يرى العملاء توقيع البريد الإلكتروني أكثر من معظم الإعلانات التي تنشرها الشركات الصغيرة، ومع ذلك يُجهز غالبًا في خمس دقائق ثم لا يراجعه أحد. وقد يمثل أيضًا مستندًا قانونيًا للشركات المسجلة في بعض الدول. يوضح هذا الدليل البيانات المطلوبة، وما يستحسن حذفه، وكيفية اختيار تنسيق لا ينهار في Outlook، ثم إنشاء توقيع واحد يمكن توزيعه على الفريق كله.
تحقق من المتطلبات القانونية
تختلف البيانات الإلزامية حسب بلد تسجيل الشركة والجهة الوطنية المنظمة. ففي المملكة المتحدة مثلًا، تعد رسائل البريد الإلكتروني التجارية خطابات عمل بموجب Companies Act 2006 وCompanies (Trading Disclosures) Regulations 2008. لذلك يجب على الشركة المحدودة أو PLC أو LLP إظهار ما يلي:
- اسم الشركة المسجل، مطابقًا تمامًا لما يظهر في Companies House؛
- رقم تسجيل الشركة؛
- مكان التسجيل، مثل "Registered in England and Wales" أو "Registered in Scotland"؛
- عنوان المكتب المسجل، وقد يختلف عن عنوان مزاولة النشاط.
تنطبق هذه القاعدة على كل رسالة عمل ترسل إلى شخص من خارج الشركة، بما في ذلك الردود، وعلى كل موظف يرسل تلك الرسائل. وقد يؤدي عدم الالتزام إلى غرامة، كما قد يتيح للعميل الادعاء بأنه لم يعرف الجهة التي كان يتعامل معها. لا يلزم إدراج رقم VAT في الرسائل، لكنه مطلوب في فواتير VAT. ولا تشمل هذه اللوائح أصحاب الأعمال الفردية والشراكات، لكن على صاحب العمل الفردي الذي يستخدم اسمًا تجاريًا أن يذكر اسمه الشخصي وعنوانًا صالحًا لتلقي المراسلات.
يوضع السطر القانوني في الأسفل بحجم نص صغير، على سطر أو سطرين. ويعد نص مثل "Nook Coffee Ltd, registered in England and Wales, company number 12345678. Registered office 1 Example Street, Leeds LS1 1AA." مكتملًا.
ما الذي ينبغي إدراجه وبأي ترتيب؟
- اسمك، ثم منصبك.
- اسم الشركة، أو شعارها مع وضع الاسم في النص البديل.
- رقم هاتف واحد.
- رابط واحد. تعد صفحة رابط البايو مناسبة هنا لأنها تجمع الموقع وصفحة الحجز وحسابات التواصل وملف vCard خلف عنوان واحد، فيبقى التوقيع مختصرًا.
- السطر القانوني.
تكفي خمسة أسطر إلى جانب السطر القانوني. وكل ما يضاف إليها ينافس محتوى الرسالة التي كتبتها فعلًا.
ما الذي ينبغي حذفه؟
- الاقتباسات التحفيزية والشعارات النصية.
- صف يضم ست أيقونات لحسابات التواصل. يؤدي رابط واحد إلى صفحة تجمعها كلها الغرض نفسه، ويعمل في جميع برامج البريد.
- الصور الكبيرة واللافتات وصور التوقيعات المكتوبة بخط اليد. تحظر برامج بريد كثيرة الصور افتراضيًا، فلا يرى القارئ سوى إطار صورة معطلة.
- إشعارات السرية الطويلة. وزنها القانوني محدود في المملكة المتحدة، كما أنها تدفع السطر القانوني إلى خارج الشاشة. إذا كان قطاعك يتوقع وجودها، فاكتف بجملة واحدة.
- عبارات الاعتذار من نوع "أُرسلت من هاتفي". اضبط التوقيع نفسه على الهاتف بدلًا منها.
تنسيق يعمل في Outlook وعلى الهواتف
- استخدم النص، لا صورة واحدة. لا يمكن نسخ توقيع محفوظ كصورة واحدة أو البحث فيه أو قراءته بقارئات الشاشة، كما تحظره صناديق بريد كثيرة افتراضيًا.
- اجعل العرض محدودًا. يظهر عرض يقارب 320 بكسل بوضوح على الهاتف من دون التفاف غير مرغوب فيه. فالهواتف تُستخدم الآن لفتح معظم رسائل البريد.
- استخدم خطوطًا آمنة للويب. اختر Arial أو Helvetica أو Georgia أو Verdana. إذا لم يكن خط العلامة التجارية مثبتًا على جهاز القارئ، فسيستبدله الجهاز بخط لم تختره.
- استخدم شعارًا صغيرًا واحدًا مع نص بديل. يجب أن يقل حجمه عن 30 KB وأن تكون خلفيته شفافة ليعمل في الوضع الداكن. يساعدك محسن الصور على الوصول إلى ذلك.
- راع الوضع الداكن. تجنب النص الأبيض الخالص والخلفيات السوداء الخالصة داخل التوقيع، واترك برنامج البريد يحددها.
- لا تستخدم مرفقات. يظهر الشعار المضاف كمرفق على هيئة ملف في كل رسالة ترسلها.
أنشئه مرة واحدة باستخدام مولد التوقيع
ينشئ مولد توقيع البريد الإلكتروني في لوحة تحكم Digily Link التوقيع من قالب. أدخل الاسم والمنصب ورقم الهاتف والشعار والرابط وأيقونات التواصل، ثم اختر سمة وعاين النتيجة وانسخ HTML أو صدّره. تشمل الخطة المجانية خمسة توقيعات، وتشمل Starter عدد 25 وPro عدد 50، وهو ما يكفي لمنح كل عضو في الفريق نسخة خاصة به من التصميم نفسه. وفي الخطط المدفوعة، يمكن تعيين التوقيعات للمشروعات، بواقع توقيع لكل عميل إذا كنت تدير وكالة.
الصق HTML في إعدادات التوقيع داخل Gmail أو Outlook أو Apple Mail أو تطبيق البريد على هاتفك. وإذا أردت نسخة سريعة من دون حساب، تتيح لك أداة مولد التوقيع المجانية إنشاء توقيع بسيط داخل المتصفح.
قس أداء الرابط
رابط التوقيع قناة تسويقية، لذا تعامل معه على هذا الأساس. اجعله رابطًا قصيرًا، مثل digily.bio/yourname، حتى تتمكن من تغيير وجهته لاحقًا من دون مطالبة الفريق كله بتحديث توقيعاته. وأضف إلى الوجهة وسوم التتبع باستخدام مولد روابط UTM، مع utm_source=signature وutm_medium=email. تعرض الإحصاءات بعد ذلك عدد النقرات التي يحققها التوقيع كل شهر، وغالبًا ما يتجاوز مجموع نقرات حسابات التواصل.
إذا كنت تقابل العملاء وجهًا لوجه أيضًا، فقد يفيدك وضع رمز QR لملف vCard في التوقيع، كما يوضح دليل رموز QR لملفات vCard على بطاقات العمل. اجعله صغيرًا، وتذكر أن الصور قد تكون محظورة، لذلك يجب أن يظل الرابط النصي مفيدًا بمفرده.
الأسئلة الشائعة
هل يحتاج صاحب العمل الفردي إلى سطر قانوني في التوقيع؟
تنطبق قواعد Companies Act على الشركات المسجلة وشركات LLP. ومع ذلك، ينبغي لصاحب العمل الفردي الذي يعمل تحت اسم تجاري ذكر اسمه الشخصي وعنوان العمل، وهي أيضًا ممارسة جيدة لتعزيز الثقة.
هل تنطبق المتطلبات على الرسائل الداخلية والردود؟
لا تنطبق على الرسائل الداخلية. لكنها تنطبق على الردود المرسلة إلى أي شخص من خارج الشركة، لأنها تظل خطابات عمل.
ماذا أكتب إذا كانت الشركة مسجلة في اسكتلندا أو أيرلندا الشمالية؟
القواعد نفسها، لكن الصياغة تختلف. استخدم "Registered in Scotland" مع رقم SC، أو "Registered in Northern Ireland" مع رقم NI.
هل يكفي وضع البيانات القانونية في أول رسالة فقط؟
لا. يجب أن تتضمنها كل رسالة عمل، ولهذا توضع في التوقيع بدلًا من كتابتها يدويًا في كل مرة.
كيف أوحد توقيع البريد الإلكتروني للفريق كله؟
أنشئ تصميمًا واحدًا في مولد التوقيع، ثم أنشئ نسخة لكل شخص باسمه ورقمه، وأرسل إلى كل فرد ملف HTML الخاص به. وعند تغيير بيانات الشركة، لن تحتاج إلا إلى تحديث القالب وإرسال النسخة الجديدة مرة واحدة.
مراجعة أخيرة
- اسم الشركة المسجل ورقمها ومكان تسجيلها وعنوان مكتبها المسجل موجودة كلها.
- التوقيع مكتوب كنص، ويحتوي على شعار صغير واحد، ولا يتجاوز عرضه 320 بكسل.
- يوجد رابط واحد، وهو رابط قصير يمكنك تغيير وجهته لاحقًا.
- يظهر بصورة صحيحة في Gmail وOutlook وعلى الهاتف، في الوضعين الفاتح والداكن.
- يستخدم جميع موظفي الشركة النسخة نفسها.
