- Perhatikan mode gelap. Hindari teks putih murni dan latar hitam murni pada tanda tangan. Biarkan aplikasi email yang mengaturnya.
- Jangan gunakan lampiran. Logo yang ditambahkan sebagai lampiran akan muncul sebagai file pada setiap email yang Anda kirim.
Buat sekali dengan pembuat tanda tangan
Pembuat tanda tangan email di dasbor Digily Link menghasilkan tanda tangan dari sebuah templat. Masukkan nama, jabatan, nomor telepon, logo, tautan, dan ikon media sosial, pilih tema, periksa pratinjau, lalu salin HTML atau ekspor hasilnya. Paket gratis mencakup 5 tanda tangan, Starter 25, dan Pro 50. Jumlah ini cukup untuk memberikan versi desain yang sama kepada setiap anggota tim. Pada paket berbayar, tanda tangan dapat ditetapkan ke proyek, 1 untuk setiap klien jika Anda menjalankan agensi.
Tempelkan HTML ke pengaturan tanda tangan di Gmail, Outlook, Apple Mail, atau aplikasi email di ponsel Anda. Jika membutuhkan versi cepat tanpa akun, alat gratis Generator tanda tangan dapat membuat versi sederhana langsung di browser.
Ukur kinerja tautan
Tautan dalam tanda tangan adalah kanal pemasaran, jadi kelola seperti kanal lainnya. Gunakan short link, misalnya digily.bio/namanda, agar tujuannya dapat diubah nanti tanpa meminta seluruh tim memperbarui tanda tangan mereka. Tambahkan penanda ke URL tujuan dengan Generator tautan UTM, menggunakan utm_source=signature dan utm_medium=email. Bagian statistik kemudian menunjukkan jumlah klik yang dihasilkan tanda tangan setiap bulan, yang sering kali lebih banyak daripada gabungan akun media sosial.
Jika Anda juga sering bertemu orang secara langsung, QR code vCard dalam tanda tangan layak dipertimbangkan, seperti dijelaskan dalam panduan QR code vCard untuk kartu nama. Pertahankan ukurannya tetap kecil dan ingat bahwa gambar mungkin diblokir, sehingga tautan teks harus tetap dapat digunakan secara mandiri.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah usaha perorangan perlu mencantumkan informasi hukum?
Aturan Companies Act berlaku untuk perusahaan terdaftar dan LLP dalam yurisdiksinya. Sole trader yang beroperasi dengan nama usaha tetap sebaiknya mencantumkan nama pribadi dan alamat bisnis. Untuk usaha perorangan di Indonesia, mencantumkan identitas pemilik atau badan usaha dan alamat bisnis juga merupakan praktik yang baik untuk membangun kepercayaan.
Apakah aturan ini berlaku untuk email internal dan balasan?
Untuk aturan tersebut, email internal tidak termasuk. Balasan kepada siapa pun di luar perusahaan termasuk, karena tetap dianggap sebagai surat bisnis.
Bagaimana jika perusahaan terdaftar di Skotlandia atau Irlandia Utara?
Aturannya sama, tetapi redaksinya berbeda. Gunakan "Registered in Scotland" dengan nomor SC, atau "Registered in Northern Ireland" dengan nomor NI.
Bolehkah informasi hukum hanya dicantumkan pada email pertama?
Tidak berdasarkan aturan tersebut. Setiap email bisnis harus memuatnya. Karena itu, informasi ini sebaiknya ditempatkan dalam tanda tangan, bukan diketik secara manual.
Bagaimana cara memberikan tanda tangan yang sama kepada seluruh tim?
Buat 1 desain di pembuat tanda tangan, duplikasikan untuk setiap orang dengan nama dan nomor masing-masing, lalu kirimkan HTML kepada mereka. Jika detail perusahaan berubah, Anda cukup memperbarui templat dan mengirimkan versi baru 1 kali.
Pemeriksaan akhir
- Nama terdaftar, nomor, tempat pendaftaran, dan alamat kantor terdaftar sudah dicantumkan.
- Tanda tangan menggunakan teks dengan 1 logo kecil dan lebarnya di bawah 320 piksel.
- Hanya ada 1 tautan, dan tautan tersebut berupa short link yang dapat diubah nanti.
- Tampilannya sudah benar di Gmail, Outlook, dan ponsel, baik dalam mode terang maupun gelap.
- Semua orang di perusahaan menggunakan versi yang sama.
