Tandatangan e-mel dilihat lebih kerap daripada hampir semua iklan yang disiarkan oleh syarikat kecil, malah oleh orang yang paling berkemungkinan menjadi pelanggan. Namun, tandatangan ini biasanya disediakan dalam masa 5 minit dan tidak pernah disemak semula. Bagi syarikat berdaftar, ia juga sebahagian daripada komunikasi rasmi. Panduan ini menerangkan keperluan undang-undang, perkara yang patut diketepikan, susun atur yang tidak rosak dalam Outlook dan cara membina 1 tandatangan untuk digunakan oleh seluruh pasukan.
Keperluan undang-undang
Di Malaysia, Akta Syarikat 2016 mewajibkan syarikat memaparkan nama berdaftar dan nombor pendaftaran pada surat perniagaan serta penerbitan rasmi, termasuk dalam bentuk elektronik. PLT tertakluk pada keperluan pendedahan yang berkaitan di bawah Akta Perkongsian Liabiliti Terhad 2012. Sebagai perbandingan, keperluan di UK datang daripada Companies Act 2006 dan Companies (Trading Disclosures) Regulations 2008. Untuk e-mel perniagaan yang lengkap, Sdn Bhd, Berhad atau PLT perlu memaparkan:
- nama syarikat berdaftar, tepat seperti yang tercatat dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia;
- nombor pendaftaran syarikat;
- tempat pendaftaran, contohnya "Didaftarkan di Malaysia";
- alamat pejabat berdaftar, yang mungkin berbeza daripada alamat operasi.
Keperluan ini terpakai pada setiap e-mel perniagaan yang dihantar kepada pihak di luar syarikat, termasuk balasan, dan kepada setiap kakitangan yang menghantarnya. Kegagalan mematuhi kewajipan pendedahan boleh menyebabkan penalti, selain membolehkan pelanggan berhujah bahawa mereka tidak tahu pihak sebenar yang berurusan dengan mereka. Nombor SST tidak perlu dipaparkan dalam e-mel, walaupun butiran cukai yang berkenaan perlu dicatatkan pada invois berkaitan. Pemilik tunggal dan perkongsian biasa tidak tertakluk pada peraturan syarikat ini, tetapi pemilik tunggal yang menggunakan nama perniagaan tetap patut memaparkan nama sendiri dan alamat untuk penyampaian dokumen.
Letakkan baris undang-undang di bahagian paling bawah dalam teks kecil, sepanjang 1 atau 2 baris. Contoh yang lengkap ialah "Nook Coffee Sdn Bhd, didaftarkan di Malaysia, nombor syarikat 12345678. Pejabat berdaftar di 1 Jalan Contoh, 50000 Kuala Lumpur."
Perkara yang perlu disertakan mengikut urutan
- Nama anda, diikuti jawatan.
- Nama syarikat, atau logo dengan nama syarikat sebagai teks alt.
- 1 nombor telefon.
- 1 pautan. Halaman pautan dalam bio sesuai digunakan kerana ia boleh memuatkan laman web, halaman tempahan, akaun sosial dan vCard di sebalik 1 alamat, supaya tandatangan kekal ringkas.
- Baris undang-undang.
5 baris bersama baris undang-undang sudah memadai. Maklumat lain hanya akan mengalih perhatian daripada mesej sebenar yang anda tulis.
Perkara yang patut diketepikan
- Petikan inspirasi dan slogan.
- Deretan 6 ikon media sosial. 1 pautan ke halaman yang menyenaraikan semuanya melakukan tugas yang sama dan berfungsi dalam setiap klien e-mel.
- Imej besar, sepanduk dan tandatangan tulisan tangan yang diimbas. Banyak klien e-mel menyekat imej secara lalai, lalu penerima hanya melihat kotak imej yang rosak.
- Penafian kerahsiaan yang panjang. Nilai undang-undangnya di Malaysia lazimnya terhad dan teks itu boleh menolak baris undang-undang keluar daripada paparan. Jika sektor anda memerlukannya, hadkan kepada 1 ayat.
- Permohonan maaf seperti "Dihantar dari telefon saya". Sebaliknya, sediakan tandatangan yang sama pada telefon.
Susun atur yang sesuai untuk Outlook dan telefon
- Gunakan teks, bukan gambar. Tandatangan yang disimpan sebagai 1 imej tidak boleh disalin, dicari atau dibaca oleh pembaca skrin. Ia juga disekat secara lalai dalam banyak peti masuk.
- Pastikan lebarnya kecil. Lebar sekitar 320 piksel mudah dibaca pada telefon tanpa teks terbalut secara janggal. Kebanyakan e-mel kini dibuka pada telefon.
- Gunakan fon selamat web. Pilih Arial, Helvetica, Georgia atau Verdana. Fon jenama yang tidak dipasang pada peranti penerima akan digantikan dengan fon yang tidak anda pilih.
- Gunakan 1 logo kecil dengan teks alt. Pastikan saiznya kurang daripada 30 KB dan gunakan latar telus supaya sesuai dalam mod gelap. Pengoptimum imej boleh membantu anda mencapainya.
- Mod gelap. Elakkan teks putih tulen dan latar hitam tulen dalam tandatangan. Biarkan klien e-mel menetapkan warna tersebut.
- Jangan gunakan lampiran. Logo yang ditambah sebagai lampiran akan muncul sebagai fail pada setiap e-mel yang anda hantar.
Bina sekali dengan pembina tandatangan
Pembina tandatangan e-mel dalam papan pemuka Digily Link menghasilkan tandatangan daripada templat. Masukkan nama, jawatan, nombor telefon, logo, pautan dan ikon sosial, pilih tema, lihat pratonton, kemudian salin HTML atau eksport tandatangan. Pelan percuma merangkumi 5 tandatangan, Starter 25 dan Pro 50. Jumlah ini mencukupi untuk memberikan setiap ahli pasukan versi tersendiri dengan reka bentuk yang sama. Dalam pelan berbayar, tandatangan boleh diberikan kepada projek, dengan 1 tandatangan bagi setiap pelanggan jika anda mengendalikan agensi.
Tampalkan HTML ke dalam tetapan tandatangan Gmail, Outlook, Apple Mail atau aplikasi e-mel pada telefon anda. Jika anda mahukan versi ringkas tanpa akaun, alat percuma Penjana tandatangan membolehkan anda membinanya terus dalam pelayar.
Ukur prestasi pautan
Pautan dalam tandatangan ialah saluran pemasaran, jadi uruskannya seperti saluran lain. Gunakan pautan pendek, contohnya digily.bio/yourname, supaya destinasinya boleh diubah kemudian tanpa meminta seluruh pasukan mengemas kini tandatangan mereka. Tandai destinasi menggunakan Penjana pautan UTM dengan utm_source=signature dan utm_medium=email. Statistik kemudian menunjukkan jumlah klik yang diterima oleh tandatangan setiap bulan, yang selalunya lebih tinggi daripada gabungan akaun media sosial.
Jika anda turut bertemu pelanggan secara bersemuka, kod QR vCard dalam tandatangan boleh dipertimbangkan, seperti yang diterangkan dalam panduan kod QR vCard untuk kad perniagaan. Pastikan saiznya kecil dan ingat bahawa imej mungkin disekat, jadi pautan teks mesti tetap boleh digunakan secara berasingan.
Soalan lazim
Adakah pemilik tunggal memerlukan baris undang-undang?
Peraturan di bawah Akta Syarikat terpakai kepada syarikat berdaftar, manakala PLT tertakluk pada undang-undang berkaitan. Pemilik tunggal yang berniaga menggunakan nama perniagaan tetap patut menyatakan nama sendiri dan alamat perniagaan. Ini juga amalan yang baik untuk membina kepercayaan.
Adakah peraturan ini terpakai pada e-mel dalaman dan balasan?
Tidak untuk e-mel dalaman. Ya untuk balasan kepada sesiapa di luar syarikat kerana balasan itu masih komunikasi perniagaan rasmi.
Bagaimana jika syarikat didaftarkan di Scotland atau Ireland Utara?
Keperluannya sama tetapi perkataannya berbeza. Gunakan "Registered in Scotland" bersama nombor SC, atau "Registered in Northern Ireland" bersama nombor NI.
Bolehkah maklumat undang-undang dipaparkan pada e-mel pertama sahaja?
Tidak. Setiap e-mel perniagaan perlu memaparkannya. Itulah sebabnya maklumat tersebut patut dimasukkan dalam tandatangan dan bukannya ditaip secara manual.
Bagaimana saya boleh memberikan tandatangan yang sama kepada seluruh pasukan?
Bina 1 reka bentuk dalam pembina tandatangan, gandakannya untuk setiap individu dengan nama dan nombor mereka, kemudian hantar HTML masing-masing. Jika butiran syarikat berubah, anda hanya perlu mengemas kini templat dan menghantar versi baharu sebanyak 1 kali.
Semakan akhir
- Nama berdaftar, nombor pendaftaran, tempat pendaftaran dan alamat pejabat berdaftar semuanya dipaparkan.
- Tandatangan menggunakan teks dengan 1 logo kecil dan lebarnya kurang daripada 320 piksel.
- Terdapat 1 pautan, dan pautan itu ialah pautan pendek yang boleh anda ubah kemudian.
- Paparannya betul dalam Gmail, Outlook dan telefon, dalam mod cerah serta mod gelap.
- Semua orang dalam syarikat menggunakan versi yang sama.
