Eine E-Mail-Signatur wird von potenziellen Kunden häufiger gesehen als fast jede Werbeanzeige eines kleinen Unternehmens. Trotzdem wird sie oft in fünf Minuten zusammengestellt und danach nie wieder geprüft. Für Kapitalgesellschaften ist sie außerdem rechtlich relevant. Dieser Leitfaden zeigt, welche Angaben vorgeschrieben sind, was du besser weglässt, welches Layout auch in Outlook funktioniert und wie du eine Signatur einmal erstellst und anschließend dem gesamten Team zur Verfügung stellst.
Welche Angaben gesetzlich vorgeschrieben sind
In Deutschland gelten geschäftliche E-Mails rechtlich als Geschäftsbriefe. Die Anforderungen ergeben sich je nach Rechtsform unter anderem aus dem GmbH-Gesetz, dem Aktiengesetz und dem Handelsgesetzbuch. Im britischen Recht stehen die entsprechenden Vorgaben im Companies Act 2006 und in den Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Eine GmbH, AG oder Personengesellschaft mit entsprechender Registerpflicht muss folgende Angaben aufführen:
- den eingetragenen Unternehmensnamen, genau wie im Handelsregister;
- die Handelsregisternummer;
- das zuständige Registergericht;
- den Sitz und die Geschäftsanschrift, sofern diese voneinander abweichen.
Die Vorgaben gelten für jede geschäftliche E-Mail an Personen außerhalb des Unternehmens, einschließlich Antworten, und für alle Mitarbeitenden, die solche E-Mails versenden. Verstöße können ein Bußgeld nach sich ziehen. Außerdem könnten Kunden einwenden, nicht gewusst zu haben, mit welchem Unternehmen sie Geschäfte gemacht haben. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist in E-Mails nicht vorgeschrieben, auf umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen dagegen schon. Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts fallen nicht unter dieselben gesellschaftsrechtlichen Vorgaben. Wer als Einzelunternehmer unter einem Geschäfts- oder Fantasienamen auftritt, sollte dennoch den eigenen Namen und eine ladungsfähige Anschrift angeben.
Die Pflichtangaben stehen am Ende der Signatur in kleiner Schrift und lassen sich meist auf eine oder zwei Zeilen beschränken. Vollständig wäre zum Beispiel: "Nook Kaffee GmbH, eingetragen beim Amtsgericht Köln unter HRB 12345678. Sitz und Geschäftsanschrift: Beispielstraße 1, Gebäude 1, Köln."
Was in welcher Reihenfolge hineingehört
- Dein Name, danach deine Position.
- Der Unternehmensname oder das Logo mit dem Namen als Alt-Text.
- Eine Telefonnummer.
- Ein Link. Eine Bio-Link-Seite eignet sich dafür besonders gut, weil sie die Website, die Buchungsseite, Social-Media-Profile und eine vCard unter einer einzigen Adresse bündelt. So bleibt die Signatur kurz.
- Die Pflichtangaben.
Fünf Zeilen plus die Pflichtangaben reichen aus. Alles Weitere lenkt von der eigentlichen Nachricht ab.
Was du besser weglässt
- Motivationssprüche und Werbeslogans.
- Eine Reihe aus sechs Social-Media-Symbolen. Ein einzelner Link zu einer Seite mit allen Profilen erfüllt denselben Zweck und funktioniert in jedem E-Mail-Programm.
- Große Bilder, Banner und eingescannte handschriftliche Unterschriften. Viele Programme blockieren Bilder standardmäßig, sodass Empfänger nur einen leeren oder fehlerhaften Bereich sehen.
- Lange Vertraulichkeitshinweise. Sie haben in Deutschland meist nur geringen zusätzlichen rechtlichen Nutzen und verdrängen die Pflichtangaben vom sichtbaren Bildschirmbereich. Wenn ein solcher Hinweis in deiner Branche erwartet wird, beschränke ihn auf einen Satz.
- Entschuldigungen wie "Von meinem Smartphone gesendet". Richte stattdessen auf dem Smartphone dieselbe Signatur ein.
Ein Layout, das in Outlook und auf Smartphones funktioniert
- Text statt Bild. Eine Signatur, die als einzelnes Bild gespeichert ist, lässt sich weder kopieren noch durchsuchen oder von Screenreadern vorlesen. Außerdem wird sie in vielen Postfächern standardmäßig blockiert.
- Schmal halten. Eine Breite von etwa 320 Pixeln lässt sich auf dem Smartphone gut lesen, ohne dass Zeilen ungünstig umbrechen. Die meisten E-Mails werden inzwischen dort geöffnet.
- Websichere Schriftarten. Arial, Helvetica, Georgia oder Verdana. Ist deine Markenschrift auf dem Gerät des Empfängers nicht installiert, wird sie durch eine Schrift ersetzt, die du nicht ausgewählt hast.
- Ein kleines Logo mit Alt-Text. Die Datei sollte kleiner als 30 KB sein und einen transparenten Hintergrund haben, damit sie auch im Dunkelmodus funktioniert. Mit dem Bildoptimierer bringst du sie auf die passende Größe.
- Dunkelmodus. Verwende in der Signatur selbst weder rein weißen Text noch einen rein schwarzen Hintergrund. Überlasse diese Darstellung dem E-Mail-Programm.
- Keine Anhänge. Ein als Anhang eingefügtes Logo erscheint bei jeder versendeten E-Mail als separate Datei.
Einmal mit dem Signaturgenerator erstellen
Der E-Mail-Signaturgenerator im Dashboard von Digily Link erstellt die Signatur anhand einer Vorlage. Trage Name, Position, Telefonnummer, Logo, Link und Social-Media-Symbole ein, wähle ein Design aus, prüfe die Vorschau und kopiere anschließend den HTML-Code oder exportiere die Signatur. Im kostenlosen Tarif sind fünf Signaturen enthalten, bei Starter 25 und bei Pro 50. Damit kann jedes Teammitglied eine eigene Variante im selben Design erhalten. In den kostenpflichtigen Tarifen lassen sich Signaturen Projekten zuweisen, etwa eine pro Kunde, wenn du eine Agentur betreibst.
Füge den HTML-Code in die Signatureinstellungen von Gmail, Outlook, Apple Mail oder der Mail-App auf deinem Smartphone ein. Wenn du ohne Konto schnell eine einfache Version erstellen möchtest, kannst du den kostenlosen Signaturgenerator direkt im Browser verwenden.
Den Link messen
Ein Link in der Signatur ist ein Marketingkanal und sollte auch so behandelt werden. Verwende dafür einen Kurzlink, zum Beispiel debio.link/deinname. Dann kannst du das Ziel später ändern, ohne das gesamte Team um eine Aktualisierung seiner Signaturen bitten zu müssen. Ergänze die Zieladresse mit dem UTM-Link-Generator um utm_source=signature und utm_medium=email. In den Statistiken siehst du anschließend, wie viele Klicks die Signatur jeden Monat erzielt. Oft sind es mehr als über alle Social-Media-Profile zusammen.
Wenn du Menschen auch persönlich triffst, kann sich ein vCard-QR-Code in der Signatur lohnen. Wie das funktioniert, erklärt der Leitfaden zu vCard-QR-Codes für Visitenkarten. Halte den QR-Code klein und beachte, dass Bilder blockiert werden können. Der Textlink muss deshalb auch allein funktionieren.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen Einzelunternehmer Pflichtangaben in der Signatur?
Die gesellschaftsrechtlichen Vorschriften gelten für eingetragene Unternehmen und entsprechende Personengesellschaften. Wer als Einzelunternehmer unter einem Geschäfts- oder Fantasienamen auftritt, sollte trotzdem den eigenen Namen und eine Geschäftsanschrift angeben. Das schafft außerdem Vertrauen.
Gelten die Vorgaben auch für interne E-Mails und Antworten?
Für rein interne E-Mails gelten sie nicht. Antworten an Personen außerhalb des Unternehmens benötigen die Angaben dagegen ebenfalls, weil sie weiterhin als Geschäftsbriefe gelten.
Welche Registerangaben gehören in die Signatur?
In Deutschland sind das je nach Rechtsform das zuständige Registergericht und die Registernummer. In Schottland gelten dieselben Grundregeln mit der Formulierung "Registered in Scotland" und einer SC-Nummer, in Nordirland entsprechend "Registered in Northern Ireland" mit einer NI-Nummer.
Reichen die Pflichtangaben nur in der ersten E-Mail?
Nein. Jede geschäftliche E-Mail muss die Angaben enthalten. Deshalb gehören sie fest in die Signatur, statt jedes Mal von Hand eingefügt zu werden.
Wie bekommt das ganze Team dieselbe E-Mail-Signatur?
Erstelle im Signaturgenerator ein gemeinsames Design, dupliziere es für jede Person und passe jeweils Name und Telefonnummer an. Danach schickst du allen ihren HTML-Code. Ändern sich Unternehmensdaten, aktualisierst du die Vorlage und verteilst die neue Version einmal an das Team.
Abschließende Prüfung
- Eingetragener Name, Registernummer, Registergericht und Geschäftsanschrift sind vollständig vorhanden.
- Die Signatur besteht aus Text und einem kleinen Logo und ist weniger als 320 Pixel breit.
- Sie enthält einen einzigen Link, und dieser ist ein Kurzlink, dessen Ziel du später ändern kannst.
- Sie sieht in Gmail, Outlook und auf dem Smartphone sowohl im hellen als auch im dunklen Modus richtig aus.
- Alle im Unternehmen verwenden dieselbe Version.
