Kiçik şirkətin e-poçt imzasını reklamlarından daha çox, üstəlik, məhsul və ya xidməti almaq ehtimalı yüksək olan insanlar görür. Buna baxmayaraq, imza adətən 5 dəqiqəyə hazırlanır və bir daha nəzərdən keçirilmir. Şirkətlər üçün o, həm də rəsmi məlumat daşıyan sənəddir. Bu bələdçidə qanunvericiliyin tələb etdiyi məlumatlar, imzaya daxil edilməməli elementlər, Outlook-da pozulmayan tərtibat və bütün komanda üçün bir dəfə hazırlanıb təkrar istifadə edilə bilən imza üsulu izah olunur.
Qanunvericilik nə tələb edir
Böyük Britaniyada 2006-cı il Companies Act və 2008-ci il Companies (Trading Disclosures) Regulations qaydalarına əsasən, biznes e-poçtları işgüzar məktub sayılır. Azərbaycanda da hüquqi şəxsin rəsmi yazışmalarında kimliyini aydın göstərməsi üçün MMC, ASC və digər qeydiyyatdan keçmiş kommersiya qurumları aşağıdakı məlumatları qeyd etməlidir:
- şirkətin dövlət reyestrində göstərildiyi formada tam qeydiyyat adı;
- şirkətin qeydiyyat nömrəsi;
- qeydiyyat yeri, məsələn, "Azərbaycan Respublikasında qeydiyyatdan keçib";
- fəaliyyət ünvanından fərqlənə bilən hüquqi ünvan.
Bu qayda şirkətdən kənar şəxsə göndərilən bütün işgüzar e-poçtlara, o cümlədən cavablara və onları göndərən hər bir əməkdaşa şamil olunur. Tələblərə əməl edilməməsi cərimə ilə nəticələnə və müştəriyə hansı hüquqi şəxslə iş gördüyünü bilmədiyini iddia etmək imkanı verə bilər. ƏDV nömrəsini e-poçtlarda göstərmək tələb olunmur, lakin ƏDV hesab-fakturalarında bu məlumat olmalıdır. Fərdi sahibkarlar və ortaqlıqlar həmin şirkət qaydalarına daxil deyil. Bununla belə, biznes adından istifadə edən fərdi sahibkar öz adını və rəsmi əlaqə ünvanını göstərməlidir.
Hüquqi məlumat sətri imzanın sonunda kiçik şriftlə, 1 və ya 2 sətirdə yerləşdirilir. Məsələn, "Nook Coffee MMC, Azərbaycan Respublikasında qeydiyyatdan keçib, qeydiyyat nömrəsi 12345678. Hüquqi ünvan: Nümunə küçəsi 1, Bakı AZ1000." yazılması kifayətdir.
İmzaya nəyi və hansı ardıcıllıqla daxil etməli
- Adınız, sonra vəzifəniz.
- Şirkətin adı və ya alternativ mətnində şirkət adı göstərilən loqo.
- 1 telefon nömrəsi.
- 1 keçid. Burada bio link səhifəsi əlverişlidir. Veb saytı, rezervasiya səhifəsini, sosial media hesablarını və vCard-ı 1 ünvanda birləşdirdiyi üçün imza qısa qalır.
- Hüquqi məlumat sətri.
Hüquqi məlumat sətrindən əlavə 5 sətir kifayətdir. Qalan hər şey yazdığınız əsas mesajla diqqət uğrunda yarışır.
İmzaya nələri daxil etməməli
- Motivasiya sitatları və şüarlar.
- 6 sosial media ikonundan ibarət sıra. Onların hamısını göstərən 1 səhifəyə keçid eyni işi görür və bütün e-poçt proqramlarında açılır.
- Böyük şəkillər, bannerlər və skan edilmiş əl imzaları. Bir çox proqram şəkilləri standart olaraq bloklayır və oxucu onların yerində boş və ya pozulmuş sahə görür.
- Uzun məxfilik bildirişləri. Böyük Britaniyada onların hüquqi qüvvəsi məhduddur və belə mətnlər hüquqi məlumat sətrini ekrandan kənara çıxarır. Fəaliyyət sahənizdə belə bildiriş gözlənilirsə, onu 1 cümlə ilə məhdudlaşdırın.
- "Telefonumdan göndərilib" üzrxahlığı. Bunun əvəzinə telefonda da eyni imzanı quraşdırın.
Outlook-da və telefonlarda pozulmayan tərtibat
- Şəkil deyil, mətn. Bütöv şəkil kimi saxlanmış imzanı köçürmək, axtarışda tapmaq və ekran oxuyucusu ilə səsləndirmək mümkün deyil. Bir çox e-poçt qutusu onu standart olaraq bloklayır.
- Eni az saxlayın. Təxminən 320 piksel enində imza telefonda sətirlər nizamsız bölünmədən rahat oxunur. E-poçtların əksəriyyəti artıq telefonda açılır.
- Veb üçün təhlükəsiz şriftlər. Arial, Helvetica, Georgia və ya Verdana seçin. Oxucunun cihazında quraşdırılmamış brend şrifti sizin seçmədiyiniz başqa şriftlə əvəz olunur.
- Alternativ mətni olan 1 kiçik loqo. Ölçüsü 30 KB-dan az, fonu isə şəffaf olmalıdır ki, tünd rejimdə də düzgün görünsün. Şəkil optimallaşdırıcısı loqonu uyğun ölçüyə salmağa kömək edir.
- Tünd rejim. İmzanın özündə tam ağ mətndən və tam qara fondan istifadə etməyin. Rəngləri e-poçt proqramının müəyyən etməsinə imkan verin.
- Qoşma yoxdur. Qoşma kimi əlavə edilən loqo göndərdiyiniz hər e-poçtda ayrıca fayl kimi görünür.
İmza generatoru ilə bir dəfə hazırlayın
Digily Link idarəetmə panelindəki İmza generatoru şablon əsasında e-poçt imzası yaradır. Adı, vəzifəni, telefon nömrəsini, loqonu, keçidi və sosial media ikonlarını daxil edin, mövzu seçin, önizləməyə baxın, sonra HTML-i köçürün və ya ixrac edin. Pulsuz plana 5 imza, Starter planına 25, Pro planına isə 50 imza daxildir. Bu limit komandanın hər bir üzvünə eyni dizaynın fərdi variantını vermək üçün kifayətdir. Ödənişli planlarda imzaları layihələrə təyin etmək mümkündür. Agentliksinizsə, hər müştəri üçün ayrıca imza yarada bilərsiniz.
HTML-i Gmail, Outlook, Apple Mail və ya telefonunuzdakı poçt tətbiqinin imza parametrlərinə yerləşdirin. Hesab yaratmadan sürətli variant hazırlamaq istəyirsinizsə, pulsuz İmza generatoru brauzerdə sadə imza yaradır.
Keçidin nəticələrini ölçün
İmzadakı keçid marketinq kanalıdır, ona görə də onu bu cür idarə edin. Keçidi digily.bio/yourname kimi qısa keçidə çevirin. Beləliklə, sonradan bütün komandadan imzalarını yeniləməyi istəmədən keçidin yönləndirildiyi ünvanı dəyişə bilərsiniz. Son ünvanı UTM link generatori ilə utm_source=signature və utm_medium=email parametrlərindən istifadə edərək işarələyin. Bundan sonra statistika imzanın hər ay neçə klik gətirdiyini göstərir. Bu rəqəm çox vaxt sosial media hesablarının ümumi nəticəsindən yüksək olur.
İnsanlarla üzbəüz də görüşürsünüzsə, vizit kartları üçün vCard QR kodları bələdçisində izah edildiyi kimi, imzaya vCard QR kodu əlavə etməyi nəzərdən keçirin. QR kodu kiçik saxlayın və şəkillərin bloklana biləcəyini unutmayın. Mətn keçidi şəkil olmadan da işləməlidir.
Tez-tez verilən suallar
Fərdi sahibkar e-poçt imzasında hüquqi məlumat göstərməlidirmi?
Şirkətlərə aid qaydalar qeydiyyatdan keçmiş hüquqi şəxslərə və LLP-lərə şamil olunur. Biznes adı ilə fəaliyyət göstərən fərdi sahibkar yenə də öz adını və biznes ünvanını qeyd etməlidir. Bu, etibar baxımından da düzgün yanaşmadır.
Bu tələb daxili e-poçtlara və cavablara da aiddirmi?
Daxili e-poçtlara aid deyil. Şirkətdən kənar şəxsə göndərilən cavablara isə aiddir, çünki onlar da işgüzar yazışma sayılır.
Şirkət başqa ölkədə qeydiyyatdan keçibsə, nə yazılmalıdır?
Qaydalar eyni, ifadə forması isə qeydiyyat yerinə görə fərqlidir. Məsələn, Şotlandiyada qeydiyyatdan keçmiş şirkət "Registered in Scotland" ifadəsini və SC nömrəsini, Şimali İrlandiyada qeydiyyatdan keçmiş şirkət isə "Registered in Northern Ireland" ifadəsini və NI nömrəsini göstərir.
Hüquqi məlumatı yalnız ilk e-poçtun sonunda yazmaq olar?
Xeyr. Bu məlumat hər işgüzar e-poçtda olmalıdır. Ona görə də onu hər dəfə əl ilə yazmaq əvəzinə imzaya əlavə etmək lazımdır.
Bütün komanda üçün eyni e-poçt imzasını necə qurum?
İmza generatorunda 1 dizayn hazırlayın, hər əməkdaş üçün onun adı və nömrəsi ilə surətini yaradın, sonra HTML-i həmin şəxsə göndərin. Şirkət məlumatları dəyişəndə şablonu yeniləmək və yeni versiyanı 1 dəfə göndərmək kifayətdir.
Son yoxlamalar
- Qeydiyyat adı, nömrəsi, qeydiyyat yeri və hüquqi ünvanın hamısı göstərilib.
- İmza mətndən və 1 kiçik loqodan ibarətdir, eni 320 pikseldən azdır.
- İmzada 1 keçid var və bu, sonradan dəyişdirə biləcəyiniz qısa keçiddir.
- İmza Gmail, Outlook və telefonda, açıq və tünd rejimlərdə düzgün görünür.
- Şirkətdəki hər kəs eyni versiyadan istifadə edir.
